In großen Organisationen gibt oft Dateispeicher im lokalen Netzwerk. Die dienen dazu, Dokumente in den Abteilungen und über die Abteilungsgrenzen hinweg zu teilen. Ein Quell steigender Entropie sind Austausch- oder Transferordner. Die müllen schnell zu und keiner räumt sie auf. Aber ich finde sie eigentlich gut.
Was sind Austauschlaufwerke?
In großen Firmen finden wir häufig Shares, Ordner oder Ablagen, die nach Abteilung organisiert sind:
- Abteilung 2
- Finanzen
- Marketing
- Personal
- Support
- Vertrieb
Jede Abteilung legt nach ihren eigenen Regeln ab. Hinzu kommen dann Laufwerke für die übergreifende Zusammenarbeit:
- Projekte
- Transfer
Die Transferlaufwerke dienen dazu, Dokumente auszutauschen, die für den E-Mail-Versand meist zu groß sind. Wenn man den Transfer-Ordner öffnet, findet man ein breites Spektrum von Namensregeln: nach Name (Sender oder Empfänger), nach Thema, nach Projekt, nach Ereignis usw.
Die übergreifende Zusammenarbeit ist heute der Standard und nicht die Ausnahme zur Arbeit in den einzelnen Abteilungen. Wie die Leser:innen dieses Blogs wissen, empfehlen wir eine gemeinsame Ablage für alle Prozesse. Vorteile der gemeinsamen Ablage:
- Allen Beteiligten stehen alle Daten und Dokumente zu Verfügung. (Bis auf die Prozesse für die eine erhöhte Vertraulichkeit vereinbart wurde.) Wenn man ein Dokument sucht, muss man nicht mehr auf andere Personen warten, die einem das Dokument per E-Mail schicken.
- Der Stand der Bearbeitung ist bei einer guten Struktur sofort erkennbar. Es braucht keine zus. Listen. Vertreter können schnell übernehmen.
- Die E-Mail-Postfächer (Inbox und Outbox) sind deutlich leerer. Man hat keine Angst, wichtige Dinge zu vergessen.
Aber das Einrichten einer gemeinsamen Ablage ist vielleicht für manche Organisationen ein zu großer Schritt. Wenn wir die Austauschlaufwerke etwas ordnen, haben wir eine gute Brücke in Richtung mehr Zusammenarbeit. Wie könnte die Struktur aussehen?
Austauschlaufwerke für gemeinsame Projekte und Vorgänge
Auf dem Austauschlaufwerk brauchen wir zunächst zwei Bereiche, einen für die laufenden Vorgänge, einen für die abgeschlossenen, z. B.
- Projekte
- Projekte_Archiv
- Vorgänge
- Vorgänge_Archiv
oder
- Laufend/Projekte
- Laufend/Vorgänge
- zzArchiv/Projekte
- zzArchiv/Vorgänge
Wenn ein Projekt oder ein Vorgäng abgeschlossen ist, wird er aus der Ablage der laufenden Dinge herausgenommen und ins Archiv verschoben.
Bei den Projekten gibt es häufig ein Namensschema, das etabliert ist. Bei den Vorgängen braucht es ein paar Regeln. Mögliche Bestandteile sind:
- Hinweis auf die Zeit: Jahr, Startdatum o.ä.
- Hinweis auf den Prozess: Angebote erstellen, Feste feiern
- Hinweis auf die verantwortliche Person
Hier sind ein Beispiele für Vorgangsnamen, bei denen leicht zu erkennen, was dahinter steckt:
- 2023-03_Anfrage-Kostenvoranschlag-Fa-CST-MaiaL
- 2023-04_Sommerfest-MaiaL
- 2023-05_Neuer-Mitarbeiter-Lager-Sonnenstraße-MaxM
- 2023-06_Angebot-Fa-Müller_MaxM
An dem Kürzel am Ende kann man erkennen, wem der Ordner gehört. Das Datum gibt einen Hinweis, ob der Ordner noch aktuell ist.
Da ist meist nur wenige, gleichzeitige, übergreifende Vorgänge gibt, reicht es, nur Ordner für jeden Vorgang anzulegen.
Meilensteine und Klammerordner schaffen Struktur
Wenn es keine Vereinbarungen gibt, empfehlen wir folgendes:
- Meilensteine zeigen an, wo der Vorgang gerade steht.
- Klammerordner weisen auf wichtige Dokumente hin.
Die folgenden Meilensteine geben Hinweise, was gerade passiert:
- 2023-05_Neuer-Mitarbeiter-Lager-Sonnenstraße-MaxM
- M01_Anfrage-Stelle
- M02_Stellenanzeige schalten
- M03_Bewerbungen sammeln
- M04_Absagen schreiben
- M05_Bewerbungsgespräche führen
Klammerordner stehen immer oben in der Liste. (Manche Firmen nutzen auch _ oder 0001 dafür.) Die folgenden Ordner zeigen, wo der aktuelle Stand zu finden ist:
- 2023-04_Sommerfest-MaiaL
- (Akt. Agenda)
- (Akt. Teilnehmerliste)
- M01 Mitarbeiter einladen
- M02 Rückmeldungen
- M03 Agenda erstellen
- M04 Agenda anpassen
- M05 Essenswünsche abfragen
Mehr Details für die Ablage in Vertriebsvorgängen, gibt es in drei Beiträgen in diesem Blog. Für die eine einfache Projektablage gibt es hier bereits einen Blogbeitrag.
Wie setzt man das um?
Die folgenden Punkte sollten mit allen Beteiligten vorab besprochen werden, damit es nicht zu Verwirrungen kommt. Abstimmungspunkte:
- Wann und wohin werden die alten Daten archiviert?
- Nach welchen Regeln werden neue Vorgänge und Projekte benannt?
- Wann werden neue Vorgänge und Projekte archiviert?
Es ist meist nicht wirtschaftlich, Transfer- oder Austauschlaufwerke aufzuräumen. Am besten schiebt man alle Ordner auf ein schreibgeschütztes Archivlaufwerk. Das Transferlaufwerk ist nun leer.
Nun werden die Ordner für die laufenden Dinge und das Archiv angelegt. In einer Info-Datei könnten die Namensregeln und Beispiele festgehalten werden.
Wenn diese Ablage ein Jahr funktioniert, kann man das Thema "Gemeinsame Ablage" noch einmal auf die Agenda setzen. (Ich brauche natürlich nicht zu erwähnen, dass wir bei CST solche Projekte gern unterstützen.)
Auf diese Weise können wir die schwierigen Austauschlaufwerke als Hilfsmittel zur Verbesserung nutzen.
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