Vergessen Sie Versionsnummern im Dokumentnamen

Immer wieder kommt in unseren Ablage- und DMS-Projekten die Frage nach dem Umgang mit verschiedenen Versionen eines Dokuments auf. Die Bearbeiter:innen ergänzen dafür den Dateinamen, z. B. Angebot_1.pdf und Angebot_2.pdf. Aber das funktioniert nicht zuverlässig. Es gibt bessere Wege.

Was ist eine Version?

Wenn ein Dokument verändert wurde, es sich dabei grundsätzlich um das gleiche Dokument handelt, spricht man von einer neuen Version. Beispiele:

Ein Kunde möchte eine Ergänzung im Angebot. Es wird ein verändertes Angebot verschickt.
Eine Dokumentation wurde auf einen neuen Stand gebracht. Nun wird die neue Version an die Empfänger verteilt.
Es gibt eine Liste mit dem Fuhrpark, die im Intranet bereitgestellt wird.

Softwareentwickler:innen benutzen eine Versionierung, um ihre Programme zu verwalten. Aber ganz so einfach ist das mit den Versionen nicht.

Was ist das Problem mit Versionsnummern?

Warum heben wir die unterschiedlichen Versionen eigentlich auf? Weil wir wissen wollen, was der letzte und was der aktuelle Stand war. Wir wollen wissen, was sich geändert hat. Wenn man beide Versionen nebeneinander legt, sieht man die Änderungen:

Im Angebotstext wurde eine weitere Option hinzugefügt, aber an den grundsätzlichen Konditionen ändert sich nichts.
In der Dokumentation hat sich eine Bezeichnung verändert. Alle alten Bezeichnungen wurden konsequent umbenannt.
In der Fuhrparkliste wurde ein Fahrzeug abgemeldet und ein neues dafür aufgenommen.

Nur durch das Umbenennen eines Dokuments erkennen wir leider nicht, was geändert wurde.

Bei Microsoft Word kann man z. B. den Änderungsmodus aktivieren. Dann kann man Veränderungen sofort sehen. Es gibt bei Word im Bereich Überprüfen eine Vergleichsfunktion. Für Text-Dateien gibt es das Programm diff, das Änderungen zwischen 2 Dokumenten markiert. Bei Excel und PDF gibt es solche praktischen Funktionen leider nicht.

Es fehlen meist Absprachen im Team, wie es mit unterschiedlichen Version umgeht. Eine Person hängt v1, v2, v3 an den Dateinamen an. Eine andere arbeitet mit Unterversion (1.1, 1.2, 1.3) und die dritte benutzt ein Datum im Dateinamen. Wenn die neue Version nicht im Verzeichnis der alten Version liegt, gibt es vielleicht zweimal Version 2. Im Vertretungsfall benutzt die Kollegin ihr eigenes Schema.

Meilensteine oder Änderungsvorgänge sind besser

In der Softwaretechnik ist das Problem seit Jahrzehnten bekannt. Deshalb hat man sich darauf geeinigt, eine Versionsverwaltung zu benutzten (z. B. RCS, CVS, Subversion oder Git). Das bedeutet, dass es einen Server mit entsprechenden Repositories gibt, in die jeder Entwickler seine überarbeiteten Texte eincheckt. Lokale Kopien werden vom Team nicht akzeptiert. Was nicht in der Versionsverwaltung liegt, wird nicht angenommen.

In den Büros haben wir keine Versionsverwaltung. Einige DMS-Produkte haben zwar die Funktion. Aber wir haben den Umgang damit nicht geübt. (Die Dropbox speichert übrigens alle Bearbeitungsstände. Man kann sich die alten Versionen dort immer ansehen.)

Wir empfehlen statt Versionsnummern, mit Meilensteinordnern oder eigenen Änderungsvorgängen zu arbeiten. Es gibt einen Ordner, in dem immer die aktuelle Version liegt. Wenn jemand etwas geändert haben möchte, wird eine neuer Ordner angelegt. Man kopiert sich die aktuelle Version in diesen Meilenstein, zusammen mit dem Text der gewünschten Änderungen. Dann wird das Dokument angepasst. Ggf. gehen noch E-Mails hin und her, um die neue Version zu genehmigen. Die neue Version wird in den Ordner mit der aktuellen Version kopiert. Das alte Dokument dort wird gelöscht oder überschrieben.

Vorteile:

Jeder weiß, wo die aktuell gültige Version liegt.
Es ist nachvollziehbar, warum ein Dokument geändert wurde.
Der Dokumentname muss nicht verändert werden, bzw. es ist nicht so wichtig, wie die Dateinamen genau heißen. Man findet trotzdem, was man braucht.
Man kann Erkennen, ob eine Änderung angefangen und umgesetzt wurde.

In älteren Beiträge gibt es Beispiele dafür:

Jan Fischbach: Zusammenarbeit über Datei-Ordner flexibel koordinieren - Ablage im Team für Vertriebsprojekte (Teil 2), Teamworkblog, erschienen am 15. Oktober 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/10/zusammenarbeit-uber-datei-ordner_15.html
Jan Fischbach: Wie verwaltet man Planänderungen? - Überblick behalten mit dem Denken in Änderungsvorgängen, Teamworkblog, erschienen am 17. April 2014, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2014/04/wie-verwaltet-man-plananderungen.html
Jan Fischbach: Eine einfache Projektablage - Prinzipien für den schnellen Überblick, Teamworkblog, erschienen am 06. Mrz 2020, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2020/03/eine-einfache-projektablage-prinzipien.html

Sie wollen mehr über die gemeinsame Ablage lernen? Dazu gibt es eine Überblicksseite, die wichtige Artikel aus diesem Blog in eine Reihenfolge bringt.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Agile Sternbilder: Die Entdeckung kosmischer Agilitäts-Superkräfte

Hast du dich je gefragt, ob dein Sternzeichen deine Fähigkeiten in einer agilen Arbeitsumgebung beeinflusst? In diesem Blogpost tauchen wir ein in die faszinierende Welt der Astrologie und ihre mögliche Verbindung zu modernen Arbeitsweisen. Entdecke, wie die Sterne deine agilen Stärken prägen könnten. Ob überzeugter Agilist oder neugieriger Sternzeichenliebhaber – dieser Artikel kann dir neue Perspektiven eröffnen und vielleicht sogar dein nächstes Teamprojekt inspirieren!

Building Bridges

How many times have I rolled my eyes at the assertion, “But, you can’t build a bridge with Scrum”? The claim annoys as much for its misunderstanding of Scrum as for its naïve view of projects. Curiously enough, I recently discovered support for Scrum in a recent book about big projects. Maybe you can build a bridge with Scrum after all.

Den passenden Job finden

Hier teile ich, wie ich daran arbeite, endlich den richtigen Job zu finden. Kleingedrucktes: Dieser Artikel richtet sich (natürlich) an jene, die gerade in der luxuriösen Position sind, dass sie nicht jedes Angebot annehmen müssen. Anstatt von Engagement zu Engagement zu hetzen und frustriert zu sein über Konzernstrukturen, fehlende Ausrichtung und die Erkenntnis, dass in einem selbst beständig die Hintergrundfrage nagt, ob es das ist, womit man seine immer knapper werdende Lebenszeit wirklich verbringen möchte, gibt es manchmal auch die Möglichkeit, die nächste berufliche Station etwas nachhaltiger auszusuchen - auch, um tatsächlich (etwas) mehr beitragen zu können.

Prozessorientierte Dokumentation - Wie geht das?

Bestimmte Softwareprodukte brauchen eine Dokumentation, damit neue Anwender:innen schnell lernen, wie sie mit der Software arbeiten können. Aber wie entsteht diese Dokumentation? Wie lange dauert das?

Die Microsoft Teams-Not-To-Do-Liste

Viele hoffen, dass es für die Einrichtung von Microsoft Teams den Königsweg gibt, den perfekten Plan – doch den gibt es leider (oder glücklicherweise?) nicht. Genauso wenig, wie es jemals einen Masterplan für die Organisation von Gruppenlaufwerken gab, gibt oder je geben wird. Was gut und vernünftig ist hängt von vielen Faktoren und ganz besonders den Unternehmensprozessen ab. Sicher ist nur eines: Von alleine entsteht keine vernünftige Struktur und schon gar keine Ordnung. Dafür braucht es klare Entscheidungen.

Agilität ist tot. Ausgerechnet jetzt?

Agilität wird zurückgefahren, Hierarchien kehren zurück. Doch ist das wirklich der richtige Weg in einer Welt, die immer unberechenbarer wird? Oder erleben wir gerade eine riskante Rolle rückwärts?

Wie beschreibt man einen Workshop für eine Konferenz?

Konferenzen bieten immer ein gutes Forum, um sein Wissen und seine Erfahrungen zu teilen. Was für die Vortragenden selbstverständlich scheint, ist für die Besucher:innen oft unverständlich. Wie können Vortragende ihren Workshop in 2-3 Sätzen beschreiben, damit die Besucher:innen schnell einschätzen können, er sich für sie lohnt?

Gemeinsam eine Anwenderdokumentation erstellen

Unternehmenssoftware ist ein wichtiges Bindeglied zwischen Anwenderinnen und Anwendern, den Unternehmensprozessen und den Ergebnissen. Normalerweise schreibt der Hersteller der Software die Dokumentation für diejenigen, die die Software benutzen. Wenn die Software allerdings stark angepasst wurde, muss die Dokumentation von denen kommen, die die Prozessmaschine am besten verstehen - den Anwenderinnen und Anwendern. Wie könnte man das praktisch machen?

Der Softwareeisberg, die Softwarepyramide - Wie sprechen wir über neue Software?

Software ist aus den Geschäftsprozessen vieler Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Sie verwaltet Kunden- und Produktdaten. Sie automatisiert Abläufe und verhindert Fehler. Aber Software veraltet. Was machen wir, wenn wir Unternehmenssoftware erneuern müssen? Von den ersten Konzepten bis zum ersten Release ist es ein weiter Weg, mit vielen Entscheidungen. Wie sprechen wir über diese Entscheidungen?

Das Teamwork-Blog

Dieses Blog durchsuchen