In einer Teams-Besprechung können Sie PowerPoint live und Excel live nutzen. Beides ist praktisch, jedoch keineswegs das Gleiche. Beim Teilen laufen völlig unterschiedliche Prozesse ab. Und dann gibt es noch Whiteboards, für die wieder andere Regeln gelten. Hier ein kleiner Leitfaden.
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| Quelle: Microsoft Archivbild |
PowerPoint live
Seit langem schon gibt es die Möglichkeit, über PowerPoint live Präsentationen in laufenden Besprechungen zu teilen. Das lässt sich einerseits aus der Besprechungs-Oberfläche, andererseits auch aus PowerPoint heraus starten. Vorteil dabei: der Referent (ja, ich meine natürlich auch die Referentinnen!) sieht dabei auf einem Bildschirm die Referentenansicht der Präsentation mit Notizen und Vorschau, andererseits auch die Kamerabilder der Teilnehmenden. Wie alle wissen ist PowerPoint zum Vorzeigen gedacht. Allerdings kann auch die Steuerung übergeben werden und jeder, der mit Referentenrecht in der Besprechung ist, kann die Steuerung aktiv übernehmen.
Wichtig ist dabei eine Kleinigkeit: In der Standardeinstellung können alle Teilnehmenden beliebig in der Präsentation vor- und zurückblättern. Kein Referent mag das! Mit einem Klick auf das Symbol "Vorschau" können Sie das unterbinden.
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| Vorschau heißt: Teilnehmende können frei in der Präsentation navigieren |
Außerdem gibt es noch eine sehr spannende Funktion: hinter dem Drei-Punkte-Menü am unteren Bildschirmrand verbirgt sich die Möglichkeit, sich die Folien direkt übersetzen zu lassen. Und zwar jeder Teilnehmende für sich! Niemand bekommt davon etwas mit. Während des Vortrages können an den Folien Annotationen gemacht werden. Beim Schließen der Präsentation werden diese wahlweise gespeichert oder verworfen.
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| Übersetzungen und Stifte in PowerPoint live |
PowerPoint live ist also sehr komfortabel insbesondere für Referenten, die gerne alles auf einem Bildschirm sehen möchten. Die Datei wird nur gezeigt, nicht freigegeben.
Excel live
Anders verhält sich das bei Excel live. Wird eine Excel-Datei in einer Besprechung via Excel-live geteilt, erteilt man damit alles eingeladenen Personen (Achtung: nicht anwesende, eingeladene!) Schreibrecht auf dieser Datei. Und zwar dauerhaft. Die Berechtigung erlischt nicht nach dem Meeting! Wenn Sie das bei einer Datei, die Sie besitzen, ändern möchten, müssen Sie dieses in der Datei über das Menü "Zugriff verwalten" entsprechend entfernen.
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| Freigabe für Excel live |
Whiteboard
Das Whiteboard hat vor wenigen Monaten ein Makeover bekommen. Drei wichtige Funktionen sind hinzugekommen: "Folge mir", Timer und, als letztes, die Kommentare, die jetzt auch die Erwähnungen unterstützen. Falls Sie dazu gern mehr wissen wollen, schreiben Sie es mir in die Kommentare hier am Blog, dann mache ich das.
Wenn über den Teilen-Button ein Whiteboard gestartet wird, kann die Person, die es gestartet hat, wählen, ob ein neues Whiteboard oder ein bestehendes geteilt werden soll.
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| Ein Whiteboard in einer Teams-Besprechung starten |
Die Zusammenarbeit ist immer gemeinsam. Das funktioniert auch organisationsübergreifend. Alle am Whiteboard beteiligten Personen finden es in ihrer eigenen Whiteboard-App auf M365. Außerdem ist das Whiteboard auch immer im Teams-Kalender mit der Besprechung verknüpft. Auf der Detail-Seite des Termins ist das Whiteboard als Registerkarte sichtbar. Tipp: dort lässt es sich auch für eine Besprechung vorbereiten. Wenn das gemacht wurde, startet dieses vorbereitete Whiteboard direkt, wenn ein Whiteboard in der Besprechung aufgerufen wird.
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| Das Whiteboard in der Detailansicht im Teams-Kalender |
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