Direkt zum Hauptbereich

Microsoft Office 365 für Teams - neue Tools

Wer Microsoft Office 365 im Unternehmen hat, hat viele spannende Werkzeuge für das Team mit dabei - oftmals ohne dass man das überhaupt weiß, geschweige denn wüsste, was man damit genau tun kann oder sollte.
Ehrlich gesagt ist die letzte Frage die spannendste: welche Tools helfen meinem Prozess?

Eines vorweg: wer meint, alle Tools einsetzen zu wollen, wird sich vermutlich ein Jahr nach dieser Entscheidung in einem Informations-Wirrwarr wiederfinden.
Was es gibt, sind Werkzeuge unterschiedlicher "Reifegrade", die helfen werden, E-Mails als Hauptinformationsweg abzulösen und ein wirklich teamfähiges Wissensmanagement zu etablieren.


Was es alles gibt... eine Schnellbleiche

Zu allererst: Wenn Sie nicht im Besitz einer Office 365-Lizenz für ein Geschäfts- Schul- oder Unikonto sind, oder bald sein werden: setzen Sie Ihre Zeit sinnvoller ein als mit der Lektüre dieses Beitrages. Denn ohne ein solches Konto haben Sie all diese Funktionen (außer Sway) nicht. Und Sway spielt keine große Rolle.
Wenn Sie nicht wissen, was für ein Konto Sie eigentlich haben: Klicken Sie in einer Datei auf das Register Datei, dann auf Office-Konto: dort steht es. Loggen Sie sich auf Ihren Online-Account ein, z.b. über die Outlook-Web App. Dann klicken sie links oben auf die Mini-Kacheln. Im Bild oben mittelblau. Danach sehen Sie die Kacheln der Apps wie oben abgebildet.

Teams

Microsoft Teams ist vielleicht das "Flaggschiff" der ganzen Flotte. Ein Team hat einen eigenen Ort, der die Standardregisterkarten Unterhaltung, Dateien und WIKI enthält. Die erste Seite Unterhaltung ersetzt hier Yammer.  Weitere Registerkarten - z.B. auch OneNote oder Planner-Elemente können leicht hinzugefügt werden. An das Team können auch von einem normalen E-Mail-Konto Nachrichten gesendet werden, es erhält eine E-Mail-Adresse in der Domain des Unternehmens. Innerhalb des Teams können verschiedene "Kanäle" eröffnet werden. Microsoft Teams ist absolut mobilfähig. Es gibt Apps für verschiedene Endgeräte.

Planner

Sehr cooles Aufgabenwerkzeug, das ohne weiteres ein wirklich schickes Kanban-Board - zum Beispiel, zaubern kann. Aufgabenzuweisungen, Terminübersichten und ein übersichtliches Dashboard über anstehende Aufgaben gehören dazu. Was ich hier noch nicht gefunden habe, ist die Erinnerungsfunktion zu einer bestimmten Uhrzeit.

Delve

Wem jetzt schon der Kopf schwirrt, dem sei Delve empfohlen. Mit Delve haben Sie das Cockpit, das Dashboard, in dem alles zusammenläuft und sichtbar wird, ohne dass Sie alle anderen verschiedenen "Eingänge" regelmäßig kontrollieren müssten. Dokumente, die in OneDrive for Business liegen oder auch in SharePoint Bibliotheken werden nach den Such- und Arbeitsverläufen des Nutzers angezeigt. Delve ist lernfähig. Der Plan ist, dass Delve "weiß" was der Nutzer brauchen wird und genau diese Informationen und Dokumente anzeigt. Wie gut das in der Praxis funktioniert: ich weiß es noch nicht, das wird sich wohl zeigen, wenn mehr Daten und Erfahrungen vorliegen. Ich sehe ein gewisses Risiko in der "Filterblase".

Flow 

Bildet - wie der Name schon sagt - Workflows und Routinen ab. Sehr geschickt für Freigabeprozesse und alle anderen "Routinedurchläufe" bei welchen mehrere Personen in unterschiedlichen Stadien des Prozesses involviert sind.

Skype for Business

hieß früher Lync und arbeitet eng mit Outlook zusammen. Damit können Teams z.B. schnell eine Videokonferenz starten. Nützlich ist auch der Status. Ist dieser gepflegt, können Kollegen sehen, ob ein Gesprächspartner gerade am Platz ist und möglicherweise Zeit hat für ein Telefonat. In manchen Häusern ist es üblich, sich im Skype-Chatfenster kurz eine Nachricht zu schreiben dieser Art: "Hast Du gerade Zeit? Ich würde gerne mit Dir telefonieren." - ehe man zum Hörer greift.

Yammer

"WhatsApp für's Unternehmen" - damit ist ein Chat-Programm gemeint, das die aus privaten Kontexten bekannten Gruppennachrichten ins Business bringt. Freunden Sie sich nicht allzu sehr damit an, denn es soll nächsten Sommer schon wieder eingestellt werden. Ersatz dafür sind die Unterhaltungen in Microsoft Teams oder auch die Gruppen direkt in Outlook 365.

SharePoint 

...ein andermal mehr dazu. Das ist ein sehr sehr mächtiges Tool. Mit diesem kann man vieles "unter demselben Dach" halten. Komplexität hat allerdings den Preis, dass das Handling von den Anwendern oft als umständlich empfunden wird. Die anderen - verglichen damit kleinen Progrämmchen - lassen sich weitgehend intuitiv bedienen.

Sway

zu guter Letzt auch dazu ein paar Worte: Nein, es ist kein Teamwerkzeug, nein, es ist noch nicht wirklich Business-tauglich; schon allein, weil ich keine Chance habe, CI-konforme Layouts herzustellen. Trotzdem: Schnell und komfortabel kann ich "Karten" zusammenstellen und daraus einen kleinen "Online-Prospekt" oder eine Präsentation zusammenstellen.

...und die Datensicherheit?

dazu bietet Microsoft neuerdings Office 365 Deutschland an. Dort werden alle Daten auf deutschen Servern gehostet und es gibt einen unabhängigen deutschen Datentreuhänder. Das ist das Produkt für alle Unternehmen, deren Compliance-Richtlinien eine Datenspeicherung in Deutschland vorschreiben. In dieser Version waren zum Zeitpunkt meiner Recherche allerdings noch nicht alle
Tools enthalten.

Meine subjektive Einschätzung:

Ich unterstreiche das subjektiv: Nach meinen ersten Erkundungsschritten und Tests mit all diesen Werkzeugen ist meine erste Äußerung ein "Puh, ist das vielschichtig". Kompliziert ist es nirgendwo wirklich. Die Tools sind zumeist selbsterklärend. Was aber kompliziert und kniffelig wird ist, in Teams und Unternehmen diese Tools in guter Konzeption einzusetzen.

Wenn jeder "irgendwas" "irgendwie" macht, kommt auch hier hinten nur ein Informationsdschungel heraus. Das ist bei der "normalen" Dateiablage schon so und wird mit all diesen Werkzeugen nicht besser - nur anders. Planung, Konzeption und einheitliche Vorgehensweisen sind auch hier nötig.

Ein nicht zu unterschätzender Vorteil ist in Firmenumgebungen, dass die Benutzer selbst Teams und Gruppen mit geschlossenen Datenbereichen anlegen können und nicht für jeden Handgriff die Admins beaufschlagen müssen. Informationen liegen nicht verteilt in verschiedenen Posteingängen herum, sondern thematisch zusammen an einem gemeinsamen Ort.

Anmerkung:

alles, was ich hier schreibe, ist eine Momentaufnahme im Sommer 2017. Das Thema ist sehr im Fluss. Daher verzichte ich auf ausführlichere Beschreibungen. Es geht mir nur darum, Ihnen, wenn Sie Office 365-Nutzer sind - zu zeigen, was da im Hintergrund alles versteckt ist und wo die Reise des Informationsmanagements in Unternehmen möglicherweise hingeht.

Falls Sie mehr lernen möchten: auf YouTube stehen zahlreiche - meist englischsprachige - Videos zur Verfügung.

Letzte und für mich wichtige Anmerkung:


Interessiert unsere Leserschaft das Thema? Dann hinterlassen Sie mir bitte eine kurze Notiz in den Kommentaren. Wenn Sie es wünschen, schreibe ich gerne weiterhin über die Office 365 Entwicklungen. Ansonsten lasse ich es.

Kommentare

  1. Hallo,

    Das weckt große Interesse, besonders wie man nützliche Konzepte für das umgehen mit O365 erstellen kann.

    Ich freue mich auf neue Berichte.

    Viele Grüße
    Razvan

    AntwortenLöschen

Kommentar veröffentlichen

Beliebte Posts aus diesem Blog

Wie lassen sich Ergebnisse definieren? - Drei Beispiele (WBS, CBP und BDN)

Ich habe schon darüber geschrieben, warum das Definieren von Ergebnissen so wichtig ist. Es lenkt die Aufmerksamkeit des Projektteams auf die eigentlichen Ziele. Aber was sind eigentlich Projektergebnisse? In diesem Beitrag stelle ich drei Methoden vor, um leichter an Ergebnisse zu kommen.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Wie Agilität den Kundennutzen steigert - Einige Argumente für Berater:innen

In Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit fragen sich viele, ob agile Beratung noch eine Zukunft hat. Die Antwort liegt in der konsequenten Orientierung am Kundennutzen. Qualität setzt sich durch, wenn sie messbare Verbesserungen bei Umsatz, Kosten und Leistungsfähigkeit bewirkt, anstatt sich in Methoden und zirkulären Fragen zu verlieren. Dieser Artikel zeigt, wie agile Beratung nachhaltige Veränderungen in Unternehmen schafft und warum gerade jetzt gute Berater:innen gebraucht werden, um Organisationen widerstandsfähiger zu machen.

Warum eine Agile Transformation keine Reise ist

Die agile Transformation wird oft als eine Reise beschrieben. Doch dieser Vergleich kann viele Unternehmen in die Irre führen oder Bilder von unpassenden Vergleichen erzeugen. Transformationen sind keine linearen Prozesse mit einem klaren Ziel, sondern komplexe und dynamische Entwicklungen. Dieser Artikel zeigt, warum Agilität kein Weg mit einem festen Endpunkt ist.

Kleine Organisationsveränderungen, die direktes Feedback erzeugen

Große Veränderungen sind in einer Organisation schwer zu messen. Oft liegt zwischen Ursache und Wirkung ein langer Zeitraum, sodass die Umsetzer:innen nicht wissen, was genau gewirkt hat. Hier ist eine Liste mit kleinen Maßnahmen, die schnell etwas zurückmelden.

Agile Leadership – Führst du noch oder dienst du schon?

Die Arbeitswelt verändert sich. Und das spüren nicht nur Führungskräfte, sondern vor allem Mitarbeitende. Immer mehr Menschen hinterfragen den Sinn ihrer Arbeit, erwarten Respekt, Vertrauen und eine Unternehmenskultur, die echte Zusammenarbeit ermöglicht. Studien wie die Gallup-Studie 2025 oder die EY-Jobstudie zeigen: Der Frust am Arbeitsplatz wächst – und mit ihm die Unzufriedenheit mit der Führung. Höchste Zeit, umzudenken. Genau hier setzt agile Führung an. 1. Warum agile Führung heute entscheidend ist  Klassische Führung – hierarchisch, kontrollierend, top-down – funktioniert immer weniger. Die Zahlen sind eindeutig:  Laut Gallup fühlen sich nur noch 45 % der deutschen Beschäftigten mit ihrem Leben zufrieden. Fast jede dritte Kündigung erfolgt wegen der Führungskraft. Nicht das Gehalt, sondern mangelnde Wertschätzung, fehlendes Vertrauen und ein schlechtes Arbeitsumfeld treiben Menschen aus Unternehmen.  Agile Führung bietet eine Alternative, die auf Vertrauen, Selbs...

Ent-Spannen statt Platzen: Erste Hilfe für mehr Vertrauen und Resilienz im Team

Zwei Themen die mir in den letzten Wochen immer wieder über den Weg laufen sind Vertrauen und Resilienz. Vertrauen als das Fundament für gemeinsame Zusammenarbeit und Resilienz als die Fähigkeit, Herausforderungen, Stress und Rückschläge zu bewältigen und gestärkt daraus hervorzugehen.  In dem Blogpost möchte ich ein paar Erste-Hilfe Interventionen teilen, die zu mehr Vertrauen und Resilienz im Team führen können - gerade wenn die Emotionen hochkochen und es heiss her geht im Team. Die „Mist-Runde“: Ärger Raum geben. In konfliktbeladenen oder belasteten Teams kann es eine große Herausforderung sein, eine offene Kommunikation und ein respektvolles Miteinander zu fördern. Eine einfache, aber äußerst effektive Methode, um Spannungen abzubauen, ist die „Mist-Runde“ . Diese Intervention, die ich zuerst bei Veronika Jungwirth und Ralph Miarka kennengelernt habe, gibt den Teilnehmern einen geschützten Raum, in dem sie ihre Frustrationen und negativen Gedanken ohne Zensur äußern können un...

Microsoft Lists: mit Forms und Power Apps komfortabel mobil arbeiten

In meinem Kundenkreis sind viele Menschen, die den Arbeitsalltag nicht vorwiegend auf dem Bürostuhl sitzend verbringen, sondern "draußen" unterwegs sind. Vielleicht in Werkstätten oder im Facility-Management. Es ist so wichtig, dass die Schnittstellen zu den Abläufen im Büro gut abgestimmt sind. Microsoft 365 hat so einiges im Baukasten, man muss es nur finden und nutzen.  In diesem Artikel spiele ich ein Szenario durch, das auf Microsoft Lists, Forms und - für die Ambitionierteren - Power Apps setzt.

Selbstbewertungsfragen für den Alltag in Arbeitsgruppen aus Sicht von Mitarbeitenden

Welche Fragen können wir Mitarbeiter:innen stellen, um herauszufinden, ob agiles Arbeiten wirkt? Es gibt bereits eine Menge an Fragebögen. Aber ich bin nicht immer zufrieden damit.