Microsoft Teams aufräumen - für mehr Übersicht

Am Anfang eines neuen Jahres haben viele den Wunsch Ordnung zu schaffen. Dann wird geschreddert, archiviert und gelöscht. Doch wie geht das alles bei Microsoft Teams? Wie werden Sie hier überflüssig gewordenes wieder los? Ein sicherlich unvollständiger, aber hoffentlich hilfreicher Überblick.

Microsoft Teams - wie Sie Dinge loswerden

Team löschen

Ein ganzes Team kann nur mit Besitzerrechten gelöscht werden. Wenn es nicht mehr relevant ist, das Projekt abgeschlossen ist, und die Dokumente mit Archivwert in eine dauerhafte Ablage verschoben worden sind, ist das eine sinnvolle Sache. Es ist ein gutes Vorgehen für Projekte, die befristet sind. Klick auf das Punktemenü - Team löschen.

Team archivieren

Auch Archivieren ist nur mit Besitzerrechten möglich. Die Funktion ist schwerer zu finden: Zuerst gehen Sie in die Teams-Einstellungen (Zahnrad unten, beim Eintrag "Team erstellen"), dann ins Punktemenü des jeweiligen Teams. Die archivierten Teams werden unterhalb in einer separaten Liste angezeigt.

Ein archiviertes Team "ruht" sozusagen. Es kann jederzeit wiederhergestellt werden.

Team verlassen

Wenn Sie nicht Besitzer sind, aber mit dem Team nicht mehr arbeiten, können Sie sich im Punktemenü selbst aus der Liste der Mitglieder austragen und somit das Team verlassen.

Team ausblenden

Wenn es nur eine viel zu lange Liste an Teams geworden ist, und das eine oder andere weniger wichtige oder gar unwichtige Team in den Hintergrund treten soll, können Sie diese einfach ausblenden. Klicken Sie dazu auf das Punktemenü und wählen Sie Ausblenden. Den Überblick über Ihre ausgeblendeten Teams finden Sie unterhalb der Teamliste in der reduzierten Gruppe Ausgeblendete Teams.

Kanal ausblenden

Mit dem selben Vorgehen können Sie auch Kanäle ausblenden: Klick auf das Punktemenü, diesmal allerdings am Kanal (!) Ausblenden. Vielleicht sind da Kanäle, die Sie noch gar nicht kennen. Beim Anlegen eines Kanals kann man bestimmen, ob dieser in der Kanalliste der Teams-Mitglieder angezeigt werden soll oder nicht.

Dateien löschen

Alle Dateien, die Sie in Teams hochladen, liegen auf der dem Team zugeordneten SharePoint-Website.

Man kann Dateien in der Teams-Dateiablage löschen - auch wieder mit Klick auf das Punktemenü.

Die Datei liegt danach noch für 30 Tage (Basiseinstellung) im Papierkorb der Website. Sie kann dort entweder endgültig gelöscht oder auch wiederhergestellt werden. Achtung: Wenn Sie einen Beitrag im Kanal löschen, der als Anhang eine Datei hatte, ist die Datei nicht gelöscht! Das Löschen von Dateien geschieht ausschließlich in der Dateiablage.

Chats

Chats löschen

Das ist schnell gesagt: Nein, geht nicht. Nur die eigenen Beiträge innerhalb eines Chatverlaufes können Sie löschen - und das auch nur einzeln, also Chateintrag für Chateintrag!

Dateien löschen - im Chat geteilt

Dateien, die Sie im Chat geteilt haben, liegen in Ihrem OneDrive, dort im Ordner Teams-Chatdateien. Dort können Sie diese löschen oder auch die Freigabe entfernen.

Stummschalten und Ausblenden

Einen Chat stummschalten heißt, dass der Zählpunkt von einem neuen Inhalt nicht aktiviert wird und keine Benachrichtigung erfolgt. Blenden Sie einen Chat aus, wird er im Chatbereich nicht mehr angezeigt. Sie finden ihn jedoch über die Suche und wenn ein neuer Inhalt kommt, erscheint auch der Chat wieder.

Gastzugang löschen

Bis hierher konnten Sie alles auch mit ein bisschen Suchen alleine herausfinden. Doch wenn Sie Gastzugänge haben - also Teams anderer Unternehmen, die in Ihrer Titelleiste zur Auswahl stehen - finden Sie den Ausgang nicht so leicht. Sie können diese tatsächlich nicht aus der Teams-App direkt löschen, sondern müssen über den Browser gehen.

https://myaccount.microsoft.com/

Organisation auswählen

Auf dieser Seite müssen Sie sich einloggen (wenn der Login nicht automatisch übernommen wird) und auf die Schaltfläche "Organisationen" klicken. Dort finden Sie alle Organisationen, die Ihnen einen Gastzugang erteilt haben und Sie können diese auch verlassen.

Wann und warum macht man das?

Verabschieden Sie sich bitte von dem Gedanken, dass Sie Ihr Teams-Konto ähnlich im Griff haben und aufräumen müssten (oder könnten) wie Ihren E-Mail-Posteingang! Sie müssen überhaupt nichts aufräumen!! Darum steht oben auch nur das nackte "So geht es". Nur falls es Sie stört oder Sie das Gefühl haben, den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr zu sehen, dann, und nur dann werden Sie aktiv! Bis dahin ist die Suche und danach das Filtern (!) Ihre wichtigste Funktion in MS Teams.

Faustregel: Wer nach dem Suchen noch Scrollen muss, hat noch nicht zu Ende gefiltert. Doch das ist die Geschichte für den nächsten Artikel.

Die Profi-Tools im Windows-Explorer

Haben Sie bei der Urlaubsvertretung sich manches Mal geärgert, wenn Sie Dateien gesucht haben, die ein Teammitglied abgelegt hat? Die Suche im Explorer funktioniert tadellos, aber manchmal sollte man den Suchbegriff noch ein bisschen genauer fassen können. Z.B. mit UND oder ODER oder NICHT... Das geht so einfach, dann man von alleine kaum drauf kommt:

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