Eine einfache Projektablage - Prinzipien für den schnellen Überblick

Zu viele Dokumente? Aber welches ist wichtig? Projektteams ertrinken in Informationen. E-Mails, Slack-Channels, JIRA, Microsoft Teams, Trello-Boards – an Tools herrscht kein Mangel. Aber wer hat da noch den Überblick? Es braucht nur wenige Regeln, um im Projektteam den Überblick zu bekommen. Die einfachste Projektablage stelle ich hier vor.
Ich war vor kurzem bei einem Kunden, um über Projektmanagement zu reden. Die folgende Ablagestruktur fand sofort großen Anklang, weil sie so einfach ist und schnell entlastet.

Die einfachste Projektablage

Hier ist ein Vorschlag für einfache Projekte. Für jedes Projekt gibt es einen eigenen Vorgangsordner in der gemeinsamen Ablage.

Wichtige Dokumente kommen in einen sog. Klammerordner. Die Klammer sorgt im Dateisystem dafür, dass ein Ordner vor den Zahlen und Buchstaben steht. Projektarbeit bedeutet, Ergebnisse (unter Unsicherheit) zu liefern. Deswegen gibt es einen Ordner, in dem die fertigen Ergebnisse gespeichert werden. Zudem haben wir einen Ordner für die aktuellen Pläne (Plan der zu liefernden Ergebnisse, Termine, Kosten).

Die einfachste Struktur Projekte ist das Denken in offenen Punkten. Im Prinzip ist alles ein offener Punkt: Es gibt eine Anfrage vom Kunden. Es ist eine Sitzung vorzubereiten. Ein Plan muss geändert werden. Alles ist ein offener Punkt, für den jeweils ein eigener Ordner angelegt wird. Wenn Sie wissen wollen, um welche offene Punkte Sie sich kümmern müssen, gehen Sie in diesen Ordner.

Abb. 1: Eine einfache Projektablage

Wenn ein Punkt erledigt ist, verschieben Sie ihn in den Ordner „Punkte_geschlossen“. In den Unterordnern befinden sich alle E-Mails und Dokumente, die zur Klärung des Punktes wichtig waren.

Wenn die Komplexität im Projekt höher, kann man die Struktur anpassen.

Was passiert, wenn das Projektteam keine gemeinsame Ablage hat?

Man steckt mehr Zeit in die Tools als in die eigentliche Projektarbeit (hoher Verwaltungsaufwand).

Es gibt zu viele interne E-Mails. Zeiten, in denen man auf andere Menschen wartet, um an Informationen zu gelangen. Wir haben das gemessen. Bei Unternehmen ohne gemeinsame Ablage werden mehr als die Hälfte der E-Mails intern verschickt. Durch eine gemeinsame Ablage kann man diesen Anteil auf unter 10% bekommen.

Wir kennen Unternehmen, die Strafe zahlen mussten, weil sie eine falsche Maschine ausgeliefert haben. Das Projektteam hatte nicht die aktuellen Anforderungsdokumente.

Das volle Postfach stresst, weil man eine wichtige E-Mail übersehen haben könnte.

Sie wollen mehr über die gemeinsame Ablage lernen? Dazu gibt es eine Überblicksseite, die wichtige Artikel aus diesem Blog in eine Reihenfolge bringt.

Sie wollen mehr über gute Projektarbeit lernen? Es gibt eine Übersichtsseite zum Thema Projektmanagement in diesem Blog. Dort finden Sie weitere Artikel, mit denen Sie sich in das Thema einlesen können.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Die Profi-Tools im Windows-Explorer

Haben Sie bei der Urlaubsvertretung sich manches Mal geärgert, wenn Sie Dateien gesucht haben, die ein Teammitglied abgelegt hat? Die Suche im Explorer funktioniert tadellos, aber manchmal sollte man den Suchbegriff noch ein bisschen genauer fassen können. Z.B. mit UND oder ODER oder NICHT... Das geht so einfach, dann man von alleine kaum drauf kommt:

Was macht ein agiles Project Management Office (PMO)?

Was macht eigentlich ein Projektmanagementoffice, insbesondere wenn es auch agile Projekte in der Organisation gibt? Muss man es abschaffen, wenn alle Projekte agil umgesetzt werden? Was machen die Personen, die im PMO tätig sind? Hier ist ein Vorschlag für eine agile Ausgestaltung eines PMO.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

E-Mails, Fragmentierung der Arbeit – und dann auch noch KI

Die Einführung von KI in die Arbeitswelt wird von zahlreichen Preisungen ihrer Vorteile begleitet. Sind diese realistisch? Ein Blick zurück auf vergangene Phasen der Digitalisierung lässt erkennen, dass versprochene Erleichterungen in der Praxis nicht eintraten. Im Gegenteil nahm die Produktivität bei Wissensarbeitern ab, der Stress nahm zu und wichtige Herausforderungen verschwinden aus dem Blickfeld. – Was könnten juns diese Erfahrungen für unseren Umgang mit KI lehren?

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

Rebellieren für den Wandel: die 8 Regeln des totalen Stillstandes von Prof. Dr. Peter Kruse

In einem legendärem Vortrag skizzierte Peter Kruse 8 Regeln des totalen Stillstands. Ihm zufolge wurden die Regeln entwickelt, um Managern und Führungskräften dabei zu helfen, Bereiche mit potenziellem Widerstand gegen Veränderungen zu erkennen und Menschen auf strukturierte Weise durch den Veränderungsprozess zu führen.

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird im Zeitalter virtueller Besprechungen noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass im Zusammenhang mit Microsoft 365 zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Erfahrung mit Vibe-Coding - und warum das keine Teamprobleme löst

Die KI-Werkzeuge zum Erstellen von Werkzeugen für die tägliche Arbeit werden immer besser. Die selbstgestrickten Tools erleichtern die eigene Arbeit. Aber für den Einsatz im Team fehlt noch etwas.

Das Teamwork-Blog

Dieses Blog durchsuchen