Eine gemeinsame Ablage ist keine Bibliothek

In über 90% der Fälle, in denen wir Organisationen bei der Ablage beraten, finden wir eine Ablagestruktur vor, die sich an Themen orientiert. Das ist eine Ordnung, die schnell zu großer Unordnung führt, weil man veraltete Dokumente nicht schnell genug los wird. Aber wieso kommen alle auf die Idee, die Ablage nach Themen zu strukturieren? Ich glaube, wir haben das falsche Bild im Kopf.

Innere Bilder bestimmen unsere Annahmen

Die meisten denken bei ihrer Ablage an eine Bibliothek. Vielleicht ist ihnen das nicht einmal bewusst. Innere Bilder (Gestalten) bestimmen, wie wir mit der Welt umgehen. Wenn ich denke, dass meine Dateiablage eine Bibliothek ist, denke ich folgende Dinge mit:

• Alle Dokumente müssen aufbewahrt werden. Schließlich sichert die Bibliothek das Wissen der Menschen.
• Alle Dokumente lassen sich einem Themengebiet zuordnen.
• Jedes Dokument braucht einen eindeutigen Dateinamen (und einen Eintrag im zentralen Index).

Aber haben Sie diese Annahmen schon einmal hinterfragt:

• Müssen wir wirklich jedes Dokument aufbewahren?
• Lassen sich alle Dokumente einem Themengebiet zuordnen?
• Brauchen wir wirklich eindeutige Dateinamen, um ein Dokument wiederzufinden?

Und sind Sie sich auch der Konsequenzen bewusst? Eine Bibliothek funktioniert, weil sich haupt- und ehrenamtliche Helfer/-innen um die Bücher kümmern: sie sortieren ein- und aus, sie katalogisieren und organisieren. Es gibt sehr umfangreiche Listen, nach welchen Regeln Bücher einem Thema zuzuordnen sind. Die muss man sehr gut studieren. Für all diese Aufgaben haben wir im betrieblichen Alltag gar keine Zeit.

Ein besseres Bild: Der Supermarkt

Der Vergleich mit der Bibliothek passt, wenn wir einen Wissensbestand organisieren wollen. Viele Dokumente, die bei unserer Arbeit entstehen, sind gar keine Wissensdokumente. Sie haben nur einen kurzen Zeitwert.

Ich finde das Bild des Supermarkts passender. Ein Supermarkt ist nicht dazu da, Wissen zu sichern. Stattdessen ist er dazu da, Bedürfnisse zu sichern. Dort kauft man Lebensmittel, vielleicht Wein aber auch Toilettenpapier. Das, was wir im Supermarkt kaufen, brauchen wir täglich.

Die gemeinsame elektronische Ablage soll uns helfen, unsere tägliche Arbeit zu erledigen. Wie im Supermarkt gibt es in der Ablage Bereiche, in denen man etwas findet. Man muss nicht den genauen Regalplatz wissen. Es reicht, wenn man weiß, dass sich die Nudeln wahrscheinlich in der Nähe des Reis befinden. So ist auch die vorgangsorientierte Ablage nach Prozessen bzw. Prozessgruppen orientiert.

Beim Supermarkt räumen wir die Regale nach mehren Prinzipien ein:

• ungefähr zusammengehörende Dinge kommen in den gleichen Bereich. Das erleichtert die Suche.
• Der Platz, den etwas einnimmt, richtet sich nach Bedarf und Umschlagshäufigkeit.
• (Für den Supermarktbesitzer) Höherwertige Produkte sind meist in angenehmer Augenhöhe. Günstige Produkte liegen weiter unten.
• Die Beschaffenheit des Produkts bestimmt, wie es abgelegt wird. Manches steht oder liegt im Regal, einiges liegt in Körben, anderes muss gekühlt werden.
• Dinge, die besonders auffallen sollen (z. B. Sonderangebote), werden besonders markiert.
• Korkenzieher dürfen neben den Weinflaschen angeboten werden.

Beim Supermarkt räumen wir die Regale je nach Bedarf oder Saison auch mal um. Wir müssen aber mindestens dafür sorgen, dass verderbliche Waren regelmäßig entfernt werden.

Der Punkt "Korkenzieher beim Wein" zeigt die Vorteile der Prozessorientierung. Bei einer rein objektorientierten Ablage müsste der Korkenzieher bei den Haushaltswaren liegen.

Mit diesem Bild bekommen wir gleich einen anderen Blick auf die Ablage:

• Es geht nicht mehr um den perfekten Platz. Ein ungefährer Ort reicht schon mal aus. 
• Auch die genaue Bezeichnung der Dokumente selbst spielt keine große Rolle mehr.
• Veraltete Dokumente müssen regelmäßig entsorgt werden.
• Besonders wichtige Dokumente werden besonders markiert, damit man sie leichter erkennt.
• Es geht nicht um Themen, sondern um das Erledigen von Aufgaben. 

Der Ordnerplan für die gemeinsame Ablage entspricht dann dem Wegweiser an den Rolltreppen in großen Kaufhäusern.

Vielleicht erleichtert dieses innere Bild Ihren Umgang mit der Ablage. Vielleicht hilft es auch, bisher unbewusste Annahmen sichtbar zu machen und zu hinterfragen. Damit können wir auch falschem Perfektionismus begegnen.