Umgang mit Wissensdokumenten in der gemeinsamen Ablage

Die gemeinsame Ablage hilft uns, unsere Vorgänge abzuschließen. Eine gut geführte Ablage macht unsere Vorgänge nachvollziehbar und wir können uns gegenseitig helfen. 70-80 % der Dokumente sind Vorgangsdokumente und werden nach Abschluss eines Vorgangs nicht mehr gebraucht. Bestimmte Dokumente sind über die einzelnen Vorgänge hinaus wichtig. Diese heben wir auf, weil sie unsere Arbeit erleichtern. Wie geht man genau mit ihnen um?

Wie entsteht eine gemeinsame Ablage?

Jede Organisation ist anders. Musteraktenpläne sind eine gute Inspirationsquelle. Aber oft geht es schneller, den Aktenplan (mit etwas externer Unterstützung/Moderation) gemeinsam zu entwickeln.

Wie die treuen Leser:innen dieses Blogs wissen, bevorzugen wir eine Ablage, die sich nicht an den funktionalen Silos oder internen Strukturen orientiert. Wir empfehlen eine Ablage, die sich an Vorgängen und Prozessen orientiert. Der Vorteil an dieser Ablage: wir werden schnell Dokumente los, die veraltet sind.

Wir unterstützen Kunden dabei, eine Ordnerstruktur zu entwickeln:

• Wir sammeln häufige Vorgänge. Künftig ist jeder Vorgang ein Ordner (Abb. 1).
  
• Weil es schnell viele Vorgänge gibt, bündeln wir die Vorgänge nach Prozessen (Abb. 2). Die Prozesse werden geordnet, z. B. Strategische Prozesse vor Kernprozessen vor unterstützenden Prozessen und dann nach Lebenszyklus (Beantragen vor Planen vor Bauen vor Wartung).
  
• Danach suchen wir Plätze für Objektakten und Wissen.
  

Abb. 1: Dokumente werden in Vorgängen gebündelt. Nach Abschluss eines Vorgangs werden nicht einzelne Dokumente, sondern der ganze Ordner archiviert.

 

Abb. 2: Vorgänge werden zu Prozessen gebündelt, um einen besseren Überblick zu bekommen.

In diesem Beitrag geht es um die Ablage von Wissen. Aber was ist damit eigentlich gemeint?

Welche Dokumente erleichtern unsere Arbeit?

Es gibt zwei Arten von Dokumenten:

• Vorgangsdokumente: Das ist alles, was in einem Vorgang entsteht und was nach Abschluss des Vorgangs NICHT mehr benötigt wird. Diese Dokumente wollen wir archivieren.
• Wissensdokumente: Das ist alles, was wir über mehrere Vorgänge, vielleicht sogar über mehrere Prozesse hinweg brauchen. Wenn wir diese Dokumente haben, können wir unsere eigentliche Arbeit schneller erledigen, weil wir das Wissen nicht neu aufbauen müssen.
  

Bei den Wissensdokumenten können wir weiter unterscheiden:

• Externes Wissen: das sind meist Nachschlagewerke, Gesetze, Normen oder Listen. Wir haben dieses Wissen meist von außen gekauft. Das sind Dokumente, in die wir schauen, um etwas zu erledigen. Aber wir verändern es so gut wie nie.
• Internes Wissen: das sind die Dokumente, die wir in der eigenen Organisation einmal erstellt haben. Dazu gehören Akten zu verschiedenen Objektkategorien (Personalakten, Bewohnerakten, Maschinenakten, Gebäudeakten, jede Form von Stamm- oder Bestandsdaten). Dazu gehören auch eigene Listen (z. B. Telefonliste, Ansprechpartnerliste, Schulungsprogramm, Teileliste, interne selbst erstellte Kataloge). In diese Kategorie gehören aber auch Dokumente zur Prozessunterstützung (z. B. Vorlagen, Formulare, Checklisten, Musterbriefe).
  

Dieses Wissen wollen wir behalten. Es nimmt uns Arbeit ab. Aber wo legen wir es ab? Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten.

Wo legen wir das Wissen ab?

Wir haben schlechte Erfahrungen mit zentralen Wissens- oder Vorlagenordnern gemacht. Diese werden oft nicht gepflegt. Sie sind daher oft unübersichtlich. Zudem wissen neue Mitarbeiter oft nicht, dass es solche Vorlagen gibt und sie finden sie nicht. Es ist besser, das Wissen möglichst nah an den Prozessen und Vorgängen zu speichern, wo es auch gebraucht wird. 

Fangen wir beim Vorgang an: es kann Wissen geben, das nur in einem bestimmten Vorgang gebraucht wird. Das ist häufig bei Projekten der Fall. Dort gibt es oft Listen und Pläne, die für die Arbeit im Projekt maßgeblich sind. Außerhalb des Projekts braucht niemand diese Informationen. Daher legen wir das Wissen und ggf. auch Vorlagen in diesem Vorgang ab. In der Windows-Ablage können wir um den Namen eine Klammer machen. Dadurch landet der Ordner oben in der Liste.

Auf der nächsten Stufe gibt es Wissen und prozessunterstützende Dokumente, die einen klaren Bezug zu einem bestimmten Prozess haben. Sie werden außerhalb dieses Prozesses nicht gebraucht. Diese Ordner sind die ersten Ordner, vor den eigentlichen Vorgängen.

Dann gibt es noch Wissen und prozessunterstützende Dokumente, die in mehreren Prozessen gebraucht werden. In diesem Fall liegen sie auf der gleichen Ebene wie die Prozesse. Die Ordner werden so benannt, dass sie vor dem ersten Prozess stehen, in dem sie gebraucht werden. Abb. 3 zeigt die drei Ablagemöglichkeiten.

Abb. 3: Wissen und prozessunterstützende Dokumente werden möglichst nah dort abgelegt, wo sie auch gefunden und gebraucht werden.

Abb. 4 zeigt ein Beispiel für ein Gebäudemanagement. Dort gibt es z. B. die Prozesse "Kosten planen", "Baumaßnahmen planen", "Baumaßnahmen durchführen" und "Gebäude pflegen". Das sind wichtige Kernprozesse. Das Wissen gibt es jetzt auf verschiedenen Ebenen. Baurecht und die Gebäudeakten sind für alle Prozesse wichtig. Deswegen stehen sie vor den Prozessen. Dieses Team hat einfach Nummern vergeben, um die Sortierung zu beeinflussen.

Abb. 4: Ablage von Wissen bei einem Gebäudemanagement

Dann gibt es Wissen im Prozess "Kosten planen". Hier hat das Team die Namen der Wissensordner in Klammern gesetzt. Damit stehen sie vor den Vorgängen.

Schließlich gibt es in der laufenden Umbaumaßnahme an der Erich-Kästner-Schule Pläne und Protokolle, die für die gesamte Arbeit wichtig sind.

Wie kommen wir an unser Wissen?

Externes Wissen können wir leicht einkaufen. Das interne Wissen entsteht über die Zeit und durch die Mitarbeit aller.

• Beim Anlegen der neuen Ablageordnung suchen wir nach wichtigen Objektkategorien. In einer Personalabteilung sind es die Personalakten, in einem Bauamt vielleicht alle Spielplätze oder Schulen. Hier einigen wir uns auf eine erste Struktur. Jeder bringt Dokumente mit, die zu einem bestimmten Objekt gehören.
• Beim Anlegen von neuen Vorgängen fällt uns auf, dass es noch keine Akte gibt oder dass Wissen fehlt. Es wird ein leerer Aktenordner erzeugt und mit Inhalten gefüllt.
• Beim Abschließen von Vorgängen gehen wir unseren Vorgangsordner durch und prüfen, was wir aufheben wollen. Es gibt Updates für die Akte. Es wurde vielleicht eine wichtige E-Mail erstellt. Diesen Text könnte man als Vorlage speichern. Oder es hat jemand eine interessante Präsentation oder Excel-Liste erstellt, die für weitere Vorgänge nützlich ist.
  

Das Wissen in den Aktenordnern soll sauber bleiben. Daher werden die Dokumente dort nur über eigene Änderungsvorgänge geändert.

 

Sie wollen mehr über die gemeinsame Ablage lernen? Dazu gibt es jetzt eine Überblicksseite, die wichtige Artikel aus diesem Blog in eine Reihenfolge bringt.