Wie baut man einen Aktenplan auf?

Ein Aktenplan beschreibt, an welcher Stelle genau ein Team seine Dokumente und Nachrichten ablegt. Aber wie baut man den genau auf?

Ein Aktenplan ist ein Wegweiser durch den Dokumentenbestand. Ich habe bereits darüber geschrieben, wofür man einen Aktenplan braucht. 

Ablage nach Vorgängen

Warum haben wir eigentlich so viele Dokumente und Nachrichten? Wir erstellen, bekommen und verteilen sie, weil wir Vorgänge und Projekte abschließen wollen. Darum empfehlen wir auch immer wieder, die Ablage nach Vorgängen und Projekten zu organisieren. So behalten wir den Überblick darüber, was zu tun ist.

Die einfachste Teamablage besteht also aus zwei Ordnern: unsere aktuellen Vorgänge, unsere archivierten Vorgänge. Für jeden neuen Vorgang wird ein Ordner mit einem aussagekräftigen Namen angelegt. Meist gibt es dafür einen externen Auslöser. Wenn das Ergebnis des Vorgangs da ist, schieben wir den Vorgang ins Archiv. So sehen wir stets, um welche Vorgänge wir uns als Nächstes kümmern müssen. Wir empfehlen, die Vorgänge so zu schneiden, dass wir sie schnell abschließen können.

Aber wie behalten wir den Überblick, wenn wir sehr viele laufende Vorgänge haben? Wir bündeln sie.

Vorgänge in Prozessen bündeln

Da nicht jedes Team und nicht jedes Teammitglied alle Vorgänge bearbeitet oder sehen muss, bündeln wir ähnlich ablaufende Vorgänge in Prozessen. Ein Prozess besteht aus einem Objekt und einem Verb: Mitarbeiter einstellen (im Ggs. zu Mitarbeiter kündigen), Angebote abgeben (im Ggs. zu Aufträge bearbeiten), Produkte entwickeln (im Ggs. zu Produkte vermarkten). Das Objekt und das Verb zusammen sorgen für Trennschärfe.

Wenn wir sehr viele Prozesse haben, können wir diese wiederum in Gruppen zusammenfassen: Marketing, Personal, Beratung usw.

Struktur eines Aktenplans

Gibt es eine besondere Reihenfolge, die sich bewährt hat?

Struktur eines Aktenplans

Strategische Prozesse vor Kernprozessen vor unterstützenden Prozessen 

Wir bauen aus verschiedenen Gründen Aktenpläne wie folgt auf:

• Am Anfang stehen die strategischen Prozesse, die die Zukunft sichern. Diese Prozesse werden gern vergessen. Wir stellen sie an den Anfang, weil man dann vielleicht darüber stolpert. In diese Gruppen gehören Planungen, Controlling, Arbeit mit Gremien, interne Sitzungen, strategische Projekte sowie Vorgänge zum Lernen und Entwickeln von Produkten.
• Im mittleren Teil des Aktenplans stehen die Kernprozesse: Damit verdient eine Organisation ihr Geld bzw. damit erfüllt sie ihre Mission. Das sind die Prozesse, von denen Externe erwarten, dass die Organisation sie ausführt.
• Schließlich folgen die unterstützenden Prozesse. Sie dienen den Kernprozessen. Dazu gehören z. B. die Beschaffung und Betreuung von Mitarbeitern, der Einkauf von Waren usw.

Jetzt gibt es Prozesse, die sich nicht eindeutig zuordnen lassen. Gehören die Marketingprozesse zu den strategischen Prozessen oder zu den Kernprozessen? Sie sind strategisch, weil sie die Zukunft sichern. Ohne Marketing kauft kein Kunde unsere Produkte oder Dienstleistungen. Sie könnten aber auch Kernprozesse sein, weil die Kunden erwarten, dass man Angebote abgibt oder Verträge verhandelt. Bei uns hat die Gruppe "Marketing und Vertrieb" eine eigene Aktenplannummer und steht zwischen den strategischen Prozessen und den nächsten Kernprozessen.

Prozesse nach Lebensgeschichte ordnen 

In welcher Reihenfolge werden die Prozesse aufgelistet? Ohne Nummer oder Aktenzeichen würden alle Prozesse in der Ablage nach dem Alphabet sortiert. Ich finde es besser, wenn wir in etwa der Lebensgeschichte folgen. Der Prozess, der zuerst kommt, steht am Anfang, der letzte Prozess am Ende. Im Fall von Personalprozessen sähe das so aus:

1. Mitarbeiter suchen
2. Mitarbeiter einarbeiten
3. Arbeitsverträge ändern
4. Urlaub und Abwesenheit bearbeiten
5. Mitarbeiter ehren
6. Mitarbeiter ermahnen
7. Mitarbeiter berenten
8. Mitarbeiter kündigen.

Im Falle von IT-Dienstleistungen sähe das so aus:

1. Systeme aufbauen und ändern
2. Systeme pflegen
3. Systeme abbauen

Prozesse nach Häufigkeit ordnen

Es gibt Prozesse, die in der Lebensgeschichte im gleichen Zeitraum passieren. In diesem Fall gilt:

• häufige Prozesse kommen vor seltenen Prozessen
• allgemeine Prozesse kommen vor speziellen Prozessen

Wissen einsortieren

Im Aktenplan halten wir auch die Wissensordner fest. Da gibt es unterschiedliche Kategorien:

• Externes Wissen, z. B. Gesetze und Normen oder Preislisten von Lieferanten
• Objektakten: statisches Wissen über wichtige Objekte: Gebäudeakten, Maschinenakten oder Personalakten. Dieses Wissen wird überwiegend intern erstellt und wird in vielen Prozessen gebraucht.
• Prozesswissen und Steuerungsdokumente: Dieses Wissen wird in der Vergangenheit intern erstellt und macht das Bearbeiten eines Vorgangs einfacher. Dazu gehören Formulare, Vorlagen, Textbausteine, Pläne und Listen.

Für das Wissen gibt es natürliche Orte: 

• Wissen, das sich auf mehrere Prozesse bezieht, steht vor oder über den Prozessen. 
• Wissen, das sich nur auf einen Prozess bezieht, steht im Prozessordner vor den Vorgängen. 
• Wissen, das sich nur auf einen bestimmten Vorgang bezieht, steht im Vorgang.

Beim Beschreiben der eigenen Prozesse gibt es zu Beginn viele Unsicherheiten. Wie können wir für mehr Klarheit sorgen?

Wie finden wir unsere eigenen Prozesse?

Man kann sich leicht verzetteln, wenn man über die eigenen Prozesse diskutiert. Hier gibt es ein paar Hinweise:

(1) Die Ablage soll uns dabei helfen, unsere Arbeit zu machen. Ein Prozessordner bündelt unsere Vorgänge. Welche Vorgänge machen wir, um unsere Kunden zu bedienen? Wir starten mit den externen Auslösern und den Ergebnissen aus Kundensicht. 

Manchmal gibt es in der Lebensgeschichte eines Vorgangs natürliche Halte- oder Abbruchpunkte. Ein Prozess könnte z. B. "Aufträge bearbeiten" heißen. Ein Auftrag beginnt immer mit einer Kundenanfrage, die mit einem Angebot beantwortet wird. Aber da nicht jede Anfrage zu einem Angebot, und nicht jedes Angebot zu einem Auftrag führt, legen wir drei Prozesse an: 

• "Kundenanfragen beantworten", 
• "Angebote erstellen" und 
• "Aufträge bearbeiten".

(2) Mit wenigen Kernprozessen starten und später verfeinern. Man kann sich an den Leistungen orientieren, die die Organisation auf ihrer Webseite veröffentlicht hat. 

(3) Wann legen wir weitere Prozessordner an? Wenn die Anzahl der laufenden Vorgänge 30-50 Stück überschreitet. Dann muss man rollen, weil man nicht mehr alle Vorgänge auf einer Bildschirmseite sieht. 

In dieser Phase lohnt sich auch ein externer Blick oder externe Beratung. 

Mehr zum Thema Ablage gibt es auf der Übersichtsseite in diesem Blog: https://www.teamworkblog.de/p/thema-ablage.html