Direkt zum Hauptbereich

Microsoft Teams: Was Teambesitzer wissen und entscheiden sollten

Es ist so alltäglich: In MS-Teams ein Team angelegt und - schwupps! - bist du Teambesitzer:in. Doch ist damit schon alles gut und geklärt? Vielleicht. Wenn die Basiseinstellungen passen. Basiseinstellungen? Können "Normal-User" da was ändern? Aber ja! Und das solltest du dir unbedingt auch ansehen. 5 wichtige Fragen mit Einordnung und kompaktem Faktenwissen.

Foto: Microsoft Archivbild

Frage 1 - Priorität eher niedrig: Welcher Teamtyp soll es sein?

Möglicherweise ist dir das noch gar nicht aufgefallen, weil du vermutlich immer ein "Privates Team" anlegst. Und das ist ja auch gut so. Aber wissen solltest du schon: Es gibt unterschiedliche Teamtypen.  

Die Fakten:

  • Zu einem Privaten Team werden die Personen explizit eingeladen.
  • Zu einem Öffentlichen Team kann eingeladen werden, gleichzeitig kann aber jedes Mitglied der Organisation auch selbstgesteuert beitreten. Beispiel: Sport- oder Lerngruppen.
  • Bei einem Organisationsweiten Team (das nur Teams-Administratoren erstellen können) sind alle Mitglieder der Organisation automatisch Mitglied. Ein solches Team kann in kleinen Organisationen das Intranet ersetzen.
  • Alle Teamtypen können später in den Teameinstellungen geändert werden.
Zusatzfrage: Wollt ihr euch eine Konvention um Team-Namen zu bilden geben? 
In manchen Unternehmen beginnen alle Teams mit einem T_  oder einer anderen Kennung.
Meine Einschätzung: den Kennbuchstaben halte ich nicht für nötig. Jedoch eine kurze und klare Bezeichnung, am besten ohne Umlaute und Leerstellen.

Den Namen des Teams solltest du später nicht mehr ändern. Und zwar deshalb, weil es zu unschönen Unklarheiten und Verwirrungen führen kann, weil der alte Name im Hintergrund erhalten bleibt. 

Frage 2 - Priorität sehr hoch: Welche Kanaltypen brauchen wir?

Das ist eine sehr wichtige Frage, die schon bei Anlage des Teams eine große Rolle spielt. Denn: Der Kanaltyp ist im lässt sich später nicht mehr ändern

Die Fakten:

  • Wirklich im Kanal verortet sind nur die Beiträge. Alles, was sich sonst als Registerkarten im Kanal anzeigen lässt, sind nur Verknüpfungen.
  • Ein Privater Kanal enthält einen Teil der Mitglieder des Teams.
  • Ein Freigegebener oder Geteilter Kanal (das ist dasselbe) kann Mitglieder enthalten, die nicht Mitglied des Teams sind. 
  • Es können alle Mitglieder des Teams zum Geteilten Kanal gehören oder nur ein Teil davon.
  • Gäste im Team können nicht zu einem Geteilten Kanal gehören.
  • Weder in einem Geteilten noch in einem Privaten Kanal kann ein Planner-Board als Registerkarte hinzugefügt werden.
  • Weder in einem Geteilten noch in einem Privaten Kanal können Kanalbesprechungen geplant werden. Spontane Kanalbesprechungen sind dagegen möglich.
Zusatzfrage: Wollt ihr euch eine Namenskonvention für Kanäle geben? Wollt ihr Führungsziffern oder vorangestellte Emojis nutzen, um eine Reihenfolge zu definieren?

Frage 3 - Priorität mittel bis hoch: Welche Einstellungen gelten für den Kanal?

Als Teambesitzer:in solltest du dir unbedingt die Einstellungen, insbesondere die Mitgliederberechtigungen des Teams anschauen und mit deinen Mitbesitzern (ja, bitte mindestens immer zwei, besser drei Teambesitzer benennen - und ich höre jetzt auf zu gendern ;)) und Mitgliedern abstimmen. Du findest die Einstellungen bei Team verwalten.

Mitgliederberechtigungen eines Teams - Standard


In der Standardeinstellung sind alle Berechtigungen aktiv. Ich will hier nicht alle betrachten, nur die, über die du wirklich nachdenken solltest.

  • Kanäle erstellen - ja, das würde ich offen lassen. Es sollte aber in euren Leitlinien geklärt sein, wann neue Kanäle erstellt werden.
  • Private Kanäle erstellen: das würde ich deaktivieren. Denn ein Privater Kanal erstellt sich im Hintergrund eine eigene Site - das spart also entgegen landläufiger Meinung nichts verglichen mit einem weiteren Team. Private Kanäle können durchaus sinnvoll sein, sollten aber in den Händen der Teambesitzer bleiben.
  • Kanäle löschen und wiederherstellen: würde ich ebenfalls deaktivieren.
  • Eigene Nachrichten löschen oder bearbeiten: Das ist eine schwierige Entscheidung. Auf manchen Tennants habe ich schon Einstellung gesehen, dass Teambesitzer ALLE Beiträge löschen dürfen. Hui! Das finde ich gefährlich. Aber ich habe auch schon gehört: "Wieso schwierig, ich muss doch Ordnung schaffen können!" Das hat natürlich auch eine gewisse Logik.
    Klar sollte aber sein: Dürfen Nachrichten geändert oder gelöscht werden, können Situationen entstehen, in der jemand sagt: "Das habe ich nie geschrieben!" Andererseits: Wie soll man sonst Flüchtigkeitsfehler korrigieren können? Ich jedenfalls bin selbst noch unschlüssig in dieser Frage. Wenn du eine dezidierte Meinung dazu hast, freue ich mich darüber, wenn du sie in den Kommentaren mit uns teilst.

Frage 4 - Priorität sehr hoch: Welche Dateien bleiben wie lange im Kanal?

Eine der zentralen Funktionen von Teams ist das gemeinsame Bearbeiten von Dateien. Meiner Meinung nach ist die Dateiablage in einem Kanal nicht für die Dauerablage von Dateien gemacht, sondern für jene, die momentan aktiv und in Bearbeitung sind. Wenn du das mit der Papier-Ablage vergleichen möchtest: Es ist eher die Umlaufmappe als der Leitz-Ordner.

Wenn ihr also für die Dateien in den Kanälen ein Durcheinander und im Laufe der Zeit sehr große Datenmengen vermeiden wollt, müsst ihr unbedingt absprechen und regeln, was dort unter welchem Namen eingestellt wird und wann es wieder wohin verschwindet. 

Die Fakten:

  • Alle Dateien, die im Kanal liegen, werden automatisch in dem entsprechenden Ordner auf der SharePoint-Site des Teams angelegt.
  • Alle Dateien können von allen Teammitgliedern und auch Gästen bearbeitet werden.
  • Alle Dateien werden automatisch versioniert.
  • Alle Teammitglieder und Gäste können Dateien löschen.
  • Gelöschte Dateien bleiben für 93 Tage im Papierkorb der Website erhalten.

Frage 5 - Priorität mittel bis hoch: Wann werden Kanäle gelöscht, wann wird das Team archiviert oder gelöscht?

Es soll nicht immer nur mehr werden. "Schon bim Planen das Ende im Sinn haben!" ist eine gute Sache. Also: Werden Teams bzw. Kanäle nur für einen bestimmten Zeitraum angelegt? Wann wirst du das wieder los? Wenn Neues kommen soll, muss anderes auch gehen (können).

Als Teambesitzer kannst du in den Einstellungen bei den Analysen sehen, ob das Team "lebt" oder nicht. Meistens wirst du es auch einfach so wissen. Lösche oder archiviere Teams, die nicht mehr gebraucht werden. 

Die Fakten:

  • Teams lassen sich von Besitzern archivieren und natürlich auch wiederherstellen. Damit ist das Team inaktiv. Die Dateien des Kanals auf der SharePoint-Site können schreibgeschützt werden (empfehlenswert). 
  • Kanäle lassen sich nicht archivieren, nur löschen. Die Dateien des Kanals bleiben aber auf der SharePoint-Site erhalten und müssten dort im Bedarfsfall separat gelöscht werden. 
  • Wenn ein Team gelöscht wird, werden auch alle zugehörigen Dateien gelöscht. 

Falls es über diese Fragen hinaus für dich weitere Fragen zu klären gibt, freue ich mich über deinen Kommentar.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Wie lassen sich Ergebnisse definieren? - Drei Beispiele (WBS, CBP und BDN)

Ich habe schon darüber geschrieben, warum das Definieren von Ergebnissen so wichtig ist. Es lenkt die Aufmerksamkeit des Projektteams auf die eigentlichen Ziele. Aber was sind eigentlich Projektergebnisse? In diesem Beitrag stelle ich drei Methoden vor, um leichter an Ergebnisse zu kommen.

Teamleitungen gesucht

Was macht Teams erfolgreich? Kann man das lernen? Ab Herbst starten unsere Kurse für aktuelle und künftige Teamleitungen. Jetzt gibt es die Gelegenheit, den Kurs zu testen.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Microsoft Copilot - Notebook, Pages, Agents und mehr

Es tut sich sehr viel an der Copilot Front. Gefühlt entwickelt Microsoft mit aller Kraft die KI-Anwendung weiter. Mit dem letzten Update hat sich die Microsoft-Startseite stark verändert. Hier zeige ich, was sich hinter all den Begrifflichkeiten verbirgt und was davon alltagstauglich ist.

Nachschau zum Lean Coffee-Spezial "Agil einfach machen" (Interaktive Buchvorstellung)

Bei unserem Lean Coffee-Spezial Ende Mai waren wir von Lean Coffee Karlsruhe/Frankfurt Zeugen einer Buchvorstellung, doch nicht nur das – natürlich gab es auch einen nicht unbeträchtlichen Anteil an eigener Aktion, denn bei unseren Spezialterminen ist traditionell „Teilgabe“ angesagt. Das Autorenduo Christian Baron und Janick Oswald zeigte uns, was es mit „Agil einfach machen“ auf sich hat.  

Wenn es mal gerade etwas schwierig bei Kund:innen wird… Zwei Fragen, die uns helfen, unsere Strategie mit unseren Kund:innen abzusprechen.

Seit 2024 organisieren Bob Galen und ich eine Masterclass für agile Coaches. Wir möchten die Ausbildung von agilen Coaches verbessern und ihnen Techniken mitgeben, mit denen sie bei ihren Kund:innen etwas einfacher haben. Bisher haben wir in vier Durchgängen mit jeweils 14 Modulen ungefähr 70 Extraordinarily Badass Agile Coaches ausgebildet (/1/). In diesem Blogpost möchte ich ein paar Erfahrungen und simple Techniken aus der Masterclass teilen, wie wir unsere Strategie besser abstimmen können. Sie beschränken sich nicht auf agiles Coaching – das ist nur das Setting.

Kleine Organisationsveränderungen, die direktes Feedback erzeugen

Große Veränderungen sind in einer Organisation schwer zu messen. Oft liegt zwischen Ursache und Wirkung ein langer Zeitraum, sodass die Umsetzer:innen nicht wissen, was genau gewirkt hat. Hier ist eine Liste mit kleinen Maßnahmen, die schnell etwas zurückmelden.

Schätzungen sind schätzungsweise überschätzte Schätze

"Wer viel misst, misst viel Mist." Zumindest ist diese Gefahr gegeben. Entweder misst man z. B. Mist, weil man zu früh zu KPIs zur Messung von Ergebnissen greift, oder aber man greift zu den falschen KPIs, die gar nicht das messen, was man wissen möchte. Einst war agiles Arbeiten der alternative Ansatz, aber inzwischen gibt es auch für einige Details dessen, was in Konzernen als "agil" praktiziert wird, einleuchtende alternative Ideen, die bis heute noch nicht so richtig auf die große Bühne vorgedrungen zu sein scheinen. 

Agil sein heißt nicht, unternehmerisch zu denken

 Die Diskussion, ob Agilität ein „Hype“ war, der nun vorüber ist. Ob wir schon im „Post-agilen Zeitalter“ leben. Und wenn ja, wer dafür verantwortlich ist: diese Diskussion nehme ich jetzt schon seit etwa anderthalb Jahren wahr, und sie geht auch aktuell weiter. In meiner Branche wird Agilität weiter gebraucht Ich bin in der speziellen Situation, dass ich beruflich aus dem öffentlichen Dienst komme und auch seit meinem Ausscheiden vor 15 Jahren weiterhin vor allem Kunden im öffentlichen Bereich berate. Also auf einem Parkett, das normalerweise nicht mit den Anliegen des Agilen Manifests verbunden wird: der Produktion von Software für gewerbliche Kunden in einem unsicheren Umfeld. Auf diesem scheinbar „exotischen“ Feld hat sich in den vergangenen sechs bis acht Jahren bei vielen Verwaltungen die Erkenntnis verbreitet, dass agile Vorgehensweisen bei den anstehenden Transformationen für sie sinnvoll sein können. Denn auch Projekte z.B. die „Digitalisierung der Verwaltung“ (ein völlig ...