Vergessen Sie Versionsnummern im Dokumentnamen

Immer wieder kommt in unseren Ablage- und DMS-Projekten die Frage nach dem Umgang mit verschiedenen Versionen eines Dokuments auf. Die Bearbeiter:innen ergänzen dafür den Dateinamen, z. B. Angebot_1.pdf und Angebot_2.pdf. Aber das funktioniert nicht zuverlässig. Es gibt bessere Wege.

Was ist eine Version?

Wenn ein Dokument verändert wurde, es sich dabei grundsätzlich um das gleiche Dokument handelt, spricht man von einer neuen Version. Beispiele:

Ein Kunde möchte eine Ergänzung im Angebot. Es wird ein verändertes Angebot verschickt.
Eine Dokumentation wurde auf einen neuen Stand gebracht. Nun wird die neue Version an die Empfänger verteilt.
Es gibt eine Liste mit dem Fuhrpark, die im Intranet bereitgestellt wird.

Softwareentwickler:innen benutzen eine Versionierung, um ihre Programme zu verwalten. Aber ganz so einfach ist das mit den Versionen nicht.

Was ist das Problem mit Versionsnummern?

Warum heben wir die unterschiedlichen Versionen eigentlich auf? Weil wir wissen wollen, was der letzte und was der aktuelle Stand war. Wir wollen wissen, was sich geändert hat. Wenn man beide Versionen nebeneinander legt, sieht man die Änderungen:

Im Angebotstext wurde eine weitere Option hinzugefügt, aber an den grundsätzlichen Konditionen ändert sich nichts.
In der Dokumentation hat sich eine Bezeichnung verändert. Alle alten Bezeichnungen wurden konsequent umbenannt.
In der Fuhrparkliste wurde ein Fahrzeug abgemeldet und ein neues dafür aufgenommen.

Nur durch das Umbenennen eines Dokuments erkennen wir leider nicht, was geändert wurde.

Bei Microsoft Word kann man z. B. den Änderungsmodus aktivieren. Dann kann man Veränderungen sofort sehen. Es gibt bei Word im Bereich Überprüfen eine Vergleichsfunktion. Für Text-Dateien gibt es das Programm diff, das Änderungen zwischen 2 Dokumenten markiert. Bei Excel und PDF gibt es solche praktischen Funktionen leider nicht.

Es fehlen meist Absprachen im Team, wie es mit unterschiedlichen Version umgeht. Eine Person hängt v1, v2, v3 an den Dateinamen an. Eine andere arbeitet mit Unterversion (1.1, 1.2, 1.3) und die dritte benutzt ein Datum im Dateinamen. Wenn die neue Version nicht im Verzeichnis der alten Version liegt, gibt es vielleicht zweimal Version 2. Im Vertretungsfall benutzt die Kollegin ihr eigenes Schema.

Meilensteine oder Änderungsvorgänge sind besser

In der Softwaretechnik ist das Problem seit Jahrzehnten bekannt. Deshalb hat man sich darauf geeinigt, eine Versionsverwaltung zu benutzten (z. B. RCS, CVS, Subversion oder Git). Das bedeutet, dass es einen Server mit entsprechenden Repositories gibt, in die jeder Entwickler seine überarbeiteten Texte eincheckt. Lokale Kopien werden vom Team nicht akzeptiert. Was nicht in der Versionsverwaltung liegt, wird nicht angenommen.

In den Büros haben wir keine Versionsverwaltung. Einige DMS-Produkte haben zwar die Funktion. Aber wir haben den Umgang damit nicht geübt. (Die Dropbox speichert übrigens alle Bearbeitungsstände. Man kann sich die alten Versionen dort immer ansehen.)

Wir empfehlen statt Versionsnummern, mit Meilensteinordnern oder eigenen Änderungsvorgängen zu arbeiten. Es gibt einen Ordner, in dem immer die aktuelle Version liegt. Wenn jemand etwas geändert haben möchte, wird eine neuer Ordner angelegt. Man kopiert sich die aktuelle Version in diesen Meilenstein, zusammen mit dem Text der gewünschten Änderungen. Dann wird das Dokument angepasst. Ggf. gehen noch E-Mails hin und her, um die neue Version zu genehmigen. Die neue Version wird in den Ordner mit der aktuellen Version kopiert. Das alte Dokument dort wird gelöscht oder überschrieben.

Vorteile:

Jeder weiß, wo die aktuell gültige Version liegt.
Es ist nachvollziehbar, warum ein Dokument geändert wurde.
Der Dokumentname muss nicht verändert werden, bzw. es ist nicht so wichtig, wie die Dateinamen genau heißen. Man findet trotzdem, was man braucht.
Man kann Erkennen, ob eine Änderung angefangen und umgesetzt wurde.

In älteren Beiträge gibt es Beispiele dafür:

Jan Fischbach: Zusammenarbeit über Datei-Ordner flexibel koordinieren - Ablage im Team für Vertriebsprojekte (Teil 2), Teamworkblog, erschienen am 15. Oktober 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/10/zusammenarbeit-uber-datei-ordner_15.html
Jan Fischbach: Wie verwaltet man Planänderungen? - Überblick behalten mit dem Denken in Änderungsvorgängen, Teamworkblog, erschienen am 17. April 2014, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2014/04/wie-verwaltet-man-plananderungen.html
Jan Fischbach: Eine einfache Projektablage - Prinzipien für den schnellen Überblick, Teamworkblog, erschienen am 06. Mrz 2020, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2020/03/eine-einfache-projektablage-prinzipien.html

Sie wollen mehr über die gemeinsame Ablage lernen? Dazu gibt es eine Überblicksseite, die wichtige Artikel aus diesem Blog in eine Reihenfolge bringt.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Wie lassen sich Ergebnisse definieren? - Drei Beispiele (WBS, CBP und BDN)

Ich habe schon darüber geschrieben, warum das Definieren von Ergebnissen so wichtig ist. Es lenkt die Aufmerksamkeit des Projektteams auf die eigentlichen Ziele. Aber was sind eigentlich Projektergebnisse? In diesem Beitrag stelle ich drei Methoden vor, um leichter an Ergebnisse zu kommen.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Wie Agilität den Kundennutzen steigert - Einige Argumente für Berater:innen

In Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit fragen sich viele, ob agile Beratung noch eine Zukunft hat. Die Antwort liegt in der konsequenten Orientierung am Kundennutzen. Qualität setzt sich durch, wenn sie messbare Verbesserungen bei Umsatz, Kosten und Leistungsfähigkeit bewirkt, anstatt sich in Methoden und zirkulären Fragen zu verlieren. Dieser Artikel zeigt, wie agile Beratung nachhaltige Veränderungen in Unternehmen schafft und warum gerade jetzt gute Berater:innen gebraucht werden, um Organisationen widerstandsfähiger zu machen.

Warum eine Agile Transformation keine Reise ist

Die agile Transformation wird oft als eine Reise beschrieben. Doch dieser Vergleich kann viele Unternehmen in die Irre führen oder Bilder von unpassenden Vergleichen erzeugen. Transformationen sind keine linearen Prozesse mit einem klaren Ziel, sondern komplexe und dynamische Entwicklungen. Dieser Artikel zeigt, warum Agilität kein Weg mit einem festen Endpunkt ist.

Deutsche Transparenz und was das mit unserer Agilität zu tun haben könnte

Nicht wenige Konzepte im agilen Umfeld haben mit "Transparenz" zu tun. Es schimmert an einigen Stellen hindurch, dass es gerade in unserem Land schwierig sein könnte, echte agile Zusammenarbeit durch u. a. Förderung von Transparenz zu erreichen. Womit das zu tun haben könnte, ist Thema dieses Artikels.

Kleine Organisationsveränderungen, die direktes Feedback erzeugen

Große Veränderungen sind in einer Organisation schwer zu messen. Oft liegt zwischen Ursache und Wirkung ein langer Zeitraum, sodass die Umsetzer:innen nicht wissen, was genau gewirkt hat. Hier ist eine Liste mit kleinen Maßnahmen, die schnell etwas zurückmelden.

Agile Leadership – Führst du noch oder dienst du schon?

Die Arbeitswelt verändert sich. Und das spüren nicht nur Führungskräfte, sondern vor allem Mitarbeitende. Immer mehr Menschen hinterfragen den Sinn ihrer Arbeit, erwarten Respekt, Vertrauen und eine Unternehmenskultur, die echte Zusammenarbeit ermöglicht. Studien wie die Gallup-Studie 2025 oder die EY-Jobstudie zeigen: Der Frust am Arbeitsplatz wächst – und mit ihm die Unzufriedenheit mit der Führung. Höchste Zeit, umzudenken. Genau hier setzt agile Führung an. 1. Warum agile Führung heute entscheidend ist Klassische Führung – hierarchisch, kontrollierend, top-down – funktioniert immer weniger. Die Zahlen sind eindeutig: Laut Gallup fühlen sich nur noch 45 % der deutschen Beschäftigten mit ihrem Leben zufrieden. Fast jede dritte Kündigung erfolgt wegen der Führungskraft. Nicht das Gehalt, sondern mangelnde Wertschätzung, fehlendes Vertrauen und ein schlechtes Arbeitsumfeld treiben Menschen aus Unternehmen. Agile Führung bietet eine Alternative, die auf Vertrauen, Selbs...

Ent-Spannen statt Platzen: Erste Hilfe für mehr Vertrauen und Resilienz im Team

Zwei Themen die mir in den letzten Wochen immer wieder über den Weg laufen sind Vertrauen und Resilienz. Vertrauen als das Fundament für gemeinsame Zusammenarbeit und Resilienz als die Fähigkeit, Herausforderungen, Stress und Rückschläge zu bewältigen und gestärkt daraus hervorzugehen. In dem Blogpost möchte ich ein paar Erste-Hilfe Interventionen teilen, die zu mehr Vertrauen und Resilienz im Team führen können - gerade wenn die Emotionen hochkochen und es heiss her geht im Team. Die „Mist-Runde“: Ärger Raum geben. In konfliktbeladenen oder belasteten Teams kann es eine große Herausforderung sein, eine offene Kommunikation und ein respektvolles Miteinander zu fördern. Eine einfache, aber äußerst effektive Methode, um Spannungen abzubauen, ist die „Mist-Runde“ . Diese Intervention, die ich zuerst bei Veronika Jungwirth und Ralph Miarka kennengelernt habe, gibt den Teilnehmern einen geschützten Raum, in dem sie ihre Frustrationen und negativen Gedanken ohne Zensur äußern können un...

Microsoft Lists: mit Forms und Power Apps komfortabel mobil arbeiten

In meinem Kundenkreis sind viele Menschen, die den Arbeitsalltag nicht vorwiegend auf dem Bürostuhl sitzend verbringen, sondern "draußen" unterwegs sind. Vielleicht in Werkstätten oder im Facility-Management. Es ist so wichtig, dass die Schnittstellen zu den Abläufen im Büro gut abgestimmt sind. Microsoft 365 hat so einiges im Baukasten, man muss es nur finden und nutzen. In diesem Artikel spiele ich ein Szenario durch, das auf Microsoft Lists, Forms und - für die Ambitionierteren - Power Apps setzt.

Selbstbewertungsfragen für den Alltag in Arbeitsgruppen aus Sicht von Mitarbeitenden

Welche Fragen können wir Mitarbeiter:innen stellen, um herauszufinden, ob agiles Arbeiten wirkt? Es gibt bereits eine Menge an Fragebögen. Aber ich bin nicht immer zufrieden damit.

Das Teamwork-Blog

Dieses Blog durchsuchen