Microsofts Wolkenkuckucksheim - Mein Erklärmodell für SharePoint, Teams, OneDrive und OneNote

"Was ist eigentlich der Unterschied zwischen OneDrive, OneNote und SharePoint?" Diese Frage wird mir mir schon seit meinen ersten Workshops zu Microsoft 365 gestellt. Mein heimlicher Gedanke damals war: "Super, solange es diese Frage gibt, ist mein Job sicher!" :) Geantwortet habe ich: "Es ist verständlicher, wenn wir die Gemeinsamkeiten betrachten: Alle drei sind von Microsoft. Alle drei eignen sich zur digitalen Zusammenarbeit." Bleibt allerdings die Frage: Was benutzt man wofür? 

Diese Frage ist wichtig und weitreichend und führt in die Tiefen der Zusammenarbeit mit Microsoft-Produkten. Im Versuch, griffig darauf zu antworten, entwarf ich mit der Zeit das folgende Erklärmodell, das mittlerweile vielen Menschen geholfen hat, die abstrakte und stellenweise unübersichtliche Landschaft der unterschiedlichen Apps richtig einzuordnen. Darf ich vorstellen?

Das Microsoft-Haus

Ihr Unternehmen hat sich in Microsoft City ein Haus gemietet. In diesem Haus gibt es öffentliche Bereiche, in die alle Personen gehen können, die zu Ihrer Organisation gehören. Ein solcher Bereich kann das Intranet sein. Oder auch Öffentliche Teams. Diese Bereiche sind vergleichbar mit den Vortragsräumen  eines Unternehmens oder auch mit der Kantine.

Das Microsoft-Haus

Privates, öffentliches oder organisationsweites Team

Wenn Sie in Teams ein Privates Team erstellen, wird Ihnen (vom System oder dazwischengeschaltet einem Administrator) in diesem Haus einen Raum zugeteilt. In diesen Raum laden Sie nun jene Personen ein, die Sie dort brauchen oder haben wollen. Nur diese eingeladenen Personen können dann den Raum sehen und betreten. Vergleichbar ist das mit Werkstätten oder Besprechungszimmern, zu welchen nur ausgewählte Mitarbeitende Zugang haben (sollen oder dürfen). Dort können diese sich dann treffen, sich besprechen und gemeinsam arbeiten, z.B. Dateien gemeinsam bearbeiten, Listen pflegen, sich austauschen, etc. 

Das Private Team ist der Regelfall. Ein Sonderfall dagegen ist das Öffentliche Team, das ALLEN Mitgliedern einer Organisation offensteht - wer mag, kann also beitreten. Das kann ein Team sein, in welchem Menschen über Neues aus der M365-Welt sprechen oder eines, in dem ein Stadtlauf organisiert wird. Der Möglichkeiten sind da viele.   

Wenn Sie Administrator sind, können Sie auch ein Organisationsweites Team erstellen. In einem solchen Team sind automatisch alle Mitglieder der Organisation dabei (unabhängig von einer Einladung, heißt: ob die Personen wollen oder nicht). Empfehlenswert ist diese Option z.B. für kleinere Organisationen, die sich ein Intranet (und dessen Aufwand für Betrieb und Administration) sparen wollen. 

Bei all diesen Team-Typen gilt: Sie können den Typ Ihres Team im Nachgang immer nachträglich noch ändern.

Ein Team ist also (auch) ein Ort im Microsoft Haus. Alle Dateien, die Sie in einem Team teilen, liegen im Kanalordner, der sich wiederum in der Dokumentbibliothek des Teams auf SharePoint befindet.

Dateien im Chat

Wenn Sie im Chat eine Datei teilen, haben Sie (neuerdings) die Möglichkeit, zu wählen, welche Berechtigungen diese Datei hat.

Berechtigungen für eine im Chat angehängte Datei

Wichtig hierbei ist: Die Datei, die eine Person von ihrem Computer im Chat hochlädt, wird im OneDrive-Ordner "Teams-Chat-Dateien" DIESER Person gespeichert. Die Datei bleibt also deren Besitz. Dadurch kann die Person, die die Datei hochgeladen hat, auch die Freigabe dafür jederzeit wieder ändern! Und auch wichtig: Verlässt die Person das Unternehmen (und damit den Chat), verschwindet die Datei nach 30 Tagen aus dem Chat!

Für unser Erklärmodell des Microsoft-Hauses bedeutet das, dass der Chat also nicht mit einem Raum, sondern eher mit einem Stehtisch in der Café-Ecke in einem Raum vergleichbar ist ("Lass uns das mal kurz hier am Stehtisch besprechen, das ist schnell erledigt und morgen nicht mehr so relevant."). 

In solchen spontaneren Kurzbesprechungen holt man ja gelegentlich ein Dokument aus seinem Zimmer, das man zur Erläuterung braucht. Aber deshalb gehört das Dokument noch lange nicht allen - auch wenn die Gesprächspartner:innen draufschauen und vielleicht auch bearbeiten können.

Was im Chat bearbeitet wird, liegt in OneDrive

OneDrive: Mein Zimmer, meine Regeln

Wichtig ist, dass für OneDrive das gilt, was auch in einem ordentlichen Haushalt gilt: Mein Zimmer, meine Regeln. Heißt für unser Microsoft-Haus: Alles, was Sie in OneDrive ablegen, gehört erst mal Ihnen alleine und Sie entscheiden, was Sie wie damit tun. Sie können es z.B. mit Kolleg:innen teilen; zum Bearbeiten oder auch nur zur Ansicht. Die Möglichkeiten, die Sie dabei haben, sehen Sie in der Abbildung oben /1/. Und Sie können Ihre Wahl jederzeit auch wieder ändern. Ihre Datei - Ihre Regeln.

Das gilt natürlich auch für alle OneNote-Notizbücher die als Datei (!) in Ihrem OneDrive verortet sind.

OneNote - das Notizbuch für mich oder das Team

OneNote ist ein wunderbares hochperformantes digitales Notizbuch, das Sie sowohl für Ihre eigenen Notizen als auch im Team verwenden können. 

Sowohl in OneDrive selbst als auch in jedem Team ist standardmäßig ein Notizbuch hinterlegt. Im Team erscheint es mittlerweile auch automatisch als eigene Registerkarte mit der Bezeichnung "Notes". Darin werden die Abschnitte entsprechend der Kanäle des Teams angelegt.

Die automatisch erscheinende Registerkarte Notes in Teams

Dieses Notizbuch liegt als Webseitenobjekt auf der Website des Teams.

Ihr eigenes, persönliches OneNote-Notizbuch wird in der Regel bei Installation automatisch angelegt und findet sich als Datei auf OneDrive, das mit der Syntax "Ihr Name @ Ihre Organisation" gespeichert wird./2/ 

Also:

OneDrive ist ein Speicherort für einzelne Nutzer. OneNote ist eine Datei, die dort abgelegt wird./3/ Was ist dann aber SharePoint? Ich vergleiche es mit dem Beton des Hauses. Denn die Dateien in Teams liegen direkt auf SharePoint. Also gewissermaßen die Werkmaterialien. OneDrive ist ein Teil davon. Das sehen Sie manchmal in der Adresszeile: "mysharepoint/personal/<e-mail-adresse>, weshalb ich finde, dass MySharePoint ein besserer Name wäre als OneDrive.

Hier mal keine Links

Warum? Weil zu diesen Themen hier im Blog schon viel geschrieben wurde, so dass Sie mit der Suche besser fahren, wenn Sie weiterführende Infos brauchen. 😉

 

Anmerkungen

• /1/ Allerdings ohne "Zurzeit in diesem Chat befindliche Personen".
• /2/ Oder - gelegentlich - sehr ähnlich bezeichnet.
• /3/ Bzw. abgelegt werden kann. Manchmal werden die Dateien auch an anderen Orten abgelegt. Doch das ist ein anderes Thema...