Man kann sich auch digital verzetteln - unter Office 365 besonders gut

"Papierloses Büro" - momentan wird vielerorts umgesetzt, was im ersten Anlauf vor etwa 15 Jahren noch weitgehend scheiterte - das Non-territoriale Büro. Das heißt: Am Morgen sucht man sich - so man nicht im Home-Office oder beim Kunden ist - einen Arbeitsplatz, der den Erfordernissen des heutigen Tages entspricht, und packt am Abend alle Materialien wieder in einen Container oder Trolley. Die klassische Zettelwirtschaft, oder dicke Pultordner passen hier so gar nicht mehr in die Landschaft. Doch was tun stattdessen?

Ich will hier gar nicht das Für und Wider dieses Arbeitskonzepts beleuchten. Das tue ich wahrscheinlich ein anderes Mal. Heute geht es mir um strukturgebende Maßnahmen für digitale Zusammenarbeit. Denn der Möglichkeiten sind viele - und ebenso viele, irgendwelche Informationen irgendwo zu versenken und sich in den Tools zu verlieren.

Da in den meisten Unternehmen und auch im Privaten Microsoft der Platzhirsch ist, schauen wir uns mal im Vergleich an, was die Landschaft hinter einem Microsoft-Konto so anbietet. Ich betrachte hier das Office 365 Enterprise-Konto, doch die meisten Funktionen bietet auch ein Persönliches Konto. /1/

Wir haben: 

• Outlook, immer noch das zentrale Werkzeug des Informationsflusses
• OneNote, das Werkzeug für "formfreies Wissensmanagement im Team"
• SharePoint, mächtige Plattform mit Akzeptanzschwierigkeiten /2/
• Teams, der Newcomer, wird Skype für Business ablösen und bietet sehr viele Funktionen
• Planner, gut für Gruppenaufgaben, momentan noch ohne Anbindung an Outlook-Aufgaben
• To-Do, eine Aufgabenliste für den persönlichen Gebrauch und auch teilbare Listen. Anbindung an Outlook-Aufgabenliste /3/
• Kaizala, recht neu, eine Art "WhatsApp innerhalb des Unternehmens", soll 2020 in Teams integriert werden /4/

Nicht hier in der Liste sind die immer noch beliebten Kurznotizen oder "StickyNotes", die digitalen Post-its für den Desktop. Denn diese sind - Im Gegensatz zu allem anderen hier - nicht teamfähig.

Vielleicht gehört auch das Whiteboard noch in die Runde... doch das habe ich ja gerade kürzlich vorgestellt. /5/

Was eignet sich nun wofür? Solange sich in den allermeisten Unternehmen damit niemand hauptamtlich auseinandersetzt /6/, bleibt nur Versuch und Irrtum. Vielleicht kann ich für Sie hier die eine oder andere Irrtums-Schleife vermeiden.

Outlook

Nach wie vor und immer noch... Doch der Weg geht dahin, dass Outlook (die E-Mail) wieder zu dem wird, was ursprünglich der Plan war: Kommunikation nach draußen. E-Mail ist als Kommunikations-Plattform im Team gänzlich ungeeignet. Denn Outlook ist nicht teamfähig! Ist es nie gewesen. Die Auswirkung merken wir an überlaufenden Postfächern. Also suchen wir nach E-Mail-Vermeidungsstrategien für das Team.

OneNote

OneNote ist hierfür sicher eine sehr gute Adresse. Es gibt viele Artikel dazu hier im Blog. Für das Vor- und Nachbereiten von Besprechungen ebenso wie als Team-Wiki oder Prozesshandbuch. OneNote ist exzellent zur Papiervermeidung. Nicht zuletzt: Windows - N macht eine "Schnelle Notiz". OneNote passt auch exzellent als Registerkarte in Teams.

SharePoint

OneNote ist keine Dokumentenablage und wird es in diesem Leben auch nicht mehr! Immer, wenn die Information in Form einer separaten Datei vorliegt, die im Team weiterbearbeitet werden soll, ist SharePoint der beste Platz dafür! Gerne mit einem Link nach OneNote. Wenn es sich um ein Read-only-Dokument handelt, kann es auch in OneNote ganz gut aufgehoben sein.

Teams

Wenn etwas das Potenzial hat, unsere Zusammenarbeit zu revolutionieren, dann ist das Teams!

Es vermeidet viele team-interne E-Mails. Die Informationen werden nicht an die Person(en) adressiert, sondern an das Thema. Die Informationsbeschaffung erfolgt dann im Pull- statt im Push-Prinzip. Das setzt allerdings voraus, dass sich jemand damit auseinandersetzt, welche Teams es geben soll, welche Kanäle diese erhalten und welche Registerkarten in welchem Kanal angezeigt sind.

Standardmäßig ist unter "Dateien" immer eine SharePoint-Dokumentenbibliothek angelegt. Neuerdings könenn auch Drittanbieter-Speicher wie beispielsweise Dropbox oder Google-Drive eingebunden werden! Planner und OneNote und vieles mehr kann in Form von Registerkarten angehängt werden. Das ist alles recht selbsterklärend im Handling, doch die Zusammenhänge im Hintergrund sind gelinde gesagt komplex. Als Tool für Online-Besprechungen alleine kann Teams schon punkten!

Planner

Wer Trello kennt, findet sich in Planner schnell zurecht. Aufgaben können gut projektorientiert angelegt werden und auch mehreren Personen zugeordnet werden. Die grafisch gestalteten Übersichten sind sehr ansprechend. Zugesagt, aber im Moment noch fehlend ist eine Schnittstelle zu Outlook, die über den iCalendar-Feed hinausgeht. So lange ist das noch eine "Stand-alone-Lösung". Als Registerkarte in Teams jedoch gut eingebunden.

To-Do

Im Gegensatz zu Planner hat To-Do mehr den Einzelnutzer im Blick, kommuniziert mittlerweile einwandfrei mit den Aufgabenlisten in Outlook und hat sehr schöne Apps für Tablet und Smartphone. In der Online-Version von Outlook für Persönliche Konten ist To-Do direkt integriert als Aufgabenmodul. Sehr schön sind dabei Listen, die man mit verschiedenen Personen teilen kann.

Kaizala

Funktioniert wie WhatsApp - nur eben unter dem Microsoft-Dach und daher auch besser in Unternehmen nutzbar.

Und jetzt?

Da kann einem schwindelig werden? Ja, sicher! Die Frage, wo man denn jetzt welche Information hinpacken soll, ist in der Tat hochkomplex und leider nicht in Form einer Norm oder Verfahrensanweisung zu beantworten. 

Ein Blick in die Historie mag helfen: Wenn wir beim Leitz-Ordner starten: Das ist eine hierarchische Ablage: Hauptordner - Unterordner. 

Genauso kann man das in der digitalen Laufwerksablage abbilden. Genauso kann man das in Outlook machen (ob das gut ist, ist eine andere Frage). Genauso kann man das auf SharePoint machen ( das ist definitiv nicht gut).

Heute stehen wir allesamt vor der Frage: ja was denn stattdessen???

Man kann grob einteilen: 

• Statische Informationen mit oder ohne Aufbewahrungspflicht: Der Prozess ist fertig, die Arbeit ist getan, es muss aufbewahrt werden: SharePoint oder OneNote (dies vielleicht exportiert in ein PDF für die Archivsicherheit)
• Dynamische Informationen - hier geht es um Dinge, die aktiv sind, die laufen, die nachverfolgt werden müssen. Hier eignen sich (vielleicht außer Kaizala) prinzipiell alle vorgestellten Tools. Wichtig ist hier, dass das Team eine Entscheidung trifft: denn "Jede Art der Information geht einen definierten Weg!"
• Persönliche Notizen das sei nun jedem Einzelnen überlassen. Doch auch hier: probieren Sie ein bisschen herum, treffen Sie dann eine Entscheidung und bleiben Sie zumindest eine Weile dabei. Ob das nun eine klassischen Kladde ist, OneNote oder To-Do. 

Ich persönlich habe - seit die Outlook-Integration so perfekt klappt - von der Papierkladde auf To-Do umgeschwenkt. Für mich ist es wichtig, auch unterwegs schnell einige Gedanken festhalten zu können. Daneben habe ich in meinem persönlichen OneNote-Notizbuch einen Abschnitt "Interim" eingerichtet, in welchem ich alles sammle, was ich unterwegs "auflese" um es dann am Desktop-Rechner passend zu verräumen. Taxi-Belege beispielsweise.

Nur soviel Allgemeingültiges sei abschließend gesagt: Man prüfe den Prozess. Wo kommt die Information her, wo geht sie hin? Was sind die Schnittstellen? Wer braucht das wann und wo? Welches Tool hat derjenige? Ohne WLAN und mit einem iPad geht manches nicht, was mit einem Laptop am Netz kein Thema ist.

Testen - beobachten - Entscheidung treffen. Einfacher geht es leider nicht.

Viel Geduld aber auch Spaß beim Entdecken! Ich freue mich über Rückmeldungen.

Anmerkungen:

• /1/ Sigrid Hess: Microsoft Office 365 für Teams - neue Tools, Teamworkblog, erschienen am 21. Aug 2017, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2017/08/microsoft-office-365-fur-teams-neue.html
• /2/ Sigrid Hess: SharePoint-Listen für das Team - besser als Excel?, Teamworkblog, erschienen am 11. Dez 2017, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2017/12/sharepoint-listen-fur-das-team-besser.html
• /3/ Sigrid Hess: Outlook-Aufgaben im Team - und jetzt auch recht komfortabel mobil: To-Do, Teamworkblog, erschienen am 25. Jun 2018, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2018/06/outlook-aufgaben-im-team-und-jetzt-auch.html
• /4/ Heise Newsticker: Microsoft-Kaizala
• /5/ Sigrid Hess: Digitales teamfähiges Whiteboard, erscheinen am 4. Mrz 2019, abrufbar unter
• http://www.teamworkblog.de/2019/03/digitales-teamfahiges-whiteboard.html
• /6/ Sigrid Hess: Es fehlt uns ein Beruf: der digitale Dokumentar, Teamworkblog, erschienen am 26. Feb 2018, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2018/02/es-fehlt-uns-ein-beruf-der-digitale.html