In der Zusammenarbeit ist ja immer besonders wichtig zu wissen, wie es im Team so läuft. Wenn das Team virtuell arbeitet, ist das eine besondere Herausforderung. Microsoft bietet hierzu neuerdings mit der App "Updates" (deutsch: Aktualisierungen) eine besonders komfortable Hilfe an, die automatisiert turnusmäßige Abfragen ermöglicht.
Auf den ersten Blick konnte auch ich mir ehrlich gesagt wenig darunter vorstellen. Beim zweiten Blick wurde mir das Potenzial aber klar: Immer dann, wenn Sie in einem bestimmten Rhythmus bestimmte Dinge von denselben Personen wissen möchten - und das bisher vielleicht mit einer Serienaufgabe mit angehängter E-Mail-Vorlage gelöst haben - kann die App Aktualisierung das nun elegant für Sie erledigen.
Wenn Sie sich fragen, welche regelmäßigen Abfragen das sein könnten, so denken Sie z.B. an regelmäßige Projektupdates, Schichtübergaben, Wartungsaufgaben oder Anlageninspektionen sein.
Dieser aktualisierende Funktion ist "Forms" und "Genehmigung" sehr ähnlich. Wenn Sie damit schon Erfahrung haben, werden Sie "Updates" rasch nutzen können.
Die Aktualisierung lässt sich direkt in den Kanalbeiträgen veröffentlichen und dort auch starten.
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| Aktualisierungen direkt in den Kanalbeiträgen |
Für den Anfang starten Sie mit einer Vorlage, die Ihren Wünschen am nächsten kommt. Ich empfehle hierzu das "Wöchentliche Update".
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| Auswahl der Vorlagen |
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| Die Standardfragen - können natürlich bearbeitet werden |
Wie immer bei Microsoft sind die Vorlagen nicht so sehr fertig nutzbare Bausteine als vielmehr Ideengeber. Oder ist Ihnen klar, was eine "Schlüsselaktualisierung" sein soll? Mit dem Begriff "Key-Update" kommen wir der Sache schon näher ... Wenn das das nicht so in Ihrem Sprachgebrauch ist, formulieren Sie lieber um.
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Kleiner Wermutstropfen: Die Auswahl der Antworttypen ist beschränkt. Ich vermisse die Bewertung, die bei Forms ja von Anfang an dabei war.
Zum Senden der Aktualisierung gehen Sie weiter auf das nächste Fenster.
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| Turnus und genaue Zeit zur Erinnerung wird eingestellt |
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| Ansicht der Aktualisierung im Kanal |
Nach dem Beantworten und Senden der Fragen wird die Person, die das Update gesendet hat, ebenfalls benachrichtigt.
Wichtig: Die Antworten werden nicht veröffentlicht. Jedes Mitglied hat jeweils nur Zugriff auf die eigene Antwort. Nur der Fragesteller hat Zugriff auf alle Antworten. Und er kann sie auch nicht allen zur Verfügung stellen (zumindest ist das bisher so).
Alle Fragen und auch Antworten können Sie sich anzeigen lassen, wenn Sie die App "Aktualisierungen" an der linken Navigationsleiste aktivieren und auch anheften.
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| Überblick in der App "Aktualisierungen" |
Möchten Sie als Fragesteller einen zusammengefassten Überblick auf einer Seite haben, ist der Weg leider recht umständlich und keineswegs selbsterklärend. Er findet sich in der App "Forms". Dort gibt es einen Link "Alle meine Formulare" - hier können Sie sich, wie in Forms gewohnt - eine Excel-Datei mit dem Ergebnisüberblick herunterladen.
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