Überblick über die Vorgänge behalten - So lege ich eine Vorgangsliste an

Wir empfehlen unseren Kunden eine prozess- oder vorgangsorientierte Ablage (und nutzen sie auch selbst). Das Ablegen nach Vorgängen macht es einfacher, sehr viele Dokumente zu archivieren, wenn sie nicht mehr gebraucht werden. Ein Vorgang ist eine Klammer um Dokumente und E-Mails. Das Denken in Vorgängen hilft uns auch bei der wöchentlichen Planung. Dafür nutzen wir eine Vorgangsliste. Aber das ist gar nicht so einfach.

Warum ist eine Vorgangsliste nützlich?

Eine Vorgangsliste listet alle Vorgänge auf, um die wir uns kümmern müssen. Bei David Allens Getting Things Done wird diese Liste Projektliste genannt. Die Vorgangsliste ist eine Erinnerung an alle Vorgänge und Projekte, die noch offen sind und darauf warten, abgeschlossen zu werden. Für David Allen sind Projekte etwas, das nicht in einer Sitzung abgeschlossen werden kann.

Wir können diese Liste regelmäßig durchgehen und uns überlegen, was der nächste konkrete Schritt ist, um dem Ergebnis etwas näher zu kommen. So wird es schwieriger, wichtige Aufgaben zu vergessen.

Eine Vorgangsliste ist meistens deutlich kürzer und übersichtlicher als eine Aufgabenliste. Erst kommt die Vorgangs- oder Projektliste, dann die Aufgaben.

Welche Informationen speichert eine Vorgangsliste?

In der einfachsten Version speichert die Vorgangsliste 3 Informationen:

• Name des Vorgangs (Projekte sind auch Vorgänge)
• Vorgangseigner (bei der Arbeit in Teams oder Organisationen)
• Nächster konkreter Schritte (engl. next physical action)

Die Liste gibt es übrigens immer, aber häufig nur in den Köpfen der Bearbeiter. Wenn ein neues Dokument hineinkommt, eine Anfrage oder eine E-Mail, prüfen wir immer automatisch: "Ist das eine Information, die zu einem laufenden Vorgang gehört oder ist das etwas neues?" 

Mit der Zeit steigen die Anforderungen an die Liste und sie wächst um weitere Felder:

• Kontext: Arbeite ich nur in der eigenen Organisation oder mit einem externen Partner daran?
  
• Zu welchem Prozess gehört der Vorgang?
• Gibt es einen übergeordneten Dachvorgang?
• Gibt es externe Ansprechpartner?
  
• Ist der Auftrag bezahlt oder nicht?
• Wo liegen die Daten? (nicht nur in der Ablage, sondern auch auf irgendwelchen elektronischen Boards)
• Wie ist der Status des Vorgangs (z. B. irgendwann, aktiv, wartet, beendet, abzurechnen, abgebrochen?)

Die Vielzahl der Felder deutet schon daraufhin, dass die Vorgangsliste doch länger wird. Und jetzt wird es unübersichtlich. Was nützt mir eine Liste mit 150 Vorgängen (woraus sich dann eine Aufgabenliste mit 450-1500 Aufgaben ableitet)?

Ich experimentiere immer wieder mit meiner Vorgangsliste. Bei mir gibt es zum Beispiel folgende Bereiche, unter denen dann die Vorgänge liegen:

• Beratung und Coaching
• Trainings
• Konferenzen
• Weitere geschäftliche Vorgänge
• Private Vorgänge

Diese Bereiche gehe ich getrennt voneinander durch. Bei den Beratungsvorgängen muss ich mir immer wieder überlegen, welcher Schritt als nächstes sinnvoll ist. Bei den Trainingsvorgängen gibt es feste Termine und es lohnt sich, frühzeitig Hotel und Tickets zu buchen. Die anderen Vorgänge gehe ich sporadisch durch.

Bleibt die Frage, in welchem Format ich diese Liste führe.

Vorgangslisten in einem Officeformat

Es gibt so viele Möglichkeiten. Ich kann auf jeden Fall sagen, was die schlechteste Möglichkeit ist: im Kopf oder verteilt auf irgendwelche einzelnen Zettel. Da vergesse ich auf jeden Fall etwas. Fangen wir mit den bekannten Officeformaten an:

• Excel: ganz praktisch, weil man die Liste filtern und sortieren kann. (Statt Excel kann man auch Calc von LibreOffice nehmen.)
  
• Word: Für jeden Vorgang wird eine Überschrift angelegt. Dann kann an aus dem Inhaltsverzeichnis an die entsprechende Stelle springen. Zum Sortieren eher unpraktisch. Aber nicht jeder mag gern Excel. (Alternative sind andere Textverabeitungsprogramme.)
  
• Access: Eine Datenbank bietet viele Möglichkeiten. Aber nicht jeder ist versiert im Anlegen und Pflegen von Datenbanktabellen und Eingabeformularen. (Eine Alternative sind SQLite und der DB Browser)
  
• SharePoint: Mit einem professionellen Office-365-Abo stehen einem auch SharePoint-Listen und PowerApps zur Verfügung. SharePoint-Listen sind einfach zu pflegen. PowerApps brauchen mehr Zeit zum Erstellen und Pflegen. (Alternativen sind Airtable oder Seatable als Online-Datenbanken.)
  

Vorgangslisten in Notizprogrammen und Aufgabenmanagern

Notizprogramme sind sehr beliebt, um Projekte zu verwalten. Dazu legt man sich bei Notion, Obsidian und Co. eine Notiz für jeden Vorgang und eine Übersichtsseite an, von der man zu allen Vorgängen springen kann. GoodNotes ist im Prinzip eine beschreibbare PDF-Datei. Dort kann man für jeden Vorgang eine oder mehrere Seiten anlegen und der Gliederung hinzufügen. So hat man auch den Überblick.

Dann gibt es natürlich die bekannten Aufgabenmanager wie Things 3 in der Apple-Welt, Todoist, Zenkit, oder Microsoft To Do oder ganz einfach in MS Outlook.

Trello- und Planner-Boards sind auch sehr beliebt. Für jeden Bereich kann man eine Spalte anlegen. Jede Karte steht für einen Vorgang.

Vorgangslisten unter Windows

Wer alle seine Vorgänge in der Ablage hat, kann sich an einer Stelle einfach alle Verknüpfungen zu den Vorgängen speichern. Das ist aber etwas aufwändig. Die Verknüpfungen müssen auch alle gepflegt werden. 

Bei uns liegen alle Vorgänge in der gemeinsamen Ablage. Ich benutze unter Windows das Suchprogramm Everything von David Carpenter. Für die Vorgangsnamen gibt es einige Regeln und mit einem einfachen Suchtext, kann ich mir alle meine Vorgänge in der Ablage anzeigen lassen, ohne eine weitere Liste pflegen zu müssen. Hier sind die Regeln:

1. Alle Vorgänge liegen in der Ablage. (Ich habe eine berufliche und eine private Ablage.)
2. Alle Vorgänge sind nach Prozessen gruppiert, z. B. Trainingsvorgänge oder provate Projekte.
3. Alle Vorgänge werden nach Abschluss ins Archiv geschoben.
4. Alle Vorgängen, in denen ich der Vorgangseigner bin, haben ein "-JFi" am Ende, z. B. "08-15_Scrum-Beratungen/2023-Müller-AG-Skaliertes-Scrum-JFi".
5. Alle Vorgänge, an denen ich (nur) beteiligt bin, haben ein ",JFi" am Ende, z. B. "08-14_DMS-Beratungen/2023-Mayer-GmbH-Ordnerplan-WSt,JFi".
6. Alle laufenden Vorgänge haben das aktuelle Jahr im Namen, auch wenn der Vorgang in einem anderen Jahr begonnen hat.
   

Jetzt muss ich bei Everything nur nach "2023 AND -JFi OR ,JFI AND [\Pfad zur aktiven Ablage] suchen, um mir alle Vorgänge anzeigen zu lassen, die nicht im Archiv sind. Diesen Suchtext kann ich als Lesezeichen mit einem Tastaturkürzel speichern.

Abb. 1: Vorgangsliste aus der Ablage erzeugen (Everything)

Zu Vorgängen aus den o. g. Bereichen habe ich Aufgaben in Things 3 und Notizen in GoodNotes auf meinem iPad.

Bei so vielen Möglichkeiten ist die Frage, nach welchen Regeln man sein eigenes System gestaltet.

Hilfe bei der Auswahl eines Werkzeugs

Beim Experimentieren mit verschiedenen Lösungen habe ich folgendes gelernt.

1. Nimm ein Tool, das Du gerne benutzt und das Du häufig benutzt. Wer nicht regelmäßig mit Excel arbeitet, sollte auch nicht mit Excel starten. Sieh Dir die Tools an, die Du häufig benutzt. Vielleicht ist ein interessantes dabei. Wenn Du eine Lösung gefunden hast, arbeite jeden Tag damit.

2. Nimm ein Gerät, mit dem Du häufig arbeitest. Wer nur mit dem PC arbeitet, wird sein iPad nicht herausholen, nur um dort seine Listen zu pflegen.

3. Es gibt keine gemeinsamen Vorgangslisten. Jeder hat seine eigene Liste, weil jeder in unterschiedlichen Kontexten unterwegs ist. Daher muss es auch keine gemeinsame Liste im Team geben. (Allerdings ist es schon von Vorteil, wenn eine Organisation Überblick über die laufenden Vorgänge hat.)

4. Die Systeme, Geräte und Kontexte sind unterschiedlich und getrennt. Eine Lösung für alles wird wahrscheinlich sehr aufwändig in der Bedienung sein.

5. Nimm ein Tool, das Vorlagen kann.

Hilfe zur Benutzung einer Vorgangliste

Mit der Zeit habe ich gelernt, auf folgende Punte zu achten:

• Nutze den gleichen Vorgangsnamen, egal in welchem Tool Du bist.
• Nutze Automatisierung und Vorlagen, um Arbeit zu sparen.
• Informationen und Tags über die Vorgänge sind nicht so wichtig. Es ist eher wichtig, was man mit den Vorgängen tun muss. Die Marke "Abrechnen" oder "Hotel buchen" ist wichtiger als ein Tag mit dem Kundennamen.

Also, bring Deine Vorgangsliste aus dem Kopf ins Tool. Das entlastet. Wie geht das? Ich stelle mir folgende Fragen:

• Welche Trainingsvorgänge sind neu?
• Welche Beratungsvorgänge sind neu?
• Gibt es neue Veranstaltungen, um die ich mich kümmern muss?
• Welche geschäftlichen Vorgänge habe ich noch?
• Welche privaten Vorgänge verlangen meine Aufmerksamkeit?
• Gibt es feste private Termine in diesem Jahr (Geburtstage, Feste, Fristen, Urlaube)

All das kommt in meine Vorgangsliste.