Rasch mal freigeben (lassen) - Microsoft Teams Genehmigungen (Approvals)

Microsoft Teams hat in den letzten Wochen eine wenig beachtete, aber sehr praktische Funktion dazu bekommen: Genehmigungen. Die ist hilfreich, wenn einerseits zwar ein formales OK von einer oder mehreren Personen nötig ist, ansonsten aber kein größerer Genehmigungs-Prozess. Für Protokolle ist das z.B. nützlich. Wie funktioniert das also?

Mögliches Szenario: Es geht um die Beschaffung eines teureren Gerätes, das - dieses eine mal - zu genehmigen ist. Also ausnahmsweise, der Regelprozess ist das nicht. Oder: Das Protokoll einer Sitzung muss freigegeben werden. Das Gremium tagt allerdings nur zweimal jährlich, so dass es keinen Sinn macht oder zu aufwendig ist, diese Freigabe zu automatisieren.

Für solche schwach strukturierten Prozesse sind die Genehmigungen in Teams da.

Vielleicht haben Sie die Icons mit dem Haken in einem runden Pfeil schon entdeckt? Damit starten Sie die Genehmigungsfunktion.

Starten der Genehmigung in einem Posting

Wechseln in den Bereich "Genehmigungen" und starten einer neuen Anforderung

In der Navigationsleiste finden Sie das Modul "Genehmigungen" (siehe Bild). Sie finden es ebenso in den Werkzeugen der Beiträge. Beide Orte habe ich in den Bildern rot gekennzeichnet.

Hat man die Funktion einmal gefunden, erschließt sie sich so gut wie von selbst. Sie geben dem Genehmigungsprozess einen Namen und tragen die Personen ein, die die Angelegenheit freizugeben haben. Sie haben sich zu entscheiden, ob alle Personen das genehmigen müssen oder ob eine Genehmigung ausreicht.

Es lassen sich auch Personen außerhalb der Organisation auswählen. Einzige Voraussetzung: Diese Personenen sind als Gäste im Team eingebunden.

Beispiel einer Genehmigungsanfrage für ein Protokoll. Beide Personen müssen genehmigen.

Auch eine Anlage kann jetzt hinzugefügt werden. Wie gehabt vom Laufwerk hochgeladen, aus Teams-Dateien oder aus OneDrive.

Sie starten den Prozess mit "Senden". Die eingetragenen Personen erhalten nun sowohl eine E-Mail-Nachricht als auch eine Meldung in ihrem Aktivitätsfeed in Teams.

Es ist auch möglich, die Genehmigung im Kanal zu starten. In diesem Falle erscheint sie zusätzlich noch als Posting.

Posting zum laufenden Genehmigungsprozess

Die Genehmigung selbst wird per Klick erledigt, entweder eben bestätigt oder abgelehnt.

Der Vorteil an dieser Sache ist die Einfachheit. Alle Genehmigungen, sowohl die erbetenen als auch die erteilten, finden sich im Genehmigungsbereich in Teams und verbleiben dort auch. Das ist erheblich besser und übersichtlicher als das sonstige Hin und Her mit E-Mail-Anhängen!

Aber Achtung: Wenn es aber ein komplexerer Prozess ist und dabei noch einige andere Parameter zu beachten sind, ist dieses Werkzeug vielleicht zu einfach.

Doch auch dafür gibt es im Microsoft 365-Universum eine Lösung, nämlich "Lists". Das ist ein Relaunch der altvertrauten SharePoint-Listen. Der Vorteil: Diese finden sich auch in Teams und können die hier vorgestellten Genehmigungen nutzen.

Das geht am einfachsten, wenn die Liste in einem Team als Registerkarte angelegt wird. Denn dann sind die Zugriffsrechte gleich mit angelegt.

Wie das im Einzelnen geht, beschreibe ich in meinem nächsten Artikel.

Bis dahin, frohes Schaffen!

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