Direkt zum Hauptbereich

Wenn zu viele Tools keine Hilfe mehr sind

In den letzten Monaten haben sich viele Teams Kollaborationstools für die Zusammenarbeit angeschafft. Mich stresst das mehr, als das es mir nützt. Sind solche Tools wirklich eine Hilfe?

Durch das leichte Anmelden können Teams sehr schnell neue Werkzeuge testen. Aber ohne Strategie und Abstimmung wird es schnell unübersichtlich.

Hier ein konstruierter Fall, der natürlich nie so in der Realität vorkommt. Unser Mitarbeiter Charlie arbeitet in einem Projekt und hat auf seinem Rechner verschiedene Ablageorte und ein E-Mail-Programm.

Er beginnt seinen Arbeitstag und sucht die letzte Version seines Angebots mit den Konditionen vom Controlling. Er "klappert" seine üblichen Suchorte ab.
Er findet die Version nicht und sucht im Firmennetzwerk.

Auf das Laufwerk des Controllings hat er keinen Zugriff. Charlie kontaktiert Bob.
Bob erinnert Charlie an eine gemeinsame Sitzung: "Die Konditionen haben wir doch in einer Online-Session mit den Externen besprochen."
Charlie erinnert sich: "Dann muss das Dokument noch bei einem der Kollaborationstools gespeichert sein." Er geht die üblichen Tools durch. Manchmal hat er das Passwort vergessen und schaut in seinem Passwortmanager nach.
Nun fällt es Charlie wieder ein: "Ich habe die letzte Version über den Chat bekommen. Wann war die Session nochmal?"

Er schaut in seinen Kalender und findet die Datei schließlich in seinem lokalen Ordner, den das Videokonferenzprogramm automatisch am Ende einer Session anlegt.

Charlie hat 50 Minuten gebraucht, um eine Datei auf seinem Rechner zu finden. Dabei hat er mindestens einen weiteren Kollegen gestört und 13 Suchorte in drei Bereichen durchstöbert.

Und das soll die Arbeit nun einfacher machen?

Kommentare

Kommentar veröffentlichen

Beliebte Posts aus diesem Blog

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Protokolle in OneNote - neue Ideen für's neue Jahr

Protokolliert Ihr Team seine Besprechungen in OneNote? Das geht einfach, schnell ist teamfähig und hat eine exzellente Suchfunktion. Die beliebte Fragen "Wann haben wir eigentlich beschlossen, dass..." ist so schnell beantwortet. Darum wird OneNote an dieser Stelle immer beliebter. In meinen Seminaren dazu sind gute Ideen entstanden, die ich hier weitergeben will.

OneNote Prinzipien: Zugriffsrechte und Speicherorte

OneNote ist praktisch – ohne jeden Zweifel. OneNote ist auch einfach und intuitiv zu bedienen… Ja… so am Anfang. Doch früher oder später kommen Fragen wie: - wer genau hat eigentlich wie Zugriff auf die Daten? Wie ist das mit Synchronisation zwischen Büro-PC und Smartphone oder iPad? Wie funktioniert OneNote auf dem SharePoint? Auf diese Fragen findet sich die Antwort nicht ganz so leicht. Ich versuche hier die nicht ganz so offensichtlichen Zusammenhänge deutlich zu machen und "gern genommene" Fallen zeigen.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.