Direkt zum Hauptbereich

Eine Konferenz mit der Dropbox organisieren

Wie können wir mit einem diversen Team, deren Mitglieder aus verschiedenen Firmen kommen, eine Konferenz organisieren? Es müssen Sprecher:innen gefunden werden, ein Programm zusammengestellt und Termine koordiniert werden. Es gibt eine Menge Tools dafür. Am besten ist aber immer noch die gemeinsame Ablage, z. B. mit der Dropbox.

Die Autor:innen des Teamworkblogs sind regelmäßig an der Vorbereitung von Konferenzen beteiligt. In einem früheren Beitrag habe ich gezeigt, dass zu viele Tools nicht immer ein Segen sind. Wenn ich in ein weiteres Konferenzvorbereitungsteam gehe, wäre mein Wunsch, für die Vorbereitung NRU eine gemeinsame Ablage zu benutzen. Ich finde es sehr schwer, in den ganzen Tools wie Slack, verschiedenen Google-Dokumenten, Doodle-Abfragen und Spezialtools den Überblick zu behalten.

Was ist eine Konferenz?

Daniel Mezick beim Scrum Day 2019 (Foto: R. Schmid)
Ein Konferenz ist ein komplexer Vorgang. Wir können das in der Ablage entweder durch Meilensteine oder Unterprozesse abbilden. Da Konferenzteams oft zusammenbleiben und jedes Jahr eine neue Ausgabe planen, könnte die Oberstruktur so aussehen:

  • Scrum Day
    • 2019
    • 2020
    • 2021
    • 2022

Vielleicht will ja ein Team die abgeschlossenen Vorgänge archivieren. Dann sehe der Einstieg so aus:

  • Aktuell
    • ...
    • Scrum Day
      • 2021
      • 2022
    • ...
  • Archiv
    • Scrum Day
      • 2019
      • 2020

Wenn das Team außer dieser Konferenz nichts anderes macht, könnte das Archiv auch bei den Vorgängen stehen:

  • Scrum Day
    • 2021
    • 2022
    • zzArchiv
      • 2019
      • 2020

Welche Unterprozesse oder Meilensteine gibt es?

Innerhalb des komplexen Vorgangs Konferenz gibt es verschiedene Unterprozesse oder Meilensteine, z. B. Termin finden, Veranstaltungsort festlegen, Sprecher:innen suchen oder Agenda erstellen. Jeder dieser Prozesse oder Meilensteine hat ein klares Ergebnis: einen Termin, einen Ort, eine Sprecherliste oder eine Agenda. Dafür erstellen wir Meilensteinordner, die fortlaufend nummeriert werden. Wenn wir glauben, dass es nach einem Meilenstein noch weitere ähnliche Meilensteine gibt, lassen wir Platz in den Nummern.

  • Scrum Day
    • 2021
      • M10 Motto und Tracks festlegen
      • M11 Keynotespeaker suchen
      • M12 Vorträge suchen
      • M20 Technik zusammenstellen
      • M21 Dinge drucken
      • M30 Sponsoren suchen

Im Laufe der Vorbereitung fallen uns noch weitere Punkte für das Programm ein.

  • Scrum Day
    • 2021
      • M10 Motto und Tracks festlegen
      • M11 Keynotespeaker suchen
      • M12 Vorträge suchen
      • M13 Einreichungen bewerten
      • M14 Speakern absagen
      • M15 Speakern zusagen
      • M16 Scrum Day Show vorbereiten
      • M20 Technik zusammenstellen
      • M21 Dinge drucken
      • M30 Sponsoren suchen

In die Namen der Meilensteine gehören Verben, damit wir wissen, was darin passiert. Ohne Verb ist es nur ein Thema (z. B. "Speaker") und solche Ordner neigen dazu, sehr unordentlich zu werden.

Welche Wissensdokumente gibt es?

Im Laufe der Vorbereitung werden wichtige Dokumente erstellt, die immer wieder gebraucht werden. Dafür gibt es einen besonderen Platz in unserer Ablage, die sog. Klammerordner (wegen der Klammer im Namen, die bewirkt, dass der Ordner am Anfang steht).

  • Scrum Day
    • 2021
      • (Akt. Agenda)
      • (Akt. Helferliste)
      • ...
      • M15 Speakern zusagen
      • M16 Scrum Day Show vorbereiten 
      • M17 Agenda erstellen
      • ...
      • M41 Helferliste erstellen

Für die erste Agenda gibt es einen eigenen Meilenstein, weil da verschiedene Dokumente entstehen und ausgetauscht werden. Damit aber keiner im Team alle Meilensteinordner auf Agendapunkte durchsuchen muss, einigt sich das Team die aktuelle Agenda immer im Klammerordner abzulegen.

Beispiele für andere Wissensdokumente sind die Speakerliste, die Helferliste, Kostenaufstellungen, Raumpläne oder Logos.

Was wird in den Meilensteinordnern abgelegt?

In diesen Ordnern werden alle Dokumente und auch E-Mails abgelegt, die erstellt, versendet und empfangen werden, um das Ziel des Meilensteins zu erreichen. Wie die Dateien und E-Mails benannt werden, ist gar nicht so wichtig. Meist sehen die Beteiligten schnell, was der Inhalt ist.

Wie werden die Erfahrungen vom Vorjahr gesichert?

Die gemeinsame Ablage macht es einfach, Erkenntnisse zu sichern. Die Erkenntnisse der Retrospektive oder Auswertung könnte gleich der erste Ordner im neuen Vorgang sein.

  • Scrum Day
    • 2021
      • ...
      • M98 Abrechnung
      • M99 Retro
    • 2022
      • M01 Retro 2021
      • M10 Motto und Tracks festlegen
      • ...

Wir können aber auch wichtige Meilensteinordner schon für das nächste Jahr anlegen. Weiterhin können wir in diese Meilensteinordner Notizen oder Vorlagen vom letzten Mal legen. Dazu nehmen wir z. B. die E-Mail mit der wir Leuten abgesagt haben und legen sie als Textdatei mit dem Präfix VORL ab.

  • Scrum Day
    • 2021
      • M12 Vorträge suchen
      • M13 Einreichungen bewerten
        • Bewertung.xlsx
      • M14 Speakern absagen
        • VORL Absage.txt
      • M15 Speakern zusagen
        • VORL Zusage.txt 

Sind dann alle anderen Tools verboten?

Nein. Slack und E-Mail sind trotzdem praktisch, um zu kommunizieren. Papercall.io ist praktisch, um Vortragsideen einzuholen. Mit Sessionlab kann man an der Agenda arbeiten. Hier sind zwei Dinge wichtig:

  1. Es gibt vom entsprechenden Meilensteinordner einen Link auf das Spezialtool.
  2. Alle Ergebnisse kommen zurück in die gemeinsame Ablage, damit man nicht alle Tools absuchen muss.

Für die Vortragssuche sähe das so aus.

  • Scrum Day
    • 2021
      • M12 Vorträge suchen
        • Notiz.txt: Einreichungen werden in papercall.io gesammelt. Zugriff haben ... 
        • Alle Vorträge.xlsx

Wenn alle im Team wissen, dass die Ergebnisse IMMER in der gemeinsamen Ablage liegen, können wir die Slack-Nachrichten und E-Mail ohne sorge später löschen oder ignorieren.

Fassen wir die Punkte nochmal zusammen:

  • Alle Dokumente incl. wichtiger E-Mails kommen in die gemeinsame Ablage, auf die alle Zugriff haben.
  • Für jeden Meilenstein wird ein eigener Ordner angelegt. Meilensteine werden fortlaufend nummeriert. Manchmal muss man Platz in den Nummer lassen, weil zugehörige Meilensteine noch folgen.
  • Andere Tools sind erlaubt. Aber es gibt immer einen Bezug zum entsprechenden Meilensteinordern und die Ergebnisse kommen IMMER in die gemeinsame Ablage, damit man nicht alle Tools nach Informationen durchsuchen muss.

Viel Spass bei der Konferenzvorbereitung.  


Sie wollen mehr über die gemeinsame Ablage lernen? Dazu gibt es eine Überblicksseite, die wichtige Artikel aus diesem Blog in eine Reihenfolge bringt. 

 

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Wie lassen sich Ergebnisse definieren? - Drei Beispiele (WBS, CBP und BDN)

Ich habe schon darüber geschrieben, warum das Definieren von Ergebnissen so wichtig ist. Es lenkt die Aufmerksamkeit des Projektteams auf die eigentlichen Ziele. Aber was sind eigentlich Projektergebnisse? In diesem Beitrag stelle ich drei Methoden vor, um leichter an Ergebnisse zu kommen.

Teamleitungen gesucht

Was macht Teams erfolgreich? Kann man das lernen? Ab Herbst starten unsere Kurse für aktuelle und künftige Teamleitungen. Jetzt gibt es die Gelegenheit, den Kurs zu testen.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Microsoft Copilot - Notebook, Pages, Agents und mehr

Es tut sich sehr viel an der Copilot Front. Gefühlt entwickelt Microsoft mit aller Kraft die KI-Anwendung weiter. Mit dem letzten Update hat sich die Microsoft-Startseite stark verändert. Hier zeige ich, was sich hinter all den Begrifflichkeiten verbirgt und was davon alltagstauglich ist.

Nachschau zum Lean Coffee-Spezial "Agil einfach machen" (Interaktive Buchvorstellung)

Bei unserem Lean Coffee-Spezial Ende Mai waren wir von Lean Coffee Karlsruhe/Frankfurt Zeugen einer Buchvorstellung, doch nicht nur das – natürlich gab es auch einen nicht unbeträchtlichen Anteil an eigener Aktion, denn bei unseren Spezialterminen ist traditionell „Teilgabe“ angesagt. Das Autorenduo Christian Baron und Janick Oswald zeigte uns, was es mit „Agil einfach machen“ auf sich hat.  

Wenn es mal gerade etwas schwierig bei Kund:innen wird… Zwei Fragen, die uns helfen, unsere Strategie mit unseren Kund:innen abzusprechen.

Seit 2024 organisieren Bob Galen und ich eine Masterclass für agile Coaches. Wir möchten die Ausbildung von agilen Coaches verbessern und ihnen Techniken mitgeben, mit denen sie bei ihren Kund:innen etwas einfacher haben. Bisher haben wir in vier Durchgängen mit jeweils 14 Modulen ungefähr 70 Extraordinarily Badass Agile Coaches ausgebildet (/1/). In diesem Blogpost möchte ich ein paar Erfahrungen und simple Techniken aus der Masterclass teilen, wie wir unsere Strategie besser abstimmen können. Sie beschränken sich nicht auf agiles Coaching – das ist nur das Setting.

Kleine Organisationsveränderungen, die direktes Feedback erzeugen

Große Veränderungen sind in einer Organisation schwer zu messen. Oft liegt zwischen Ursache und Wirkung ein langer Zeitraum, sodass die Umsetzer:innen nicht wissen, was genau gewirkt hat. Hier ist eine Liste mit kleinen Maßnahmen, die schnell etwas zurückmelden.

Schätzungen sind schätzungsweise überschätzte Schätze

"Wer viel misst, misst viel Mist." Zumindest ist diese Gefahr gegeben. Entweder misst man z. B. Mist, weil man zu früh zu KPIs zur Messung von Ergebnissen greift, oder aber man greift zu den falschen KPIs, die gar nicht das messen, was man wissen möchte. Einst war agiles Arbeiten der alternative Ansatz, aber inzwischen gibt es auch für einige Details dessen, was in Konzernen als "agil" praktiziert wird, einleuchtende alternative Ideen, die bis heute noch nicht so richtig auf die große Bühne vorgedrungen zu sein scheinen. 

Agil sein heißt nicht, unternehmerisch zu denken

 Die Diskussion, ob Agilität ein „Hype“ war, der nun vorüber ist. Ob wir schon im „Post-agilen Zeitalter“ leben. Und wenn ja, wer dafür verantwortlich ist: diese Diskussion nehme ich jetzt schon seit etwa anderthalb Jahren wahr, und sie geht auch aktuell weiter. In meiner Branche wird Agilität weiter gebraucht Ich bin in der speziellen Situation, dass ich beruflich aus dem öffentlichen Dienst komme und auch seit meinem Ausscheiden vor 15 Jahren weiterhin vor allem Kunden im öffentlichen Bereich berate. Also auf einem Parkett, das normalerweise nicht mit den Anliegen des Agilen Manifests verbunden wird: der Produktion von Software für gewerbliche Kunden in einem unsicheren Umfeld. Auf diesem scheinbar „exotischen“ Feld hat sich in den vergangenen sechs bis acht Jahren bei vielen Verwaltungen die Erkenntnis verbreitet, dass agile Vorgehensweisen bei den anstehenden Transformationen für sie sinnvoll sein können. Denn auch Projekte z.B. die „Digitalisierung der Verwaltung“ (ein völlig ...