Direkt zum Hauptbereich

Termine im Team mit Outlook abstimmen - Ein Beispiel

Häufig ist das Abstimmen von Terminen eine Ursache für E-Mail-Flut. Solange Termine in der Abstimmungsphase sind, gehen viele E-Mails hin und her. Dazu gehören auch Rückfragen, ob nun ein Termin stattfindet oder nicht. Hier ist ein Vorschlag für die Terminkoordination im Team mit Hilfe von Outlook.


Gerade wenn Teams über mehrere Standorte verteilt sind oder die Mitglieder unterschiedliche Arbeitsrhythmen haben, wird die Koordination von Terminen schnell zur Vollzeitbeschäftigung. In unserem Team haben wir verschiedene Herausforderungen:
  • Wir müssen verschiedene Personen koordinieren.
  • Wir haben viele Anfragen für Kunden- und Seminartermine
  • Wir brauchen einen Überblick über angefragte und schon zugesagte Termine.
Jeder von uns hat einen eigenen Kalender in Outlook. Die Kalender sind untereinander freigegeben.

Für die Termine haben wir uns auch folgende Spielregeln geeinigt.
  • Feste Termine (z. B. Termine beim Kunden, interne Termine) werden ganz normal eingetragen (als beschäftigt)
  • Termine, die vorgeschlagen, aber noch nicht bestätigt wurden, bekommen ein Fragezeichen an den Anfang im Betreff. Das gilt auch für Reisezeiten. Bindefristen werden in Klammern nach dem Fragezeichen vermerkt. Wenn es mehrere Vorschläge gibt, bekommt jeder Vorschlag eine Nummer am Ende.
  • Termine, die noch vorgeschlagen werden, bekommen zwei Fragezeichen vorangestellt.
  • Wenn sich jemand intern Zeiten blocken will, stellt er den Termin in eckige Klammern.
Hier ein paar Betreffbeispiele:
  • Workshop Scrum, Kunde Meyer: Dies ist ein fest gebuchter Termin für einen Workshop
  • ?(BF 30.04.) Workshop Prozess-orientierte Ablage, Kunde Müller (1) und ?(BF 30.04.) Workshop Prozess-orientierte Ablage, Kunde Müller (2): Hier wurden dem Kunden Müller zwei Vorschläge für ein Ablageworkshop vorgeschlagen. Die Termine sind bis zum 30.04. reserviert, d. h. bis dahin brauche ich ein Feedback vom Kunden.
  • ?? Beratung Projektablage, Kunde Schmidt: Für die Beratung beim Kunden Schmidt habe ich mir diesen Termin vorgemerkt. Ich muss den Kunden noch über diesen Termin informieren.
  • [Vorbereitung Workshop Scrum Kunde Meyer]: Hier habe ich mir ein paar Stunden geblockt, in denen ich einen Kundentermin vorbereite.
An den Fragezeichen und Klammern kann ich schnell den Status eines Termins erkennen. Für Telefonate, Projekte und Seminare haben wir noch folgende Ergänzungen:
  • Telefonate: Im Betreff steht "Tel." und der Name des Ansprechpartners. Beim Termin wird im Fled "Ort" eingetragen, wer wen anruft. Der Kontakt selbst ist im Outlook gepflegt.
  • Projekte: Im Betreff steht zus. das Kundenkürzel, die Meilensteinbezeichnung des Projekts und ein Stichwort, worum es an dem Termin geht.
  • Trainings: Wir arbeiten mit mehreren Seminaranbietern zusammen. Damit wir den Überblick behalten, notieren wir im Betreff auch den Anbieter, z. B. "?(BF 30.04.) Seminar PAS, IHK Heilbronn, Kunde Schneider (1)"
Zugfahrten und Hotelübernachtungen werden auch mit Fragezeichen eingetragen, bis sie verbindlich gebucht wurden.

Termine werden im Team als Terminanfrage verschickt. So hat jeder seine Anfrage gleich in seinem Kalender.

Die Dokumente liegen natürlich in der gemeinsamen Ablage beim entsprechenden Vorgang. Beispielsweise haben wir einen Ordner für "Seminare akquirieren". Dort fänden wir dann den Vorgang "2014-Müller_Prozess-orientierte Ablage". Alle E-Mails und Dokumente, die mit dem Kunden ausgetauscht werden, werden dort abgelegt.

Wichtig ist, dass alle sich an diese Spielregeln halten. Dann gibt es nämlich wenig Rückfragen. Vielleicht inspirieren Sie diese Vorschläge dazu, in Ihrem Team den Umgang mit Terminen zu klären.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Selbstbewertungsfragen für den Alltag in Arbeitsgruppen aus Sicht von Mitarbeitenden

Welche Fragen können wir Mitarbeiter:innen stellen, um herauszufinden, ob agiles Arbeiten wirkt? Es gibt bereits eine Menge an Fragebögen. Aber ich bin nicht immer zufrieden damit.

Wie lassen sich Ergebnisse definieren? - Drei Beispiele (WBS, CBP und BDN)

Ich habe schon darüber geschrieben, warum das Definieren von Ergebnissen so wichtig ist. Es lenkt die Aufmerksamkeit des Projektteams auf die eigentlichen Ziele. Aber was sind eigentlich Projektergebnisse? In diesem Beitrag stelle ich drei Methoden vor, um leichter an Ergebnisse zu kommen.

Agile Sternbilder: Die Entdeckung kosmischer Agilitäts-Superkräfte

Hast du dich je gefragt, ob dein Sternzeichen deine Fähigkeiten in einer agilen Arbeitsumgebung beeinflusst? In diesem Blogpost tauchen wir ein in die faszinierende Welt der Astrologie und ihre mögliche Verbindung zu modernen Arbeitsweisen. Entdecke, wie die Sterne deine agilen Stärken prägen könnten. Ob überzeugter Agilist oder neugieriger Sternzeichenliebhaber – dieser Artikel kann dir neue Perspektiven eröffnen und vielleicht sogar dein nächstes Teamprojekt inspirieren!

Microsoft Lists: mit Forms und Power Apps komfortabel mobil arbeiten

In meinem Kundenkreis sind viele Menschen, die den Arbeitsalltag nicht vorwiegend auf dem Bürostuhl sitzend verbringen, sondern "draußen" unterwegs sind. Vielleicht in Werkstätten oder im Facility-Management. Es ist so wichtig, dass die Schnittstellen zu den Abläufen im Büro gut abgestimmt sind. Microsoft 365 hat so einiges im Baukasten, man muss es nur finden und nutzen.  In diesem Artikel spiele ich ein Szenario durch, das auf Microsoft Lists, Forms und - für die Ambitionierteren - Power Apps setzt.

Wie Agilität den Kundennutzen steigert - Einige Argumente für Berater:innen

In Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit fragen sich viele, ob agile Beratung noch eine Zukunft hat. Die Antwort liegt in der konsequenten Orientierung am Kundennutzen. Qualität setzt sich durch, wenn sie messbare Verbesserungen bei Umsatz, Kosten und Leistungsfähigkeit bewirkt, anstatt sich in Methoden und zirkulären Fragen zu verlieren. Dieser Artikel zeigt, wie agile Beratung nachhaltige Veränderungen in Unternehmen schafft und warum gerade jetzt gute Berater:innen gebraucht werden, um Organisationen widerstandsfähiger zu machen.

Scrum und Hardware: Es kommt auf die Basics an

Man kann Hardwareprodukte agil entwickeln. Zum einen kommt Scrum aus der Hardwareentwicklung. Die Softwerker haben die Hardwarekonzepte auf ihre Situation übertragen. Zum anderen hat Hardwareentwicklung heute ganz viel mit Software zu tun. Gerade in frühen Phasen kann man sich mit Simulationen noch viele Wege offen halten und mehrere Pfade parallel verfolgen. In diesem Beitrag empfehle ich eine Podcastfolge und ein Buch, für alle, die mit der Geschwindigkeit ihrer Hardwareentwicklung nicht zufrieden sind.

Warum eine Agile Transformation keine Reise ist

Die agile Transformation wird oft als eine Reise beschrieben. Doch dieser Vergleich kann viele Unternehmen in die Irre führen oder Bilder von unpassenden Vergleichen erzeugen. Transformationen sind keine linearen Prozesse mit einem klaren Ziel, sondern komplexe und dynamische Entwicklungen. Dieser Artikel zeigt, warum Agilität kein Weg mit einem festen Endpunkt ist.

Warum bringen Warum-Fragen so wenig?

Frust! Wieder gibt's am Ende des Meetings keine Lösungen, sondern nur Diskussionen darüber, wer was warum verbockt hat. Wieder geht nichts voran. Warum passiert uns das immer wieder? (Ha! Da ist sie wieder, die Warum-Frage.)