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Wenn zu viele Tools keine Hilfe mehr sind

In den letzten Monaten haben sich viele Teams Kollaborationstools für die Zusammenarbeit angeschafft. Mich stresst das mehr, als das es mir nützt. Sind solche Tools wirklich eine Hilfe?

Durch das leichte Anmelden können Teams sehr schnell neue Werkzeuge testen. Aber ohne Strategie und Abstimmung wird es schnell unübersichtlich.

Hier ein konstruierter Fall, der natürlich nie so in der Realität vorkommt. Unser Mitarbeiter Charlie arbeitet in einem Projekt und hat auf seinem Rechner verschiedene Ablageorte und ein E-Mail-Programm.

Er beginnt seinen Arbeitstag und sucht die letzte Version seines Angebots mit den Konditionen vom Controlling. Er "klappert" seine üblichen Suchorte ab.
Er findet die Version nicht und sucht im Firmennetzwerk.

Auf das Laufwerk des Controllings hat er keinen Zugriff. Charlie kontaktiert Bob.
Bob erinnert Charlie an eine gemeinsame Sitzung: "Die Konditionen haben wir doch in einer Online-Session mit den Externen besprochen."
Charlie erinnert sich: "Dann muss das Dokument noch bei einem der Kollaborationstools gespeichert sein." Er geht die üblichen Tools durch. Manchmal hat er das Passwort vergessen und schaut in seinem Passwortmanager nach.
Nun fällt es Charlie wieder ein: "Ich habe die letzte Version über den Chat bekommen. Wann war die Session nochmal?"

Er schaut in seinen Kalender und findet die Datei schließlich in seinem lokalen Ordner, den das Videokonferenzprogramm automatisch am Ende einer Session anlegt.

Charlie hat 50 Minuten gebraucht, um eine Datei auf seinem Rechner zu finden. Dabei hat er mindestens einen weiteren Kollegen gestört und 13 Suchorte in drei Bereichen durchstöbert.

Und das soll die Arbeit nun einfacher machen?

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