Direkt zum Hauptbereich

#remote Meeting unter Microsoft-Teams: wie macht man das Protokoll?

Ein #remote Meeting mit Microsoft-Teams veranstalten - das gehört mittlerweile zum kleinen Einmaleins des Büroalltags. Doch wie und wo ist es sinnvoll, die Ergebnisse des Meetings festzuhalten? Einmal mehr: Es kommt ganz darauf an.

Bald, sehr bald, wird es in Teams auch die Transkription auf Deutsch geben. Dann wird mit jedem aufgezeichneten Meeting auch ein durchsuchbares Textfile angelegt. Was braucht man da noch ein Protokoll? Ich wage die Behauptung, dass man dennoch wie gehabt Ergebnisse und Aufgaben protokollieren wird. Denn das Suchen in den Volltextaufzeichnungen wird wohl nicht so geschmeidig sein, wie wir uns das vielleicht erhoffen. Also brauchen wir wohl auch weiterhin klassische Ergebnisprotokolle. Zum Beispiel für diese drei Szenarien:


Szenario 1: Einmalige Veranstaltung mit KollegInnen, mit welchen wir sonst nichts zu tun haben


Whiteboard im Chat

Jede Teams-Besprechung wird im Chatfenster abgelegt und hat Besprechungsnotizen und ein Whiteboard.Letzteres wurde in der App kürzlich deutlich aufgerüstet und ist jetzt auch als Whiteboard in der Besprechungsnotiz nutzbar (bis vorletzte Woche habe ich an dieser Stelle immer noch eine Fehlermeldung bekommen). 
Neu: Whiteboard-App ist in Teams integriert
Rechts im Bild sehen Sie die sehr sparsamen Werkzeuge, die Whiteboard unter Teams zur Verfügung stellt. Es sind wirklich nur Stifte, die nur mit einem entsprechenden Tablet - ebenfalls mit Stift - sinnvoll nutzbar sind.

Ganz anders sieht das in der ebenfalls kürzlich überarbeiteten und erweiterten Whiteboard-App aus. Sie ist wirklich umfangreich geworden und bietet u.a. ein Notizenraster, das Kanban-mäßiges Brainstorming ermöglicht und auch gut mit Tastatur und Maus bedient werden kann.

Das Whiteboard bleibt beim Chat verortet, kann aber auch über die App auf anderen Geräten geöffnet und weiterbearbeitet werden. Das ist im Alltag sehr viel nützlicher, als es jetzt klingt. Einen kleinen Nachteil allerdings gibt es: Für die Whiteboard-App ist eine Microsoft-Anmeldung erforderlich.

Besprechungsnotiz im Chat

Besprechungsnotiz im Chat: Layout wie Wiki-Seite


In den Besprechungsdetails finden sich auch die Besprechungsnotizen, die wie ein gemeinsamer Notizblock zu verstehen sind (das hat mit OneNote nichts zu tun - die Namensgleichheit "Besprechungsnotizen" ist vielleicht einer mangelnden Phantasie der Entwickler geschuldet). Sobald hier Notizen begonnen werden, ist dies im Chatfenster sichtbar - alle BesprechungsteilnehmerInnen können mitmachen. Achtung: Alle diese Informationen liegen "nur" im Kalendereintrag in den Chatverläufen.

Hinweis im Chatfenster auf Besprechungsnotizen


Szenario 2: Regelmäßige 1:1-Besprechung


Bei allem, was regelmäßig stattfindet, propagiere ich OneNote. Ganz besonders dann, wenn Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammengetragen werden sollen. Wenn OneNote schon im Einsatz ist, kann man das bestehende OneNote-Notizbuch einfach als ganzes Buch oder auch als einzelnen Abschnitt als separate Registerkarte in Teams integrieren.

Aber Achtung: Nur das Anhängen ändert nicht die Zugriffsrechte! Wird das Notizbuch auf OneDrive gespeichert und dann vom Besitzer des OneDrive als Registerkarte definiert, erhalten die Teammitglieder nur dann Zugriff, wenn sie auch auf das in OneDrive verortete Dokument berechtigt sind. Deshalb ist es schlauer, das Notizbuch in die gemeinsame Dokumentenablage der Team-Website zu verschieben, ehe man sich hier im Freigabedschungel verliert. 

Und wenn es noch gar kein Notizbuch gibt, ist es sogar noch leichter: Denn jede Teamwebsite hat bereits ein Notizbuch integriert. Man kann es also einfach "aufschlagen" und verwenden. Zu finden ist es unter dem Namen "Notizbuch für <Name des Teams>".

Wie man mit OneNote protokollieren kann, finden Sie übrigens hier.

Szenario 3: "große Show" - eigenes Dokument mit CI-nötig


Manchmal reicht das formfreie Zusammenfassen der Ergebnisse in OneNote nicht aus, z.B. wenn ein "richtiges", also offizielles Protokoll erforderlich ist. Das könnte dann ein mehrseitiges Dokument mit Logo und allem PiPaPo sein. Bezeichnend dabei ist oft, dass es von mehreren Menschen gemeinsam erstellt wird und auch durch mehrere Korrektur-, Ergänzungs- und Freigabezyklen geht. Das alles per E-Mail-Anhang zu erledigen, ist ein wahres echtes Ressourcengrab!

Deshalb empfiehlt sich hier die Ablage in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek, die das gemeinsame und gleichzeitige (!) Bearbeiten ermöglicht. Samt automatischer Versionierung. Ist das Freigabe-Prozedere festgelegt, kann man auch darüber nachdenken, einen entsprechenden Workflow zu definieren. Letzteres hat nichts mit Teams oder Office 365 zu tun, es sind klassische SharePoint-Funktionen. Die geraten - sehr leider gerade etwas aus dem Fokus.

Ziel


Die große Frage bei aller Dokumentation ist natürlich immer: Zu welchem Zweck schreiben wir das alles auf? Wie lange hat das Gesagte Relevanz? Und dann sind da noch die berühmten drei Fragen des Wissensmanagements:
  1. Werde ich wissen, dass ich das habe?
  2. Werde ich (zumindest in etwa) wissen wo?
  3. Werde ich mit vertretbarem Aufwand drankommen?
Natürlich sollten Sie auch in zwei Jahren noch dreimal entschieden "Ja!" sagen können! Es würde mich freuen, wenn Ihnen meine oben genannten Tipps helfen, dass Ihnen das auch gelingt.


Ergänzung

Seit dem 18. Mai 2020 sieht man bei Besprechungen in Teams nun neun Teilnehmende und das Handzeichen ist da! Genau rechtzeitig zu diesem Post eingeführt.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

OneNote Prinzipien: Zugriffsrechte und Speicherorte

OneNote ist praktisch – ohne jeden Zweifel. OneNote ist auch einfach und intuitiv zu bedienen… Ja… so am Anfang. Doch früher oder später kommen Fragen wie: - wer genau hat eigentlich wie Zugriff auf die Daten? Wie ist das mit Synchronisation zwischen Büro-PC und Smartphone oder iPad? Wie funktioniert OneNote auf dem SharePoint? Auf diese Fragen findet sich die Antwort nicht ganz so leicht. Ich versuche hier die nicht ganz so offensichtlichen Zusammenhänge deutlich zu machen und "gern genommene" Fallen zeigen.

Protokolle in OneNote - neue Ideen für's neue Jahr

Protokolliert Ihr Team seine Besprechungen in OneNote? Das geht einfach, schnell ist teamfähig und hat eine exzellente Suchfunktion. Die beliebte Fragen "Wann haben wir eigentlich beschlossen, dass..." ist so schnell beantwortet. Darum wird OneNote an dieser Stelle immer beliebter. In meinen Seminaren dazu sind gute Ideen entstanden, die ich hier weitergeben will.

Leitlinien-Werkstatt für Microsoft-Teams

Mittlerweile hat Microsoft Teams in sehr vielen Unternehmen einen Platz gefunden. Es bedient den Wunsch nach schneller Kommunikation und gemeinsamer Datei-Bearbeitung. Und spart damit Zeit und unnötige Prozessschleifen. Oder? 

Beispiel für eine Partyplanung mit Scrum

Wer sich neu mit Scrum beschäftigt, ist vielleicht überwältigt von den ganzen Fachbegriffen. Dann sieht man vielleicht gar nicht, wie einfach die einzelnen Elemente von Scrum sind. Deshalb hier ein einfaches Beispiel für die Vorbereitung einer Party mit Hilfe von Scrum.

Die Krankheit des Besser-Wissens! Drei powervolle Fragetechniken und eine Haltung zur Heilung.

Kennst Du das: Du betrittst einen Raum und bist Teil einer Situation, hörst eine Problembeschreibung, siehst eine Aufgabe oder liest eine Anfrage. Auf jeden Fall weisst Du mit einem Blick, einem Satz, einem Augenzwinkern sofort Bescheid. Du weisst: um was es geht was das Problem ist wieso das passiert ist was als Nächstes passiert und oft auch was dann (nicht) zu tun ist So wie mit dem Video hier: Ziemlich klar oder? Was für Gedanken gehen Dir durch den Kopf? Vielleicht sowas wie Oh weh!, Unfall!,  gibts Verletzte?  Oder Gehts denen gut? Wo ist das passiert? Viel Spass beim Flottmachen! Etc, etc... Auf jeden Fall aber: Was für ein Malheur! - oder irgend etwas Anderes in der Art. oder? Anderes Beispiel. Schau Dir mal folgendes Bild an und les im Geiste die beiden Reihen vor: A-B-C 12-13-14 oder? Unser Geist beruft sich auf sein Wissen und gibt uns in sekundenschnelle seine Annahme, seine Interpretation, seine Projektion der Wirklichkeit ein. Und die ist in dem Video oben nunmal ein ve

Nur was sichtbar ist, kann gemanagt werden

Ihr steckt fest? Langsam wird’s brenzlig? Ihr wisst nicht so recht, was tun? Kleiner Tipp: Nur was sichtbar ist, kann gemanagt werden.