Kaizen-Freitag im Team: Mit der Winston-Technik den „grauen Stapeln“ zu Leibe rücken.

Gibt es auch auf Ihren Fensterbrettern „graue Stapel“, gesammeltes Papierchaos und Tische, auf denen sich nur die Eigner mittels Kompass zurechtfinden? Das funktioniert auch - so lange der Eigner am Platz ist; aber in dem Moment wo dieser fehlt und etwas aus seinem Aufgabenbereich gebraucht wird, zeigen sich die Tücken.

Unlängst war ich in einem Büro zur Büroorganisationsberatung eingeladen. Dort zeigte sich auf einem Schreibtisch – etwa 150 x 90 cm groß - eine zwei-Finger-dicke Schicht an Papieren, gleichmäßig verteilt. „Da drin ist die Steuerkarte, die ich heute Nachmittag dringend brauche!“ sagte die Besitzerin des Schreibtisches.

Wir benutzten die Winston-Technik /1/: Dazu richten Sie auf einem Extra-Tisch oder auf dem Fußboden 4 Rechtecke ein (siehe Abb. 1).

Abb. 1: Bedeutung der 4 Aufräumfelder

Auf das erste Rechteck (Wegwerfen) kommt ein Papierkorb oder besser ein Karton vom Kopierpapier für das Altpapier, ggf. ein Aktenvernichter.

Auf das zweite Rechteck (Weiterleiten) kommt Ihr Ausgangskorb, der ist für Dinge, die bei Ihnen gar nicht gebraucht werden, wohl aber bei jemand anders.

Auf das dritte Rechteck (Wichtig) kommt Ihr Eingangskorb, der ist für Dinge die

a) zu erledigen sind,
b) von Ihnen selbst gemacht werden müssen und
c) nicht in das vierte Rechteck (Wunder) passen.Wunder?

Wunder! Viele Dinge sind mit wenigen Handgriffen erledigt: das Protokoll: lochen ablegen. Anmeldung zur Tagung: ausfüllen faxen. Auftragsbestätigung: handschriftlich ergänzen, faxen. Rückfrage wegen Stornobedingungen: anrufen. Alle Aufgaben, die weniger als 3 Minuten dauern, werden sofort jetzt und gleich erledigt.

Arbeiten Sie sich konsequent im Uhrzeigersinn durch das Schreibtischchaos bis kein einziges(!) Blatt Papier mehr draufliegt. Lassen Sie sich nicht ablenken, geben Sie nicht auf.

Für das Team ist dieses Vorgehen toll, wenn man es gemeinsam macht – nach dem Motto: „Unser Büro soll schöner werden!“

Planen Sie dazu vielleicht einen halben Freitag ein, an dem Sie eine Winston-Aktion starten. Wenn alle gleichzeitig arbeiten, gibt das tolle Syergien und macht riesig Spaß! Probieren Sie es aus.

Übrigens ist die Winston-Technik ein Baustein von "Büro-Kaizen" - dort gehört sie zur 5-S-Aktion (/2/): Sortieren.

Frohes Schaffen wünscht Sigrid Hess

Anmerkungen:

/1/: Die Winston-Technik wurde nach der amerikanischen Organisationsberaterin Stephanie Winston benannt.
/2/ Wikipedia, Stichwort "5S", Version vom 8. Apr. 2012, 17:17, abrufbar unter http://de.wikipedia.org/wiki/5S

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