Direkt zum Hauptbereich

Microsoft Whiteboard: Jetzt auch mit Protokollen, Kanban, SWOT und mehr!

Haben Sie kürzlich in einer Microsoft Teams Besprechung das Whiteboard verwendet? Haben Sie dabei gedacht: "Echt jetzt?! Vier Stifte als Werkzeug, das soll alles sein?!" Nicht wirklich brauchbar, oder? Es gibt sehr gute Nachrichten: Es wurde nachgerüstet! Vor allem die Desktop-App hat jetzt einen wirklich nützlichen Funktionsumfang mit vielen Vorlagen bekommen.
Whiteboard in Teams starten

Wer in einem Teams-Meeting den Bildschirm teilt, kann auch ein Whiteboard teilen. Einzige Voraussetzung: Alle Teilnehmenden müssen ein Microsoft-Konto besitzen (wobei auch ein kostenloses genügt). Auf dem Whiteboard finden sich neben den Stiften auch Textfelder und Notizen. (Die Stifte lassen sich allerdings nur wirklich sinnvoll nutzen, wenn ein Tablet oder Laptop mit Stifteingabe vorhanden ist.) Mit dieser Ausstattung ist ein Brainstorming schon passabel zu visualisieren. Wie das funktioniert, können Sie in einem meiner früheren Posts genauer nachlesen./2/

Tools im Whiteboard - in Teams integriert

Wirklich stark ist das Whiteboard allerdings erst in der Desktop-App. Die Nachteile: Wer diese nutzen möchte, benötigt ein Microsoft 365-Konto. Außerdem: Um die Desktop-App gemeinsam zu nutzen, muss man derselben Organisation angehören. Wer diese Voraussetzungen erfüllt, kann ein sehr spannendes und starkes Tool benutzen, das zu visualisieren hilft und Teams erleichtert, virtuelle oder physische Besprechungen einfacher und besser zu dokumentieren.

Gehört man zur selben Organisation, lässt sich das Whiteboard ebenfalls aus Teams heraus starten. Einfach oben auf "In App öffnen" klicken. Die App wird separat installiert und kann unabhängig von Teams verwendet werden.


Die App wartet mit einem Funktionsumfang auf, den man nicht bei einem Whiteboard erwartet: Stifte, klar, Textfelder auch. Dass man direkt Fotos erfassen oder aus der Galerie wählen kann ist nicht nur  hübsch! Sondern enorm praktisch: z.B. könnte das AußendienstlerInnen gefallen, die mit dem Tablet "mal schnell eben" eine kritische Stelle fotografieren, markieren, kommentieren und versenden möchten.

Für (virtuelle) Teamarbeit, Fortschrittsdokumentation, und Visualisierungen, die über schlichtes Brainstorming hinausgehen, sind vor allem die neu hinzugekommenen Listen und Vorlagen interessant. Sie befinden sich in der Symbolleiste hinter dem "Plus"-Symbol.

Vorlagen und vieles mehr findet sich im Einfügen-Menü

Das Notizenraster eignet sich prima für eine Kartenabfrage. Die Notiz-Zettel sind nämlich schon vorbereitet und lassen sich mit Tastatureingabe oder Stift beschriften und farblich ändern. Jede Notiz kann bearbeitet oder z.B. auch geliked werden. Natürlich lässt sich das Raster erweitern und bestehende Notizen können einfach an eine andere Stelle gezogen werden.

Die Listen ordnen Einträge sauber als Aufzählung an, auch diese lassen sich liken und im Falle der Nachverfolgungsliste Personen zuweisen. Zu schade, dass es hier (noch) keine Verknüpfung zu "To Do" gibt!

Eines der Vorlagen-Beispiele sind hier die Projektmeilensteine.


Links in der Liste werden die Projektziele festgehalten, im Notizenraster die einzelnen Meilensteine eingeteilt - mit Farben nach Phasen.

Wenn Sie die App nicht aus Teams heraus gestartet haben, können sie über die Teilen-Schaltfläche KollegInnen auf das Whiteboard berechtigen (oben rechts, blau, Figur). Die berechtigten User erhalten im Anschluss eine E-Mail-Nachricht mit Link.

Alles ist gemeinsam in Echtzeit editierbar. Nach Fertigstellung lässt sich das Ergebnis als CSV- oder auch Grafikdatei exportieren. Der Export als CSV findet sich im Kontextmenü, den Export als Grafik in den Einstellungen im Burgermenü oben rechts.

Oben links gelangt man in die Übersicht aller Whiteboards (mit den Pfeil nach links). Dort finden Sie eine Liste aller Whiteboards, die sie selbst erstellt haben und auf die Sie berechtigt sind - in der Reihenfolge nach letzter Bearbeitung.

Die meisten Funktionen sind intuitiv und selbsterklärend. Probieren Sie es einfach aus, alleine oder gemeinsam mit KollegInnen. Vielleicht werden sie wieder denken: "Echt jetzt!?" Diesmal - da bin ich sicher - aus anderen Gründen als bisher. :) 

 

Hinweis: In der nächsten c't erscheint ein ausführlicherer Artikel von mir mit mehr Beispielen.

 

 

Hinweise & Anmerkungen

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

Protokolle in OneNote - neue Ideen für's neue Jahr

Protokolliert Ihr Team seine Besprechungen in OneNote? Das geht einfach, schnell ist teamfähig und hat eine exzellente Suchfunktion. Die beliebte Fragen "Wann haben wir eigentlich beschlossen, dass..." ist so schnell beantwortet. Darum wird OneNote an dieser Stelle immer beliebter. In meinen Seminaren dazu sind gute Ideen entstanden, die ich hier weitergeben will.

Raus! Aus! Dem! Stress! Die Burnout-Uhr

Menschen geraten oft in Stress und in Schieflage, weil sie überengagiert sind. Wie kommt das? Was ist zu tun, um das zu verhindern? Was, um in einer guten professionellen, gesunden und leistungsfördernden Verfassung zu bleiben? 

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Beispiel für eine Partyplanung mit Scrum

Wer sich neu mit Scrum beschäftigt, ist vielleicht überwältigt von den ganzen Fachbegriffen. Dann sieht man vielleicht gar nicht, wie einfach die einzelnen Elemente von Scrum sind. Deshalb hier ein einfaches Beispiel für die Vorbereitung einer Party mit Hilfe von Scrum.

Wie geht es nach einem Scrum-Training weiter?

Scrum-Trainings können eine Menge Energie und Hoffnung freisetzen. Einige Menschen sagen auch schnell: „Ich verstehe, was mit Scrum gemeint ist. Aber ich weiß nicht, wie ich das in dieser Organisation umsetzen kann.“ Vielleicht ist das der falsche Anspruch. Ich gebe meist eine andere Antwort.

OneNote Prinzipien: Zugriffsrechte und Speicherorte

OneNote ist praktisch – ohne jeden Zweifel. OneNote ist auch einfach und intuitiv zu bedienen… Ja… so am Anfang. Doch früher oder später kommen Fragen wie: - wer genau hat eigentlich wie Zugriff auf die Daten? Wie ist das mit Synchronisation zwischen Büro-PC und Smartphone oder iPad? Wie funktioniert OneNote auf dem SharePoint? Auf diese Fragen findet sich die Antwort nicht ganz so leicht. Ich versuche hier die nicht ganz so offensichtlichen Zusammenhänge deutlich zu machen und "gern genommene" Fallen zeigen.