Leitlinien für Teams - Regeln für gute Zusammenarbeit

Haben Sie in Ihrem Team schon einmal darüber gesprochen, wie Sie genau zusammenarbeiten wollen? Oder hat sich das einfach so ergeben? Oder hatten Sie mal einen "großen Knall" und mussten sich mit dem Thema gezwungenermaßen auseinandersetzen? Für mein im Herbst erscheinendes Buch "Digital anders arbeiten" /1/ habe ich als Muster Leitlinien für (virtuelle) Teams zusammengestellt. Lesen Sie hier einen Auszug.

Ein allgemeines, für alle denkbaren Teams und Konstellationen geltendes Regelwerk kann es leider nicht geben. Zu sehr kommt es auf unterschiedliche Punkte an, beispielsweise darauf, ob das Team so arbeitet wie eine Abteilung, also die Teamleitung auch disziplinarisch verantwortlich ist, oder ob die Mitgliedschaft in einem Team nur eine von vielen ist, es also eher eine Matrix- als Linienorganisation ist. Arbeitet das Team im selben Haus oder gar im selben (Großraum-)Büro. Oder arbeitet es virtuell zusammen? Wie ist es in der Gesamtorganisation eingebettet? All das führt dazu, dass es nicht "das eine" für alle geben kann. Trotzdem und genau deswegen hier die Fragen:

Wie könnten solche Team-Leitlinien aussehen? Was ist für jedes Teammitglied wichtig, was ist der Beitrag, damit die Zusammenarbeit auch in digitalen Zeiten reibungsarm läuft?

Klar kommunizierte Regeln, die einfach sind, aber die auch wirklich eingehalten werden - das ist ein gutes Fundament.

Hier ist ein Muster eines Team, das im Bereich Events/Messeauftritte arbeitet. Sie nutzen Office 365.

Muster-Leitlinien eines Messe-Teams

1. Das Ziel unseres Teams ist, die Messeauftritte des Unternehmens zu koordinieren.

2. Dass wir unsere Arbeit gut tun sehen wir daran, dass sich die Zahl der Gesprächs-Kontakte am Stand um mindestens X% verglichen mit dem Vorjahr erhöhen.

3. Wir treffen uns jeden Montag 10:30 - 11:30 Uhr zum Teammeeting, jeden Morgen (außer montags) treffen wir uns um 9:00 Uhr für 15 min stehend in der Lounge. Wer nicht physisch im Haus ist, klinkt sich per Videochat ein.

4. Protokolle erstellen wir in OneNote, Aufgaben werden über das Messe-Postfach in Outlook angelegt und überwacht. Sandra koordiniert die Überwachung, Petra vertritt sie.

5. Alle Dokumentation legen wir in der Dateiablage in Teams ab. Die Hauptaufsicht über die Dokumente hat Marie, vertreten von Peter.

6. Fehler passieren. Wir lernen daraus. Ein Fehler wird so schnell wie möglich benannt. Wir suchen gemeinsam eine Lösung und vermeiden ähnliche Fehler in Zukunft.

7. Wir geben einander häufig, direkt und ehrlich Feedback. Mit einem persönlichen Wort, einem "Daumen hoch" oder einem Praise-Badge im Teams-Chat.

8. Jeder prüft selbst, ob die Aufgabenlast zu bewältigen ist und die eigenen Aufgaben fristgerecht laufen. Bei auch nur geringen Bedenken ist das in den Meetings klar zu artikulieren. Wir finden eine Lösung nur, wenn wir das Problem kennen.

9. Mit eventueller Krankheit gehen wir offen und ehrlich um. Wer krank ist bleibt zuhause. Wenn er oder sie gerne Remote arbeiten möchte und das kann, gut. Wenn nicht auch.

10. Jeder pflegt seinen Abschnitt im Vertretungshandbuch des Teams. Welche Routineaufgaben sind wie und wann zu erledigen? Welche Notfälle müssen wie behandelt werden?

Natürlich wir das auf Ihr Team so nicht passen. Daher ist hier das "Gerüst" zum Selber-füllen:

Allgemeine Richtschnur - Ein Selbstbausatz

1. Klare Aufgabenbeschreibung
2. Klar definiertes Ziel - Ergebnisvorgabe
3. Feste Kommunikationszeiten
4. Vorgaben für Protokolle und Aufgabenüberwachung
5. Vorgaben für den Dokumentenfluss und die Dokumentenablage
6. Fehlertoleranz
7. Feedbackkultur
8. Ehrlichkeit und Transparenz
9. Regeln für den Krankheitsfall
10. Regeln für die Vertretung

Sicher sind die ersten beiden Punkte die komplexesten. Punkt 8 ist der am schwersten im Alltag umzusetzende. Doch es geht nicht wirklich ein Weg daran vorbei, über diese Dinge klar zu sprechen. Das geht am besten im Rahmen eines Klausurtages, der optimalerweise nicht im Firmengebäude stattfindet und von einer Person moderiert wird, die nicht Teammitglied ist. Wenn das nicht geht, versuchen Sie es trotzdem: ist es auch möglich, dass die einzelnen Punkte von Teammitgliedern erarbeitet werden und man führt sie im Rahmen einer Teambesprechung zusammen.

Auch wenn das Ergebnis nicht perfekt ist - das wird es im ersten Anlauf nicht sein - eine unperfekte Richtschnur ist auf alle Fälle sehr viel besser, als keine!

In der Praxis erlebe ich, dass der Weg dahin das Team immer stärkt. Viel Erfolg dabei!

Anmerkungen

/1/ Sigrid Hess, Digital anders arbeiten, Redline Wirtschaft, 2019

https://www.m-vg.de/redline/shop/article/17080-digital-anders-arbeiten/

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