Direkt zum Hauptbereich

MS Teams-Besprechung: Neue Funktionen

Die Online-Besprechungen sind gekommen um zu bleiben. Microsoft hat deshalb nachgesteuert:  Das Whiteboard ist gründlich überarbeitet, es gibt den Moderatorenmodus und die Live-Präsentation wurde spürbar verbessert. Bei den Breakout-Rooms tut sich auch etwas. Schauen wir uns das genauer an.

Der Moderatorenmodus

Sind Sie Ihnen jemals schon aufgefallen, die vier Auswahlfelder beim Bildschirm-teilen?

Damit können Sie sich als Referent mit ins Bild bringen - vorausgesetzt natürlich, die Kamera ist an. Das funktioniert entweder ausgeschnitten vor das Bild gesetzt oder seitlich versetzt dazu. Es variieren die Größe des Kamerabildes und des ansonsten geteilten Bildschirms. Gut für alle nicht kleinteiligen Präsentationen, wenn es für den Vortrag also auch darauf ankommt zu sehen, wer gerade wie spricht und präsentiert.

Den Moderatormodus aktivieren


Wählen Sie zuerst durch Klick den Moderationsmodus Ihrer Wahl und danach das Fenster oder den Bildschirm, das/den Sie anzeigen bzw. teilen wollen.

Selbst wenn Sie den Bildschirm bereits geteilt haben, können Sie die Moderationsmodi noch steuern. Das können Sie in der Präsentationsleiste oben tun, wo Sie die Modi wechseln können. Tipp: Heften Sie die Leiste mit der Pinnnadel rechts an, sonst 'erwischt' man sie manchmal nur schwer (ein bisschen rechts von der Bildschirmmitte an den oberen Rand fahren).

Präsentaionsleiste
Die Steuerleiste während des Präsentierens - rechts die Pinnnadel zum Fixieren


Live-Präsentation

Die Live-Präsentation ist mittlerweile auch ganz passabel brauchbar. Warum das vorher nicht der Fall war? Es gab weder Zeiger, Laserpointer oder auch nur Cursor, mit dem man den Teilnehmenden hätten etwas zeigen können. Das ist nun deutlich besser! Auch sehr charmant und witzig ist, wenn zwischendurch "Applaus", ein "Daumen hoch" oder ein Smiley durch's Bild fliegt. Dann weiß der Referent wenigstens, dass am anderen Ende noch jemand lebt. 

Eine wichtige Sache ist allerdings nachzusteuern: Die Standardeinstellung ist (bis jetzt), dass die Teilnehmenden während des Vortrags frei durch die Präsentation navigieren können. Welcher Referent möchte das haben? Ein  Klick auf das Auge, und Sie haben es unter Kontrolle, was Ihr Publikum wann sieht. 

PowerPoint Live Präsentation - das stilisierte Auge unterbindet das Weiterblättern der Teilnehmenden


Whiteboard

Das Whiteboard ist in der Online-Variante und bei Teams-Meetings komplett renoviert worden! Auch die Überarbeitung der App soll bald folgen. Mittlerweile ist das Whiteboard recht intuitiv bedienbar. Besonders gut gefällt mir das Notizenraster, womit man angenehm moderieren kann. Zum Beispiel: "Schreiben Sie Ihre guten Erfahrungen mit einem Stichwort in das gelbe Notizenraster, die weniger guten in das hellrote". Das ist leicht erklärt und ergibt von vornherein ein aufgeräumtes Bild. Man kann nun auch Haken, Sternchen und andere Reaktionen an den Einträgen anbringen.

Das neue Whiteboard - die Bedienelemente sind links aktivierbar


Breakout-Rooms

Noch nicht überall ausgerollt, aber definitiv am Kommen ist die ersehnte Möglichkeit, Breakout-Sessions vorbereiten zu können. Auch die Möglichkeit, Breakout-Sessions nicht allein vom Besprechungsorganisator administrieren zu lassen und dies auch anderen Teilnehmenden zu ermöglichen, ist bzw. wird nun möglich. Gerade bei größeren Gruppen, die man nicht per Zufall sondern nach eigener Vorgabe aufteilen möchte, war dies in der Vergangenheit schwer umzusetzen. 

Umfragen

Was es zukünftig nicht mehr geben wird sind die Umfrage/Forms-Module in der Besprechung. Doch mal ehrlich: Werden wir sie vermissen? Ich jedenfalls nicht. Denn ich fand sie immer umständlich und eingeschränkt in den Möglichkeiten. Wenn ich in einer Besprechung eine Umfrage machen will, halte ich es ganz simpel: Ich schreibe in den Chat die Frage und lasse mit Smileys darüber abstimmen. Geht schnell und ist transparent. 

Live-Untertitel: Sprache ist jetzt wählbar

Last but not least: Die Live-Untertitel - bisher nur auf Englisch verfügbar - haben nun viele Sprachen zur Auswahl. Wenn Sie die Untertitel über das Dreipunkte-Menü aktiviert haben, finden Sie in der rechten unteren Ecke ein weiteres Dreipunkte-Menü (sehr klein). Dort können Sie die Sprache auswählen. 

Und: Nein, es wird (noch) nicht live übersetzt. Aber man arbeitet daran. Text zu transkribieren und aufzuzeichnen funktioniert (leider) noch immer nur auf Englisch. Achtung: Das muss vorher in den organisationsspezifischen (!) Einstellungen freigeschaltet werden. 

Zwischenfazit 

Teams entwickelt sich rasant weiter. Von der reinen Videotelefonie sind wir schon weit gekommen in Richtung interaktive Zusammenarbeit. Da das Besprechungsmodul im Alltag nach wie vor eine sehr große Rolle spielt, dürfen wir gespannt sein, was noch kommen wird.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Das neue Outlook - One Outlook - erster Eindruck

Microsoft hat ein Problem: Outlook ist nicht gleich Outlook. Da ist das gute alte Outlook in der Desktop-Version. Das ist das, womit fast alle von uns im Alltag arbeiten und worüber ich hier schon oft berichtet habe. Outlook auf dem MAC sieht aber anders aus. Outlook auf Mobilgeräten sowieso. Dann gibt's noch Outlook im Web. Kein Wunder, dass Microsoft das alles entwirren, verschlanken und vereinheitlichen möchte. Gelingt es? Hier die interessantesten Funktionen des neuen Outlooks . 

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

"Denn sie wissen nicht was sie tun ...! Freigeben und teilen in OneDrive und SharePoint und per E-Mail

Neuerdings können Sie bei Ihren E-Mails entscheiden, ob Sie den Anhang als Datei (Kopie) anhängen wollen oder einen Link senden. Doch was kann dieser Link? Wie sicher ist er? Wer kann was damit tun? Lesen Sie hier was sinnvoll ist und was weniger.

Nie wieder Ärger mit Besprechungsserien in Outlook

Erstellen auch Sie Besprechungsserien in Outlook? Ärgern auch Sie sich manchmal darüber, wenn Sie etwas zu ändern haben? Falls nicht, versenden Sie entweder keine wiederkehrenden Outlook-Besprechungen (Serienterminen). Oder Sie ändern nie etwas daran. Dann ist dieser Artikel nichts für Sie. Lesen Sie aber bitte weiter, falls Sie sich schon immer mal gefragt haben, ob es eine Lösung gibt? 

Rebellieren für den Wandel: die 8 Regeln des totalen Stillstandes von Prof. Dr. Peter Kruse

In einem legendärem Vortrag skizzierte Peter Kruse 8 Regeln des totalen Stillstands. Ihm zufolge wurden die Regeln entwickelt, um Managern und Führungskräften dabei zu helfen, Bereiche mit potenziellem Widerstand gegen Veränderungen zu erkennen und Menschen auf strukturierte Weise durch den Veränderungsprozess zu führen.