Bevor ein Team seine Ablage neu strukturiert oder gar die IT eine DMS-Software beschafft, sollte man sich Gedanken darüber machen, was "gute Ablage" überhaupt bedeutet.
Dazu hier noch ein paar weitere Tipps.
In den beiden vorhergehenden Posts /1, 2/ hatten wir uns mit den Kriterien Teamorientierung, Trennschärfe und Suchfreundlichkeit auseinandergesetzt. Aber es gibt noch eine Reihe weiterer Merkmale, die eine gute Teamablage erfüllen sollte.
Das ist eines der wichtigsten Kriterien. Stellen Sie sich dazu folgenden Fall vor:
Das ist natürlich ein Extremfall – aber er stellt ein reales Risiko vor. Wenn wir privat im Internet mit Google nach „Ferienwohnungen in der Toskana“ suchen und 23.000 Treffer erhalten, dann ist es nicht wichtig, ob es in der Toskana vielleicht 40.000 Ferienwohnungen gibt. Die 23.000 werden schon ausreichen, eine gute Wohnung zu finden. Wenn wir aber bei uns am Arbeitsplatz nach „aktiven Handyverträgen“ suchen und es gibt 23 Verträge bei uns im Unternehmen, dann wollen wir auch alle 23 finden – und nicht 20 oder 15 oder 5.
Bisweilen will man von einem wichtigen Dokument auch ältere Versionen aufbewahren, um später ihre Historie rekonstruieren zu können. Dabei ist es wichtig, dass jeder Projektbeteiligte immer schnell und eindeutig feststellen kann, welche Dokumentenversion gerade die aktuelle ist. Sonst riskiert er, seine Entscheidungen auf falsche Informationen zu stützen. Oder gar selbst zu Doppelarbeit und Fehlern beizutragen, weil er an der vorvorletzten Version weiterarbeitet.
Dabei handelt es sich um eine Erweiterung des Kriteriums „Teamorientierung“, aber um eine, die derzeit immer größeren Stellenwert erhält.
Die Forderung besagt, dass Projektbeteiligte auch von unterwegs aus mit den entsprechenden Geräten – Smartphones und Tablet-PC inclusive – auf die Projektablage zugreifen wollen und dass ein gutes System ihnen dies auch gewährleisten sollte.
Mich hat beim Schreiben selbst erstaunt, wie viele Bedingungen eine „rundum gelungene“ Projektablage erfüllen soll. Und ich habe hier nur die wichtigsten aufgeführt.
Jetzt überlegen Sie einmal: Welche dieser Kriterien erfüllt denn die Dokumentenablage (einschließlich E-Mail-Management) in Ihrem Team?
Wenn Sie das spaßeshalber einmal strukturiert bewerten wollen, können Sie unseren Selbstbewertungsbogen im Excel-Format herunterladen und ausfüllen.
Dazu hier noch ein paar weitere Tipps.
In den beiden vorhergehenden Posts /1, 2/ hatten wir uns mit den Kriterien Teamorientierung, Trennschärfe und Suchfreundlichkeit auseinandergesetzt. Aber es gibt noch eine Reihe weiterer Merkmale, die eine gute Teamablage erfüllen sollte.
Kriterium Verlässlichkeit
Das ist eines der wichtigsten Kriterien. Stellen Sie sich dazu folgenden Fall vor:
Beispiel: Ein Kollege, nennen wir ihn Herrn Regener, ist plötzlich krank geworden. Sie sind seine Vertretung. Ihr Chef sagt zu Ihnen: „Schauen Sie doch mal, ob Herr Regener das Angebot an die Müllerschön GmbH schon raus geschickt hat. Das ist dringend!“
Sie suchen in der Ablage – kein Angebot zu finden! Also kalkulieren Sie es selber und schicken es raus.
Drei Tage später kommt der Anruf. „Hier Müllerschön GmbH. Vielen Dank für Ihr Angebot vom 13. des Monats. Vielen Dank auch, dass Sie uns zwei Angebote geschickt haben. Allerdings liegen die 4.000 € auseinander. Dürfen wir uns das preiswertere raussuchen? Und dürfen wir in Zukunft immer um zwei Angebote bitten?“
Das ist natürlich ein Extremfall – aber er stellt ein reales Risiko vor. Wenn wir privat im Internet mit Google nach „Ferienwohnungen in der Toskana“ suchen und 23.000 Treffer erhalten, dann ist es nicht wichtig, ob es in der Toskana vielleicht 40.000 Ferienwohnungen gibt. Die 23.000 werden schon ausreichen, eine gute Wohnung zu finden. Wenn wir aber bei uns am Arbeitsplatz nach „aktiven Handyverträgen“ suchen und es gibt 23 Verträge bei uns im Unternehmen, dann wollen wir auch alle 23 finden – und nicht 20 oder 15 oder 5.
Kriterium Versionssicherheit
Bisweilen will man von einem wichtigen Dokument auch ältere Versionen aufbewahren, um später ihre Historie rekonstruieren zu können. Dabei ist es wichtig, dass jeder Projektbeteiligte immer schnell und eindeutig feststellen kann, welche Dokumentenversion gerade die aktuelle ist. Sonst riskiert er, seine Entscheidungen auf falsche Informationen zu stützen. Oder gar selbst zu Doppelarbeit und Fehlern beizutragen, weil er an der vorvorletzten Version weiterarbeitet.
Als positive Anforderung ergibt sich: Wenn ich ein Dokument in der Ablage finde, solle ich ihm ansehen
a. ob dieses Dokument versioniert ist, d. h. ob es weitere Versionen dieses Dokument gibt;
b. ob die vorliegende Dokumentenversion die aktuelle ist.
Kriterium Mobilität
Dabei handelt es sich um eine Erweiterung des Kriteriums „Teamorientierung“, aber um eine, die derzeit immer größeren Stellenwert erhält.
Die Forderung besagt, dass Projektbeteiligte auch von unterwegs aus mit den entsprechenden Geräten – Smartphones und Tablet-PC inclusive – auf die Projektablage zugreifen wollen und dass ein gutes System ihnen dies auch gewährleisten sollte.
Wie gut ist Ihre Ablage?
Mich hat beim Schreiben selbst erstaunt, wie viele Bedingungen eine „rundum gelungene“ Projektablage erfüllen soll. Und ich habe hier nur die wichtigsten aufgeführt.
Jetzt überlegen Sie einmal: Welche dieser Kriterien erfüllt denn die Dokumentenablage (einschließlich E-Mail-Management) in Ihrem Team?
Wenn Sie das spaßeshalber einmal strukturiert bewerten wollen, können Sie unseren Selbstbewertungsbogen im Excel-Format herunterladen und ausfüllen.
Wenn Sie uns den Bogen einsenden, erhalten Sie sogar eine kostenlose Auswertung.
Anmerkungen
- /1/ Wolf Steinbrecher: Was ist für eine gute Teamablage wichtig?, Teamworkblog, erschienen am 27. Januar 2014, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2014/01/was-ist-fur-eine-gute-teamablage-wichtig.html
- /2/ Wolf Steinbrecher: Kriterien für eine gute Teamablage (2), Teamworkblog, erschienen am 29. Januar 2014, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2014/01/kriterien-fur-eine-gute-teamablage-2.html
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