Direkt zum Hauptbereich

Arbeiten Sie schon oder suchen Sie noch? Die Suche in Outlook und Teams schlau nutzen

"Wer nach dem Suchen noch scrollt, hat noch nicht zu Ende gefiltert!" So schrieb ich hier kürzlich./1/ Heute zeige ich die mächtigen und meist unbekannten Filtermöglichkeiten, die uns suchen helfen. Denn: Der heutigen Informationsflut kommt nur bei, wer schlau sucht.

Wenn es um Microsoft Teams geht, höre ich immer öfter den fast schon verzweifelten Ausruf: "Das ist ja so eine Katastrophe - wer soll denn da den Überblick behalten?!"

Ich antworte in der Regel: "Gar nicht - richtig suchen." Oder auch: "Kein Mensch räumt das Internet auf." 

Oft genug suchen wir heute noch so, als würden wir vor zehn Quadratmetern Aktenschrank stehen. Oder so, wie wir es in der hierarchischen Explorer-Ordnerstruktur "gelernt" haben. Nämlich im Ausschlussverfahren: 

Alles anschauen, vieles davon ausschließen, manches in die engere Wahl nehmen, genauer anschauen, verwerfen... um dann irgendwann bei der Stecknadel im Heuhaufen anzukommen - wenn wir Glück haben oder gut oder schlicht langmütig sind.

Das funktioniert aber heute nicht mehr - zumindest nicht mehr gut. Denn: Es dauert viel zu lange. Viel zu oft schauen wir dabei Informationen an, die eben nicht die sind, die wir suchen.

Das Bild für den neuen Weg ist der Archivar: Ein freundlicher Mensch, der mir nach meinen Angaben das Gesuchte herausholen wird.


Heißt natürlich auch: Je genauer ich weiß und vor allem beschreiben kann, was ich suche, desto kleiner ist der Stapel, den der Archivar mir zurückbringt. 

Meistens geben wir ein Substantiv in das Suchfeld ein, drücken "Enter", hoffen das Beste und fangen dann zu scrollen an und uns durch Berge von Inhalten zu arbeiten, die es eben oft genug nicht sind. 

Das ist nicht zielführend. Man braucht genauere, detailliertere Details und Angaben, um genauer (=zielgerichteter) suchen zu können.

Suche in Outlook

In Outlook suchen wir meist im Schrotschuss-Prinzip: Das Suchwort wird in allen Feldern gesucht, also im Text, in der Signatur, in den Anlagen (!), in allen Adressfeldern... 
 
Dabei wüssten wir meist genau, wo gesucht werden soll. Sie und ich wissen, ob "Meierhuber" der Absender, der Empfänger oder Teil des Betreffs ist. Und das ließe sich leicht einsteuern. Beziehungsweise eben: Filtern.

Wer eine aktuelle Outlook M365 Version hat, hat sich vielleicht schon einmal gewundert, dass die Suche plötzlich nach oben in die Titelleiste gesprungen ist. Doch das ist nicht die Neuerung, die uns den neuen Komfort bringt. Was es WIRKLICH bringt, versteckt sich hinter einem unscheinbaren Pfeilchen:

Aktivieren der Suchfelder in Outlook 365

Betägigen wir diesen Schalter, macht sich ein Formular auf, in dem wir spezifisch filtern können: "Meierhuber" wird da entweder im Feld "Von" oder "An" oder "Betreff" eingetragen.

Auch in älteren Outlook-Versionen ist diese Funktion schon vorhanden, nur noch besser versteckt: Wenn man den Cursor in das Suchfeld setzt, öffnet sich das Menüband der Suchtools. Dort gibt es ein grünes Kreuz "Weitere". Damit lassen sich die Suchfelder auch anzeigen und gezielt für unsere Suche nutzen.

Aktivieren der Suchfelder in Outlook 2016

Suche in Teams

Auch Teams bietet Filterfunktionen an, die (leider) allzu oft übersehen werden. Das liegt daran, dass sie nicht zu sehen sind, wenn man nach der Suche direkt auf die Schnellauswahl geht. 

Erst mit "Enter" nach dem Suchbegriff erscheint die Ergebnisliste am linken Feld. Dieses Feld ist dreigeteilt: Nachrichten, Mitglieder und Dateien. 

Jeder dieser Teile hat seinen eigenen Filterbereich. Wenn Sie eine Datei suchen, wissen Sie mehr als nur ein Stichwort (zumindest in der Regel). Sie wissen beispielsweise, dass es sich um eine Excel-Mappe handelt und dass es von Paul bearbeitet wurde. Alle diese Informationen lassen sich im Filterbereich nutzen, indem man sie entsprechend einträgt bzw. auswählt. 

Wenn Sie diese Such-Möglichkeiten nutzen, sollte die Ergebnisliste kurz genug sein, damit Sie nicht scrollen müssen.

Suchergebnisfilter in Teams

"Wo um alles in der Welt kann das sein?" Verzweifeln Sie nicht in dieser Art. Sondern fragen Sie sich stattdessen: "Welche Detailinformationen habe ich? Was fällt mir alles zu der gesuchten Information ein, um sie von den anderen zu unterscheiden?" 

Dann können Sie alle diese Dinge vertrauensvoll Ihrem technischen Archivar erzählen. Und er wird gerne seinen Job erledigen und Ihnen eine kleine und genaue Auswahl bringen, was Sie benötigen. Und eben nicht mit der Sackkarre voller Unwichtigkeiten.


Anmerkungen

/1/ Sigrid Hess:  Microsoft Teams aufräumen - für mehr Übersicht (teamworkblog.de) vom 18.01.2021

/2/ Zur Suche in Outlook: Sigrid Hess Suche in Outlook effizient nutzen (teamworkblog.de) vom 07.09.2015

 

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Wie lassen sich Ergebnisse definieren? - Drei Beispiele (WBS, CBP und BDN)

Ich habe schon darüber geschrieben, warum das Definieren von Ergebnissen so wichtig ist. Es lenkt die Aufmerksamkeit des Projektteams auf die eigentlichen Ziele. Aber was sind eigentlich Projektergebnisse? In diesem Beitrag stelle ich drei Methoden vor, um leichter an Ergebnisse zu kommen.

Teamleitungen gesucht

Was macht Teams erfolgreich? Kann man das lernen? Ab Herbst starten unsere Kurse für aktuelle und künftige Teamleitungen. Jetzt gibt es die Gelegenheit, den Kurs zu testen.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Microsoft Copilot - Notebook, Pages, Agents und mehr

Es tut sich sehr viel an der Copilot Front. Gefühlt entwickelt Microsoft mit aller Kraft die KI-Anwendung weiter. Mit dem letzten Update hat sich die Microsoft-Startseite stark verändert. Hier zeige ich, was sich hinter all den Begrifflichkeiten verbirgt und was davon alltagstauglich ist.

Nachschau zum Lean Coffee-Spezial "Agil einfach machen" (Interaktive Buchvorstellung)

Bei unserem Lean Coffee-Spezial Ende Mai waren wir von Lean Coffee Karlsruhe/Frankfurt Zeugen einer Buchvorstellung, doch nicht nur das – natürlich gab es auch einen nicht unbeträchtlichen Anteil an eigener Aktion, denn bei unseren Spezialterminen ist traditionell „Teilgabe“ angesagt. Das Autorenduo Christian Baron und Janick Oswald zeigte uns, was es mit „Agil einfach machen“ auf sich hat.  

Wenn es mal gerade etwas schwierig bei Kund:innen wird… Zwei Fragen, die uns helfen, unsere Strategie mit unseren Kund:innen abzusprechen.

Seit 2024 organisieren Bob Galen und ich eine Masterclass für agile Coaches. Wir möchten die Ausbildung von agilen Coaches verbessern und ihnen Techniken mitgeben, mit denen sie bei ihren Kund:innen etwas einfacher haben. Bisher haben wir in vier Durchgängen mit jeweils 14 Modulen ungefähr 70 Extraordinarily Badass Agile Coaches ausgebildet (/1/). In diesem Blogpost möchte ich ein paar Erfahrungen und simple Techniken aus der Masterclass teilen, wie wir unsere Strategie besser abstimmen können. Sie beschränken sich nicht auf agiles Coaching – das ist nur das Setting.

Kleine Organisationsveränderungen, die direktes Feedback erzeugen

Große Veränderungen sind in einer Organisation schwer zu messen. Oft liegt zwischen Ursache und Wirkung ein langer Zeitraum, sodass die Umsetzer:innen nicht wissen, was genau gewirkt hat. Hier ist eine Liste mit kleinen Maßnahmen, die schnell etwas zurückmelden.

Schätzungen sind schätzungsweise überschätzte Schätze

"Wer viel misst, misst viel Mist." Zumindest ist diese Gefahr gegeben. Entweder misst man z. B. Mist, weil man zu früh zu KPIs zur Messung von Ergebnissen greift, oder aber man greift zu den falschen KPIs, die gar nicht das messen, was man wissen möchte. Einst war agiles Arbeiten der alternative Ansatz, aber inzwischen gibt es auch für einige Details dessen, was in Konzernen als "agil" praktiziert wird, einleuchtende alternative Ideen, die bis heute noch nicht so richtig auf die große Bühne vorgedrungen zu sein scheinen. 

Agil sein heißt nicht, unternehmerisch zu denken

 Die Diskussion, ob Agilität ein „Hype“ war, der nun vorüber ist. Ob wir schon im „Post-agilen Zeitalter“ leben. Und wenn ja, wer dafür verantwortlich ist: diese Diskussion nehme ich jetzt schon seit etwa anderthalb Jahren wahr, und sie geht auch aktuell weiter. In meiner Branche wird Agilität weiter gebraucht Ich bin in der speziellen Situation, dass ich beruflich aus dem öffentlichen Dienst komme und auch seit meinem Ausscheiden vor 15 Jahren weiterhin vor allem Kunden im öffentlichen Bereich berate. Also auf einem Parkett, das normalerweise nicht mit den Anliegen des Agilen Manifests verbunden wird: der Produktion von Software für gewerbliche Kunden in einem unsicheren Umfeld. Auf diesem scheinbar „exotischen“ Feld hat sich in den vergangenen sechs bis acht Jahren bei vielen Verwaltungen die Erkenntnis verbreitet, dass agile Vorgehensweisen bei den anstehenden Transformationen für sie sinnvoll sein können. Denn auch Projekte z.B. die „Digitalisierung der Verwaltung“ (ein völlig ...