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Eine Konferenz mit der Dropbox organisieren

Wie können wir mit einem diversen Team, deren Mitglieder aus verschiedenen Firmen kommen, eine Konferenz organisieren? Es müssen Sprecher:innen gefunden werden, ein Programm zusammengestellt und Termine koordiniert werden. Es gibt eine Menge Tools dafür. Am besten ist aber immer noch die gemeinsame Ablage, z. B. mit der Dropbox.

Die Autor:innen des Teamworkblogs sind regelmäßig an der Vorbereitung von Konferenzen beteiligt. In einem früheren Beitrag habe ich gezeigt, dass zu viele Tools nicht immer ein Segen sind. Wenn ich in ein weiteres Konferenzvorbereitungsteam gehe, wäre mein Wunsch, für die Vorbereitung NRU eine gemeinsame Ablage zu benutzen. Ich finde es sehr schwer, in den ganzen Tools wie Slack, verschiedenen Google-Dokumenten, Doodle-Abfragen und Spezialtools den Überblick zu behalten.

Was ist eine Konferenz?

Daniel Mezick beim Scrum Day 2019 (Foto: R. Schmid)
Ein Konferenz ist ein komplexer Vorgang. Wir können das in der Ablage entweder durch Meilensteine oder Unterprozesse abbilden. Da Konferenzteams oft zusammenbleiben und jedes Jahr eine neue Ausgabe planen, könnte die Oberstruktur so aussehen:

  • Scrum Day
    • 2019
    • 2020
    • 2021
    • 2022

Vielleicht will ja ein Team die abgeschlossenen Vorgänge archivieren. Dann sehe der Einstieg so aus:

  • Aktuell
    • ...
    • Scrum Day
      • 2021
      • 2022
    • ...
  • Archiv
    • Scrum Day
      • 2019
      • 2020

Wenn das Team außer dieser Konferenz nichts anderes macht, könnte das Archiv auch bei den Vorgängen stehen:

  • Scrum Day
    • 2021
    • 2022
    • zzArchiv
      • 2019
      • 2020

Welche Unterprozesse oder Meilensteine gibt es?

Innerhalb des komplexen Vorgangs Konferenz gibt es verschiedene Unterprozesse oder Meilensteine, z. B. Termin finden, Veranstaltungsort festlegen, Sprecher:innen suchen oder Agenda erstellen. Jeder dieser Prozesse oder Meilensteine hat ein klares Ergebnis: einen Termin, einen Ort, eine Sprecherliste oder eine Agenda. Dafür erstellen wir Meilensteinordner, die fortlaufend nummeriert werden. Wenn wir glauben, dass es nach einem Meilenstein noch weitere ähnliche Meilensteine gibt, lassen wir Platz in den Nummern.

  • Scrum Day
    • 2021
      • M10 Motto und Tracks festlegen
      • M11 Keynotespeaker suchen
      • M12 Vorträge suchen
      • M20 Technik zusammenstellen
      • M21 Dinge drucken
      • M30 Sponsoren suchen

Im Laufe der Vorbereitung fallen uns noch weitere Punkte für das Programm ein.

  • Scrum Day
    • 2021
      • M10 Motto und Tracks festlegen
      • M11 Keynotespeaker suchen
      • M12 Vorträge suchen
      • M13 Einreichungen bewerten
      • M14 Speakern absagen
      • M15 Speakern zusagen
      • M16 Scrum Day Show vorbereiten
      • M20 Technik zusammenstellen
      • M21 Dinge drucken
      • M30 Sponsoren suchen

In die Namen der Meilensteine gehören Verben, damit wir wissen, was darin passiert. Ohne Verb ist es nur ein Thema (z. B. "Speaker") und solche Ordner neigen dazu, sehr unordentlich zu werden.

Welche Wissensdokumente gibt es?

Im Laufe der Vorbereitung werden wichtige Dokumente erstellt, die immer wieder gebraucht werden. Dafür gibt es einen besonderen Platz in unserer Ablage, die sog. Klammerordner (wegen der Klammer im Namen, die bewirkt, dass der Ordner am Anfang steht).

  • Scrum Day
    • 2021
      • (Akt. Agenda)
      • (Akt. Helferliste)
      • ...
      • M15 Speakern zusagen
      • M16 Scrum Day Show vorbereiten 
      • M17 Agenda erstellen
      • ...
      • M41 Helferliste erstellen

Für die erste Agenda gibt es einen eigenen Meilenstein, weil da verschiedene Dokumente entstehen und ausgetauscht werden. Damit aber keiner im Team alle Meilensteinordner auf Agendapunkte durchsuchen muss, einigt sich das Team die aktuelle Agenda immer im Klammerordner abzulegen.

Beispiele für andere Wissensdokumente sind die Speakerliste, die Helferliste, Kostenaufstellungen, Raumpläne oder Logos.

Was wird in den Meilensteinordnern abgelegt?

In diesen Ordnern werden alle Dokumente und auch E-Mails abgelegt, die erstellt, versendet und empfangen werden, um das Ziel des Meilensteins zu erreichen. Wie die Dateien und E-Mails benannt werden, ist gar nicht so wichtig. Meist sehen die Beteiligten schnell, was der Inhalt ist.

Wie werden die Erfahrungen vom Vorjahr gesichert?

Die gemeinsame Ablage macht es einfach, Erkenntnisse zu sichern. Die Erkenntnisse der Retrospektive oder Auswertung könnte gleich der erste Ordner im neuen Vorgang sein.

  • Scrum Day
    • 2021
      • ...
      • M98 Abrechnung
      • M99 Retro
    • 2022
      • M01 Retro 2021
      • M10 Motto und Tracks festlegen
      • ...

Wir können aber auch wichtige Meilensteinordner schon für das nächste Jahr anlegen. Weiterhin können wir in diese Meilensteinordner Notizen oder Vorlagen vom letzten Mal legen. Dazu nehmen wir z. B. die E-Mail mit der wir Leuten abgesagt haben und legen sie als Textdatei mit dem Präfix VORL ab.

  • Scrum Day
    • 2021
      • M12 Vorträge suchen
      • M13 Einreichungen bewerten
        • Bewertung.xlsx
      • M14 Speakern absagen
        • VORL Absage.txt
      • M15 Speakern zusagen
        • VORL Zusage.txt 

Sind dann alle anderen Tools verboten?

Nein. Slack und E-Mail sind trotzdem praktisch, um zu kommunizieren. Papercall.io ist praktisch, um Vortragsideen einzuholen. Mit Sessionlab kann man an der Agenda arbeiten. Hier sind zwei Dinge wichtig:

  1. Es gibt vom entsprechenden Meilensteinordner einen Link auf das Spezialtool.
  2. Alle Ergebnisse kommen zurück in die gemeinsame Ablage, damit man nicht alle Tools absuchen muss.

Für die Vortragssuche sähe das so aus.

  • Scrum Day
    • 2021
      • M12 Vorträge suchen
        • Notiz.txt: Einreichungen werden in papercall.io gesammelt. Zugriff haben ... 
        • Alle Vorträge.xlsx

Wenn alle im Team wissen, dass die Ergebnisse IMMER in der gemeinsamen Ablage liegen, können wir die Slack-Nachrichten und E-Mail ohne sorge später löschen oder ignorieren.

Fassen wir die Punkte nochmal zusammen:

  • Alle Dokumente incl. wichtiger E-Mails kommen in die gemeinsame Ablage, auf die alle Zugriff haben.
  • Für jeden Meilenstein wird ein eigener Ordner angelegt. Meilensteine werden fortlaufend nummeriert. Manchmal muss man Platz in den Nummer lassen, weil zugehörige Meilensteine noch folgen.
  • Andere Tools sind erlaubt. Aber es gibt immer einen Bezug zum entsprechenden Meilensteinordern und die Ergebnisse kommen IMMER in die gemeinsame Ablage, damit man nicht alle Tools nach Informationen durchsuchen muss.
Viel Spass bei der Konferenzvorbereitung. 

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