Teamworkblog-Bürolabor: Ein Excel-Tool zum Aufräumen der Festplatte

Dass Speichermedien immer preiswerter werden, ist nur teilweise ein Segen. Die Kehrseite der Medaille: Die elektronischen Dokumentenberge wachsen, die Server quellen über. Es gibt aber auch keine einfache Methode, die Team-Festplatte einmal aufzuräumen. Teamworkblog schlägt eine Abhilfe vor.

Teamworkblog ist radikal international und globalisiert. Teamworkblog ist aber auch stark in den Regionen verankert. Deshalb heute ein Angebot für unsere schwäbischen Leser: das Kehrwochentool für die Festplatte. /1/

Nicht Dateien veralten, sondern nur Vorgänge!

Warum kümmert sich niemand im Team um die Bereinigung der Festplatte? Warum findet man auf den meisten Laufwerken noch Dateien, die 3, 5, 7 Jahre alt sind und die definitiv niemand mehr braucht?

Ganz einfach: Weil es viel Arbeit machen würde, die Festplatte aufzuräumen. Es gibt nämlich kein klares Kriterium, wann ein Dokument „veraltet“ ist. Wenn ich ein Bauprojekt habe, das 10 Jahre dauert, dann ist der Bauplan noch aktuell, auch wenn er aus 2002 stammt. Wenn ich aber ein Sitzungsprotokoll habe, dann wird es spätestens nach der Folgesitzung – wenn alle ToDo’s abgearbeitet sind – von keinem mehr benötigt.

Wenn ich vorgangsbezogen ablege/2/, dann liegen ja alle Dokumente, die zum Bauprojekt gehören, im gleichen Ordner im Filesystem. In diesem Falle kann man sagen: Wenn sich in einem Ordner, inclusive seiner Unterordner, seit x Monaten keine Änderung mehr ergeben hat, dann sind alle Dokumente in diesem Ordner veraltet. Der Ordner kann archiviert werden.

Unterscheidung zwischen Archivieren und Löschen

Zur Klarstellung: Wenn man seine Festplatte „putzen“ möchte, so kann man die nicht mehr benötigten Dokumente nicht gleich löschen. Im obigen Beispiel kann es sein, dass ich den Gebäudeplan so lange aufbewahren muss, wie das Gebäude steht – also 100 Jahre. Das sind die gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften. Aber praktisch für die tägliche Arbeit benötigt mein Team den Plan nicht mehr. Also lagere ich den ganzen Ordner auf ein besonderes Laufwerk aus, auf dem die Dateien lagern können, bis sie definitiv vernichtet werden dürfen.

Dieses Laufwerk, das ich zusätzlich zu meinem aktiven Laufwerk anlege, nenne ich „elektronisches Archiv“. Und das Vorgehen lautet: Alle Dokumente aus abgeschlossenen Vorgängen, die nur noch ganz selten benötigt werden, aber noch nicht endgültig gelöscht werden dürfen, werden vom aktiven Laufwerk in das Archiv verschoben.

Ein Beispiel aus den Personalprozessen zeigt die Abbildung.

Abbildung 1: Ein weiteres Laufwerk mit genau gleichem Ordneraufbau.

Das Laufwerk H:\ hat genau den gleichen Aufbau wie das Laufwerk G:\. Auf diese Weise muss ich nicht umdenken, wenn ich doch mal ein Dokument aus einem schon abgeschlossenen Vorgang suche.

Überblick über die Funktionsweise des Tools

Teamworkblog bietet Ihnen ein kostenloses Tool an, das Sie durch einen Archivierungslauf begleitet. Es handelt sich um eine Excel-Datei mit Visual-Basic-Makros.

Das Tool führt Sie durch vier Excel-Arbeitsblätter, in denen Sie in vier Schritten den Archivierungslauf steuern können:

Als erstes wählen Sie ein Startverzeichnis aus. Das heißt, Ihren aktiven elektronischen Ordner, den Sie um veraltete Dokumente und Unterordner ‚bereinigen‘ möchten.Die Ordner in diesem Verzeichnis werden in den folgenden Schritten von der Excel-Anwendung daraufhin geprüft, welche von ihnen veraltet sind.
Dafür müssen Sie im nächsten Schritt ein Stichtagsdatum auswählen sowie eine Stufe in der Ordnerhierarchie, die geprüft werden soll.Das Stichtagsdatum legt fest, bis zu welchem Datum die Anwendung Ordner als ‚veraltet‘ vermerken soll. Die Hierarchiestufe legt fest, in welcher Gliederungstiefe des Filesystems Ihre Vorgangs- oder Kontextordner angesiedelt sind.Nach diesen Festlegungen erstellt die Anwendung eine Vorschlagsliste der zu archivierender Ordner. Aus dieser Vorschlagsliste können Sie als Anwender diejenigen Ordner löschen, die Sie doch noch nicht archivieren, sondern im aktiven Laufwerk belassen wollen.

Abbildung 2: Das Tool erstellt eine Vorschlagsliste zu archivierender Ordner. Der Anwender trifft die Feinauswahl.

Im dritten Schritt wählen Sie das Zielverzeichnis aus.
Im vierten und letzten Schritt wird der Archivierungslauf durchgeführt, d. h. die Ordner der erstellten Vorschlagsliste werden aus dem aktiven Ordner in den Archiv-Ordner verschoben. Ein Protokoll wird erstellt, so dass Sie auch eine Dokumentation Ihres Verschiebungsvorgangs haben.

Das Tool ist unter Excel 2003 programmiert und getestet. Es müsste auch in höheren Versionen funktionieren, wobei die 64Bit-Version von Excel 2010 erfahrungsgemäß Probleme bei VB-Makros machen kann.

ACHTUNG: Benutzung auf eigene Gefahr

Anmerkungen

/1/ In einem anderen Blogpost hatten wir ein Tool vorgestellt, mit dem ein Team sich einen Überblick über den Anteil veralteter Dateien verschaffen kann, http://www.teamworkblog.de/2012/07/buroanalyselabor-das-erste-reagenzglas.html
/2/ Zum Begriff der „vorgangsbezogenen“ oder „kontextorientierten Ablage“ siehe http://www.teamworkblog.de/2012/07/kontextbezogene-teamablage-ein-geschenk.html

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