Haben Sie auch zu viele Informationen?

Wir kennen solche Erfahrungen nur zu gut. Wir glaubten, durch noch mehr Informationen, mehr Meetings und mehr Planung, vielleicht auch durch mehr Disziplin oder Commitment die Lage in den Griff zu bekommen.
Aber es geht nicht mehr. Mehr Informationen bedeuten nicht mehr Leistung. Wir haben zu viele Informationen und wir brauchen Strategien, wie wir genau die richtigen Details zur richtigen Zeit parat haben.
Dokumente, E-Mails, Meetings, Termine und Aufgaben hängen zusammen. Die inhaltliche Klammer bilden nämlich die Vorgänge oder Projekte, in denen diese Informationen entstehen. Und darum geht es in unserem neuen Buch.
Denken in Vorgängen statt in Listen
Es gibt viele Ideen, wie man Dokumente oder Aufgaben verwaltet. Ablagetechnik A, GTD-Variante B, Outlook-Konfiguration C, Trello-Board D. Bei den Einzelpraktiken übersehen wir, dass E-Mails, Dokumente, Aufgaben und Termine zu bestimmten Vorgängen gehören. Statt Dinge einzeln zu verwalten, schlagen wir ein Denken in Vorgängen (oder Projekten) vor.Kern der Wertschöpfung und Weiterentwicklung einer Organisation ist das Abschließen von Vorgängen. Ein Vorgang wird durch einen (oft externen) Impuls ausgelöst und jeder Vorgang hat ein konkretes Ziel oder Ergebnis. Jeder Vorgang wird von einem Vorgangsteam bearbeitet.
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Abb. 1: Ein Vorgang beginnt mit einem Auslöser und steuert über eine Kette von Aktivitäten auf ein Ergebnis zu. |
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Abb. 2: Für das Informationsmanagement ist die Vorgangsliste von zentraler Bedeutung |
Für jeden Vorgang gibt es einen Ordner
Sehr praktisch ist das bei der Ablage von Dokumenten. Wenn man das mit dem Denken in Vorgängen verstanden hat, ist klar, wie man Dokumente ablegt: zu jedem Vorgang gibt es einen eigenen Ordner. Dort werden alle Informationen gespeichert. Je nach Komplexität des Vorgangs oder der Anzahl der Dokumente braucht man vielleich noch sinnvolle Unterstrukturen.
Aber jetzt kommt der Vorteil: wenn man einen Vorgang abgeschlossen hat, kann man den ganzen Vorgangsordner ins Archiv verschieben. Das geht viel schneller, als einzelne Dokumente zu öffnen und zu prüfen, ob das Dokument noch aktuell ist.
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Abb. 3: ein Vorgangsordner wird nach Abschluss ins Archiv verschoben |
- Wie gehen wir mit Wissensdokumenten um, die wir immer wieder (=in mehreren Vorgängen) brauchen?
- Was machen wir, wenn wir sehr viele Vorgänge haben?
- Was gehen wir mit schnell- und langlebigen Dokumenten um?
- Wo fängt man an?
- Wie räumt man ein Postfach konkret auf?
- Wie pflegt man ein visuelles Board für das Team, damit man alle wichtigen Vorgänge im Blick hat? Scrum-, Kanban- oder Kamishibai-Board?
- Welche Meetings braucht man wirklich?
Wir freuen uns, dass zwei geschätzte Kollegen, nämlich Stephan List vom Toolblog und Susanne Luithlen vom Forum Ziviler Friedensdienst e.V. in Köln ein Vorwort geschrieben haben.
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