Kategorien im Neuen Outlook - für das Team nutzen: Remake

Einer unserer erfolgreichsten Artikel auf diesem Blog ist im Teenageralter angekommen! Grund genug für ein Remake mit der aktuellen Outlook-Version. Spoiler: Es ändert sich nur wenig. 😉

Zwei Frauen vor einem Bildschirm, eine erklärt ihrer Kollegin etwas

Nutzen du und deine TeamkollegInnen Kategorien in Outlook? Warum ich bei Kategorien an euer Team denke? Weil ich die Nutzung von Kategorien vor allem eben für Teams empfehle und weniger für Einzelpersonen. Denn bei einzelnen Personen artet das schnell in Überorganisation aus.

Außerdem sind Kategorien auf mobilen Endgeräten nicht sichtbar. Warum das so ist? Das frage ich mich ehrlich gesagt auch! Falls Kategorien für dich aber hilfreich sind - bleib dabei! Alles, was funktioniert, hat Recht!

Besonders interessant sind die Kategorien also in gemeinsam genutzten Postfächern. Damit signalisiert ihr den Stand der E-Mail und wer sie bearbeitet. Weil nach Kategorien gefiltert und sortiert werden kann, hat jede und jeder von euch schnell einen ersten Überblick. Außerdem spart ihr euch im Team Abstimmungsschleifen a la "hast du schon...?" "Bitte denk dran, dass...".

Faktencheck

Doch zuerst der Faktencheck: Jedes Postfach hat seine eigene Kategorienliste. Diese "gehört" dem Postfach und ist identisch mit der Kategorienliste, die dasselbe Postfach im Kalender zeigt. Um also Postfach und Kalender organisatorisch zu trennen (was die Kategorien anbelangt), nutze ich für jene Kategorien, die der E-Mail-Verarbeitung dienen, ein führendes Sonderzeichen. Ich benennen sie also um, indem ich ein Sonderzeichen voranstelle. So bleibt die Liste sortiert und grenzt sich trotzdem von den Kategorien ab, die ich im Kalender verwende. Erstellt eine Person Kategorien, sehen die anderen Mitglieder des Postfachs dieselbe Liste.

Kategorien anlegen

Um Kategorien zu erstellen, klickst du auf die Kategorienliste (Menüpunkt "Kategorisieren") und wählst "Neue Kategorie". Vergib einen Namen für die gewünschte Kategorie, wähle eine Farbe und, wenn du magst, ein Tastenkürzel (das mache ich an dieser Stelle meistens nicht). Speichere die Kategorie.

Bildschirmfoto: Liste der Kategorien aufrufen und Neue Liste erstellen

eine neue Kategorie anlegen - Schritt 1

Bildschirmfoto: Eine neue Kategorie anlegen

Eine neue Kategorie anlegen - Schritt 2

Kategorien anwenden

Die Kategorie wird dann immer auf die ausgewählte E-Mail angewendet, für die sie eben gelten soll. Das machst du, indem du die entsprechende Mail auswählst, und dann entweder die Kategorie über das Menüband oben auswählst oder durch einen Rechtsklick das Menü aufrufst und sie unter "Kategorisieren" entsprechend aus der Liste auswählst. E-Mails können mehrere Kategorien zugeordnet werden. Im folgenden Beispiel sieht Petra sofort, dass die E-Mail eine Information für sie ist.

Bildschirmausdruck: Einer E-Mail eine Kategorie zuweisen

Eine Kategorie über Rechtsklick zuweisen

Nach Kategorien gruppieren

Mit einer einfachen Umstellung der Anzeige lassen sich die kategorisierten E-Mails in hilfreichen Gruppen anzeigen: Dazu stellt man die Sortierung nach Datum auf Gruppierung nach Kategorie um. Achtung: Von Z-A anordnen, sonst sind die kategorisierten E-Mails ganz am Ende der Liste im Posteingang zu finden. Daher ist auch sinnvoll, alle "dringenden" Kategorien, die oben stehen sollen mit Unterstrich vorweg zu benennen. (z.B. "_Dringend"). Dadurch steht diese Kategorie immer ganz oben.

Bildschirmausdruck: Posteingang nach Kategorien anzeigen lassen

Posteingang gruppiert nach Kategorien anzeigen

Filtern nach Kategorien

Wenn Petra nur die E-Mails sehen möchte, die ihren Namen tragen, ist das fast zu leicht zum drauf kommen: Einfach in einer Nachricht auf die Kategorie für Petra klicken (also die natürlich vorher angelegt sein muss, also wie hier z.B. "@Petra") - das filtert den Posteingang dann nach "ihrer" Kategorie.

Einfach nach Kategorien filtern

Was das nützt

Wenn die erste Person, die die E-Mails im gemeinsamen Postfach durchsieht, diesen gleich passende Kategorien zuordnet, haben es alle anderen leichter. Es werden keine Dubletten durch Weiterleitungen erzeugt und alle können direkt im Blick behalten was mit welcher Nachricht gerade Stand der Dinge ist.

Es empfehlen sich auch Kategorien wie zum Beispiel "Wartet" oder "Angebot abgelehnt" o.ä.

Wie ist das bei euch? Nutzt ihr Kategorien in eurem Team? Was sind eure Erfahrungen? Schreibt es gerne in die Kommentare.

Anmerkungen

Der erste Post zu diesem Thema vom 25. März 2013: Kategorien in Outlook - für das Team nutzen
Weitergedacht habe ich dieses Thema hier am 12. Januar 2015: Kanban im Outlook-Posteingang - ganz einfach gelöst
Diese Anzeige lässt sich im Neuen Outlook ebenso darstellen, Drag & Drop funktioniert leider bisher nicht.

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