Was ist für eine gute Teamablage wichtig? Kriterien für eine gute Teamablage

Der Titel dieses Blogposts zeigt: Teamworkblog ist mutig, es schwimmt gegen den Strom und scheut keinen Schmerz. Denn das Thema Ablage ist nicht wirklich der Teamfavorit. Die Zugriffszahlen auf diesen Artikel werden wieder einmal bodenlos niedrig sein und selbst von so langweiligen Themen wie Scrum haushoch überholt. Trotzdem ruft Teamworkblog die Wahrheit in das leere Universum: „Wer die Energie aufbringt, mal ein bisschen über die Teamablage nachzudenken, kann aus einer chaotischen Dokumentenhalde eine tolle Collaboration platform machen.“

Gerade bei Themen wie größere Übersicht, bessere Ordnung, schlankere interne Prozesse und effizientere Zusammenarbeit in Projekten ist der Software-Hype ungebrochen. Wenn ich vor 5, 6 Jahren als Berater zu einem neuen Kunden kam, hörte ich als erstes: „Wir haben da gerade ein Wiki aufgesetzt, damit kriegen wir unsere ganzen Prozessdokumentationen in den Griff.“

Wenn ich heute komme, heißt es: „Wir haben gerade einen Sharepoint-Server beschafft, damit das Chaos auf den Servern ein Ende hat.“ Und ich frage: „Und was macht Ihr Wiki?“ – „Ach das schläft zurzeit. Damals hat das ja dieser junge engagierte Mitarbeiter betreut, aber der hat uns ja leider verlassen.“

Die Hoffnung ist immer: Wir beschaffen uns eine Software, und die löst uns unser Problem.

Aber warum sollte sie das tun? Liegen denn die jetzigen Probleme z. B. mit der Dokumentenordnung daran, dass die Ordnerstrukturen, die Windows uns anbietet, dafür nicht ausreichen?

Und keiner setzt sich mal einen halben Tag hin und überlegt sich genau, was die Vision einer guten Teamablage eigentlich leisten können sollen muss. Was sind denn die Kriterien? Erst wenn man sich über das „Was“ einig ist, kann man doch zur Frage nach dem „Wie“ übergehen.

Zur Was-Frage ein paar Ergebnisse aus unseren Projekten.

Überblick über die Kriterien einer guten Ablage 

• Alle haben Zugriff auf die gemeinsame Ablage. (Kriterium „Teamorientierung“)
• Kein Überlegen, wo was hinkommt. (Kriterium „Trennschärfe“)
• Kein Überlegen, wo ich etwas finde. (Kriterium „Suchfreundlichkeit“)
• Wenn ich ein Dokument suche, aber nicht finde, dann weiß ich: Das Dokument gibt es nicht. (Kriterium „Verlässlichkeit“)
• Wenn es mehrere Dokumente gleichen Inhalts gibt, weiß ich sofort, welches von ihnen die ak-tuelle Version ist. (Kriterium „Versionssicherheit“)
• Jeder kann von allen Orten aus – auch von unterwegs - auf das Project Repository zugreifen. (Kriterium „Mobilität“)

Jetzt zur den Kriterien im Einzelnen.

Kriterium Teamorientierung

Die meisten unserer Organisationen legen noch „nach Organigramm“ ab. D. h. der Vertrieb hat „sein“ Laufwerk oder „seinen“ Ordner, der Einkauf „seinen“ usw.

Wenn jetzt Vertrieb und Einkauf und vielleicht noch andere Abteilungen an einem Projekt zusammenarbeiten (müssen? dürfen?), dann ist eine Abfolge dauernder Störungen vorprogrammiert.

Dokumente werden über die Abteilungsgrenzen hinweg per E-Mail verteilt. Das führt zu Mehrfachablage des gleichen Dokuments in verschiedenen Abteilungsordnern. Die Versionen laufen auseinander, weil jede Abteilung an „ihrer“ Version des Dokuments weiter arbeitet. Usw.

Dagegen soll das Kriterium „Teamorientierung“ die Regel möglich machen:

                1 Dokument = 1 Ort.

Jedes Dokument gibt es nur einmal. Keine Verteilung von Dokumenten per E-Mail.

Kriterium „Trennschärfe“

Wir wollen möglichst nie überlegen müssen, wo ein Dokument hingehört. Das bezeichnet man als „Trennschärfe“.

Wie erreicht man eine trennscharfe Ordnerstruktur? Schauen wir uns dazu am besten ein Gegenbeispiel an. Abbildung 1 zeigt die Ablagestruktur in einem Bauprojekt. Sie ist nicht trennscharf.

Abb. 1: Ein beliebiger Projektordner

Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie erhalten vom Architektenbüro Leibold&Priegnitz per E-Mail einen Plan im pdf-Format zugeschickt, den Sie mit dem Antrag auf Baugenehmigung beim städtischen Bauordnungsamt einreichen sollen. Wo sollen Sie die Datei ablegen? Schon auf den ersten Blick haben Sie drei Möglichkeiten:

1. unter Architektenbüro Leibold&Priegnitz
2. unter Übersichtspläne
3. unter Baugenehmigung.

Und wenn Sie sich nicht entscheiden können: Die Ordner „Allgemein“ oder „Schriftverkehr“ können zur Not immer herhalten.

Dahingegen spart eine trennscharfe Ordnung Zeit. Denn meine Arbeit kommt nie ins Stocken, nur weil ich nicht weiter weiß, wenn das Programm „Speichern unter?“ fragt.

Weitere Teile:

• Teil 2 http://www.teamworkblog.de/2014/01/kriterien-fur-eine-gute-teamablage-2.html
• Teil 3 http://www.teamworkblog.de/2014/01/kriterien-fur-eine-gute-teamablage-3.html