Eine einfache Projektablage - Prinzipien für den schnellen Überblick

Zu viele Dokumente? Aber welches ist wichtig? Projektteams ertrinken in Informationen. E-Mails, Slack-Channels, JIRA, Microsoft Teams, Trello-Boards – an Tools herrscht kein Mangel. Aber wer hat da noch den Überblick? Es braucht nur wenige Regeln, um im Projektteam den Überblick zu bekommen. Die einfachste Projektablage stelle ich hier vor.
Ich war vor kurzem bei einem Kunden, um über Projektmanagement zu reden. Die folgende Ablagestruktur fand sofort großen Anklang, weil sie so einfach ist und schnell entlastet.

Die einfachste Projektablage

Hier ist ein Vorschlag für einfache Projekte. Für jedes Projekt gibt es einen eigenen Vorgangsordner in der gemeinsamen Ablage.

Wichtige Dokumente kommen in einen sog. Klammerordner.  Die Klammer sorgt im Dateisystem dafür, dass ein Ordner vor den Zahlen und Buchstaben steht. Projektarbeit bedeutet, Ergebnisse (unter Unsicherheit) zu liefern. Deswegen gibt es einen Ordner, in dem die fertigen Ergebnisse gespeichert werden. Zudem haben wir einen Ordner für die aktuellen Pläne (Plan der zu liefernden Ergebnisse, Termine, Kosten).

Die einfachste Struktur Projekte ist das Denken in offenen Punkten. Im Prinzip ist alles ein offener Punkt: Es gibt eine Anfrage vom Kunden. Es ist eine Sitzung vorzubereiten. Ein Plan muss geändert werden. Alles ist ein offener Punkt, für den jeweils ein eigener Ordner angelegt wird. Wenn Sie wissen wollen, um welche offene Punkte Sie sich kümmern müssen, gehen Sie in diesen Ordner.

Abb. 1: Eine einfache Projektablage

Wenn ein Punkt erledigt ist, verschieben Sie ihn in den Ordner „Punkte_geschlossen“. In den Unterordnern befinden sich alle E-Mails und Dokumente, die zur Klärung des Punktes wichtig waren.

Wenn die Komplexität im Projekt höher, kann man die Struktur anpassen.

Was passiert, wenn das Projektteam keine gemeinsame Ablage hat?

Man steckt mehr Zeit in die Tools als in die eigentliche Projektarbeit (hoher Verwaltungsaufwand).

Es gibt zu viele interne E-Mails. Zeiten, in denen man auf andere Menschen wartet, um an Informationen zu gelangen. Wir haben das gemessen. Bei Unternehmen ohne gemeinsame Ablage werden mehr als die Hälfte der E-Mails intern verschickt. Durch eine gemeinsame Ablage kann man diesen Anteil auf unter 10% bekommen.

Wir kennen Unternehmen, die Strafe zahlen mussten, weil sie eine falsche Maschine ausgeliefert haben. Das Projektteam hatte nicht die aktuellen Anforderungsdokumente.

Das volle Postfach stresst, weil man eine wichtige E-Mail übersehen haben könnte.