Vergessen Sie Versionsnummern im Dokumentnamen

Immer wieder kommt in unseren Ablage- und DMS-Projekten die Frage nach dem Umgang mit verschiedenen Versionen eines Dokuments auf. Die Bearbeiter:innen ergänzen dafür den Dateinamen, z. B. Angebot_1.pdf und Angebot_2.pdf. Aber das funktioniert nicht zuverlässig. Es gibt bessere Wege.

Was ist eine Version?

Wenn ein Dokument verändert wurde, es sich dabei grundsätzlich um das gleiche Dokument handelt, spricht man von einer neuen Version. Beispiele:

Ein Kunde möchte eine Ergänzung im Angebot. Es wird ein verändertes Angebot verschickt.
Eine Dokumentation wurde auf einen neuen Stand gebracht. Nun wird die neue Version an die Empfänger verteilt.
Es gibt eine Liste mit dem Fuhrpark, die im Intranet bereitgestellt wird.

Softwareentwickler:innen benutzen eine Versionierung, um ihre Programme zu verwalten. Aber ganz so einfach ist das mit den Versionen nicht.

Was ist das Problem mit Versionsnummern?

Warum heben wir die unterschiedlichen Versionen eigentlich auf? Weil wir wissen wollen, was der letzte und was der aktuelle Stand war. Wir wollen wissen, was sich geändert hat. Wenn man beide Versionen nebeneinander legt, sieht man die Änderungen:

Im Angebotstext wurde eine weitere Option hinzugefügt, aber an den grundsätzlichen Konditionen ändert sich nichts.
In der Dokumentation hat sich eine Bezeichnung verändert. Alle alten Bezeichnungen wurden konsequent umbenannt.
In der Fuhrparkliste wurde ein Fahrzeug abgemeldet und ein neues dafür aufgenommen.

Nur durch das Umbenennen eines Dokuments erkennen wir leider nicht, was geändert wurde.

Bei Microsoft Word kann man z. B. den Änderungsmodus aktivieren. Dann kann man Veränderungen sofort sehen. Es gibt bei Word im Bereich Überprüfen eine Vergleichsfunktion. Für Text-Dateien gibt es das Programm diff, das Änderungen zwischen 2 Dokumenten markiert. Bei Excel und PDF gibt es solche praktischen Funktionen leider nicht.

Es fehlen meist Absprachen im Team, wie es mit unterschiedlichen Version umgeht. Eine Person hängt v1, v2, v3 an den Dateinamen an. Eine andere arbeitet mit Unterversion (1.1, 1.2, 1.3) und die dritte benutzt ein Datum im Dateinamen. Wenn die neue Version nicht im Verzeichnis der alten Version liegt, gibt es vielleicht zweimal Version 2. Im Vertretungsfall benutzt die Kollegin ihr eigenes Schema.

Meilensteine oder Änderungsvorgänge sind besser

In der Softwaretechnik ist das Problem seit Jahrzehnten bekannt. Deshalb hat man sich darauf geeinigt, eine Versionsverwaltung zu benutzten (z. B. RCS, CVS, Subversion oder Git). Das bedeutet, dass es einen Server mit entsprechenden Repositories gibt, in die jeder Entwickler seine überarbeiteten Texte eincheckt. Lokale Kopien werden vom Team nicht akzeptiert. Was nicht in der Versionsverwaltung liegt, wird nicht angenommen.

In den Büros haben wir keine Versionsverwaltung. Einige DMS-Produkte haben zwar die Funktion. Aber wir haben den Umgang damit nicht geübt. (Die Dropbox speichert übrigens alle Bearbeitungsstände. Man kann sich die alten Versionen dort immer ansehen.)

Wir empfehlen statt Versionsnummern, mit Meilensteinordnern oder eigenen Änderungsvorgängen zu arbeiten. Es gibt einen Ordner, in dem immer die aktuelle Version liegt. Wenn jemand etwas geändert haben möchte, wird eine neuer Ordner angelegt. Man kopiert sich die aktuelle Version in diesen Meilenstein, zusammen mit dem Text der gewünschten Änderungen. Dann wird das Dokument angepasst. Ggf. gehen noch E-Mails hin und her, um die neue Version zu genehmigen. Die neue Version wird in den Ordner mit der aktuellen Version kopiert. Das alte Dokument dort wird gelöscht oder überschrieben.

Vorteile:

Jeder weiß, wo die aktuell gültige Version liegt.
Es ist nachvollziehbar, warum ein Dokument geändert wurde.
Der Dokumentname muss nicht verändert werden, bzw. es ist nicht so wichtig, wie die Dateinamen genau heißen. Man findet trotzdem, was man braucht.
Man kann Erkennen, ob eine Änderung angefangen und umgesetzt wurde.

In älteren Beiträge gibt es Beispiele dafür:

Jan Fischbach: Zusammenarbeit über Datei-Ordner flexibel koordinieren - Ablage im Team für Vertriebsprojekte (Teil 2), Teamworkblog, erschienen am 15. Oktober 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/10/zusammenarbeit-uber-datei-ordner_15.html
Jan Fischbach: Wie verwaltet man Planänderungen? - Überblick behalten mit dem Denken in Änderungsvorgängen, Teamworkblog, erschienen am 17. April 2014, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2014/04/wie-verwaltet-man-plananderungen.html
Jan Fischbach: Eine einfache Projektablage - Prinzipien für den schnellen Überblick, Teamworkblog, erschienen am 06. Mrz 2020, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2020/03/eine-einfache-projektablage-prinzipien.html

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