Direkt zum Hauptbereich

Chaotisches Lager für Aufgaben und anderes auf Papier

Für alle, die auf Ihrem Tisch auch noch Papier rumliegen haben, und das gerne teamfähig verräumt hätten.

Hier zeige ich, wie man aus einem vorhandenen Terminordner – mit Register 1 – 31 – eine gute und übersichtliche Aufbewahrung für allerhand Papierzeug zaubern kann – Damit die Vertretung in der Urlaubszeit auch alles findet.



Aller Technik zum Trotz: vom papierlosen Büro sind wir (meist) noch ein ganzes Stück entfernt. Aufgaben und Terminsachen auf Papier wollen angemessen verstaut werden, sollen Sie keine „grauen Stapel“ auf der Fensterbank bilden – die Teamkollegen gern zur Verzweiflung treiben. Hier kommt eine einfache, pragmatische Lösung für geringere Papiervolumen, die ich zum ersten Mal bei Jürgen Kurz gesehen habe:

Ein Pultordner ist so eine meist schwarze Mappe mit Registern an der Seite, gerne von A – Z oder von 1 – 31. Diese finden sich auf vielen Schreibtischen und sind leider oft ein Hort der Unübersichtlichkeit. Warum eigentlich?

Ein Pultordner mit Register 1 – 31 dient der Wiedervorlage an einem bestimmten Tag. Das funktioniert prima, wenn eine Voraussetzung eingehalten wird: es liegen nur Papiere darin, die an diesem Tag und an keinem anderen benötigt werden.

Die Realität sieht leider oft anders aus:
  • es wandern Unterlagen hinein, die von Teammitgliedern verzweifelt an einem anderen Ort gesucht werden
  • es liegen Aufgaben darin, die – vielleicht – an diesem Tag erledigt werden. Vielleicht auch nicht, dann legt man das Papier eben in den nächsten Tag – und hat es damit 6-mal angefasst, ehe man es tatsächlich bearbeitet.
  • am 16. ruft Schröder an, dessen Unterlage liegt im 23. oder im 28.? Wer kann das so genau wissen?
Grundsätzlich sind die Pultordner o.k. für geringes Volumen an Papier. Aber halten Sie bitte Terminunterlagen von Aufgaben getrennt! Packen Sie diese nicht in denselben Ordner.

Einen vorhandenen Pultordner mit 1 – 31 können Sie leicht in eine übersichtliche Ablage von Aufgabendokumenten verwandeln. Dazu brauchen Sie das angehängte Dokument und farbige Haftnotizen (Pagemarker).

Lösen Sie sich von dem Gedanken, dass die Zahlen Tage sind. Es sind jetzt einfach Ordnungsnummern. Was immer Sie in der Mappe ablegen wollen, wird einfach in ein leeres Fach gelegt. Schreiben Sie auf einen Pagemarker ein Stichwort, und kleben Sie ihn auf das entsprechende Kästchen des Inhaltsverzeichnisses. Noch besser wird es, wenn die Farben der Marker auch eine Bedeutung haben. Rot für „Dringend“, grün für „Besprechen“, gelb für „Wartet“ – beispielsweise.

Nehmen Sie das Dokument heraus, entsorgen Sie den Marker.

So haben Sie jederzeit eine aussagekräftige Inhaltsangabe Ihrer Aufgaben-Ablage. Ihre Teamkollegen werden es im Vertretungsfall sehr zu schätzen wissen!
Frohes Schaffen!
Sigrid Hess


Jürgen Kurz:

Pultordner:

Pagemarker:

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Rebellieren für den Wandel: die 8 Regeln des totalen Stillstandes von Prof. Dr. Peter Kruse

In einem legendärem Vortrag skizzierte Peter Kruse 8 Regeln des totalen Stillstands. Ihm zufolge wurden die Regeln entwickelt, um Managern und Führungskräften dabei zu helfen, Bereiche mit potenziellem Widerstand gegen Veränderungen zu erkennen und Menschen auf strukturierte Weise durch den Veränderungsprozess zu führen.

Pragmatisch oder nur “Quick and Dirty”?

“Wir müssen aber pragmatisch vorgehen”, drängt der Kollege. Hm… Im Wörterbuch finde ich für “pragmatisch” in etwa: sachbezogenes, praktisches Handeln. Klingt gut. Leider zeigt sich in meinen Erfahrungen, dass pragmatisch für viele doch eher “quick and dirty” bedeutet. Es soll schnell fertig werden. Aber auf welche oder wessen Kosten? Wo ist die Grenze? Warum steht “praktisch” im Konflikt mit einem langfristigen “Nützlich”? Muss das sein?

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Nie wieder Ärger mit Besprechungsserien in Outlook

Erstellen auch Sie Besprechungsserien in Outlook? Ärgern auch Sie sich manchmal darüber, wenn Sie etwas zu ändern haben? Falls nicht, versenden Sie entweder keine wiederkehrenden Outlook-Besprechungen (Serienterminen). Oder Sie ändern nie etwas daran. Dann ist dieser Artikel nichts für Sie. Lesen Sie aber bitte weiter, falls Sie sich schon immer mal gefragt haben, ob es eine Lösung gibt? 

Wie schreibt man ein Fachbuch mit vielen Autor:innen?

Was gibt es zu beachten, wenn viele Menschen gemeinsam ein Buch schreiben? Was ist wichtiger: das Team oder die Technik? Wir geben einen Einblick in unsere Arbeit für das Buch „Agile Verwaltung 2024“.