Montag, 11. Dezember 2017

SharePoint-Listen für das Team - besser als Excel?


Excel ist nicht nur ein beliebtes Werkzeug für kalkulationen aller Art, sondern auch sehr gut geeignet für Listen - die Filter- und Suchfunktionen gibt es ja sonst nirgendwo, oder? Und was kann eigentlich Excel online?
Sie möchten gerne Informationen mit Ihrem Kollegen teilen. Zum Beispiel gibt es eine Liste, in der alle Projekte der Abteilung verzeichnet sind. Oder eine Liste, in der sich Mitarbeiter entweder zur nächsten Weihnachtsfeier oder Grippenschutzimpfung eintragen können und möchten. Oder auch: Anmelden zu Schulungen im Unternehmen, Sammlung von Bestellungen von z.B. Bürobedarfsartikeln.

Viele dieser Listen werden nun in Excel bereit gestellt. Was passiert aber, wenn ein Mitarbeiter die Excel-Datei öffnet und ein anderen Mitarbeiter ein paar Minuten dieselbe Datei öffnet, während der 1. Mitarbeiter immer noch in der Datei ist? Der 2. Mitarbeiter bekommt eine Fehlermeldung, dass die Excel-Datei nicht geöffnet werden kann. Leider muss nun der 2. Mitarbeiter nun seinen Arbeitsablauf wegen einer technischen Unzulänglichkeit ändern, weil er ja noch mal später versuchen muss, die Datei zu öffnen.
Excel ist als Tabellenkalkulation klassischerweise ein Single-User-Tool, d.h. ein einzelner Mitarbeiter kann mit Hilfe von Daten, Formeln und Funktionen komplexe Berechnungen durchführen. Der Schwerpunkt von Excel ist es jedoch nicht, mehreren Mitarbeitern das gemeinschaftliche Arbeiten an einer Datei zu ermöglichen. In diesem Artikel soll nun gezeigt werden, welche Vorteile der SharePoint ermöglicht, wenn die entsprechenden Listen auf dem SharePoint liegen - dies ist der erste Teil eines umfassenderen Artikels, den Johannes Curio für uns geschrieben hat (mindestens) ein weiterer Teil folgt.

 

Die Vorteile einer SharePoint-Liste gegenüber Excel:

  • Mehrere User können gleichzeitig Daten eingeben und verändern.
  • Schwieriger für den Anwender, Daten aus Versehen zu verändern oder gar zu löschen.
  • Versionierung der einzelnen Einträge
  • Benachrichtigung bei Änderungen an der Liste
  • Erweitere Sicherheitseinstellungen
  • Speichern von Sichten, z.B. in Form einer einfachen Pivot-Tabelle 

 

Das Beispiel (fast) aus dem echten Leben: 

Frau Schmidt ist in einem kleineren Unternehmen für die Bestellung des Bürobedarfs zuständig. Die verschiedenen Mitarbeiter melden sich bei Frau Schmidt mit ihren Bestellwünschen und Frau Schmidt bestellt dann zentral die jeweiligen Büroartikel wie z.B. Bleistifte oder Druckerpapier bei den Herstellern. Anfangs hat Frau Schmidt die Mitarbeiter noch gebeten, die Bestellungen per E-Mail zu übermitteln. Problematisch ist hier, dass Frau Schmidt keinen guten Überblick hat, welcher Artikel wie oft von wem bestellt wurde.

Mehrere User können gleichzeitig arbeiten

Deshalb bittet Frau Schmidt nun die Mitarbeiter, die Bestellwünsche in eine Excel-Datei einzugeben. Diese Excel-Datei legt Frau Schmidt auf den SharePoint in eine Dokumentenbibliothek, da sie weiß, dass dann mehrere User gleichzeitig darin arbeiten können. Denn leider  hatte sie die Erfahrung gemacht, dass das Feature „Freigeben“ in Excel den Funktionsumfang von Excel einschränkt und zum regelmäßigen Verlust der Daten in der Datei führt.[1]
In Office 365 bzw. SharePoint können die Kollegen von Frau Schmidt nun die Excel-Datei auf zwei Arten öffnen:
  1. Mit dem vollwertigen Excel-Programm  
  2. Mit Excel Online, mit deren Hilfe die Bearbeitung der Excel-Datei im Browser möglich ist. 

Ansicht Excel online



Neben der Tatsache, dass diese beiden Möglichkeiten zu vielen Rückfragen führen („Kann ich beide Möglichkeiten nutzen?“, „Wo liegen die Unterschiede?“) passiert es Frau Schmidt immer wieder, dass sie Anrufe von verärgerten Mitarbeitern bekommt. Die Excel-Datei mit den Büroartikeln sei gesperrt, weil ein anderer User in dieser Excel-Datei gerade arbeitet. Diese Aussagen wundern Frau Schmidt etwas, denn sie hatte die Information von ihrer IT-Abteilung bekommen, dass Excel-Dateien auf dem SharePoint von mehreren Usern gleichzeitig bearbeitet werden können. Dann findet Sie heraus, dass die Mitarbeiter die Datei mit dem vollwertigen Excel-Programm öffnen und nicht mit Excel Online. Denn sobald die Excel-Datei im vollwertigen Excel-Programm geöffnet ist, gilt die alte Devise, nämlich dass kein anderer Mitarbeiter in dieser Excel-Liste arbeiten kann, selbst wenn die Excel-Datei auf dem SharePoint liegt. 

Nach einiger Zeit ist diese Stolperfalle überwunden und alle Mitarbeiter haben verstanden, die Excel-Datei darf nur mit Excel Online geöffnet werden. Aber selbst wenn die Excel-Datei mit den Excel-Services geöffnet wird, gibt es ab und zu Beschwerden von Kollegen über verschwundene Einträge. Was ist passiert? Öffnen zwei Mitarbeiter zeitnah die Excel-Liste mit Excel Online und geben in der letzten Zeile eine neue Bedarfsbestellung ein, so überschreibt der letztere Mitarbeiter die Eingaben des ersten Mitarbeiters, weil Excel Online manchmal ein paar Sekunden braucht, bis die Eingaben des ersten Users angezeigt werden.
Wie wir also sehen, ist die Bereitstellung einer Excel-Datei auf dem SharePoint nicht zwingend problemfrei. Deshalb beschließt Frau Schmidt die bestehende Excel-Datei mit den bisherigen Bestellungen zu einer SharePoint-Liste umzuwandeln. Dazu formatiert Frau Schmidt die Excel-Liste als Tabelle (Register Start - Als Tabelle formatieren) und exportiert sie anschließend über den Reiter „Tabellentools-Entwurf“ nach SharePoint. 
Liste in SharePoint


Eine SharePoint-Liste kann nur im Browser bearbeitet werden und somit können dort nun die Mitarbeiter gleichzeitig neue Bestellungen eingeben und auch gleichzeitig Elemente an der Liste bearbeiten, z.B. im Nachhinein noch die Menge ändern.


Eine Einschränkung bleibt aber auch bei der SharePoint-Liste, denn diese Einschränkung ist physikalischer Natur: Zwei Mitarbeiter können nicht gleichzeitig an einem einzigen Eintrag arbeiten. Denn wenn ein Mitarbeiter den Preis der 1. Bestellung für den Bleistift von 2,99 auf 1,99 ändert und ein anderer Mitarbeiter den Preis des Bleistifts gleichzeitig auf 2,22 ändert, dann weiß kein (Computer-)System, welcher Eintrag nun der „Richtige“ ist und somit verwendet werden soll. 

 

Versehentliches Verändern oder Löschen der Einträge ist erschwert. 

Frau Schmidt bemerkt in Gesprächen mit den Kollegen noch einen Effekt, nachdem sie die SharePoint-Liste für die Bestellungen nutzt: Viele Mitarbeiter hatten bei der Excel-Datei Bedenken, diese zu nutzen, weil in einer Excel-Datei aus Versehen so leicht Daten geändert werden können oder gar ganze Zeilen gelöscht oder Formeln überschrieben werden können. In SharePoint-Listen kann z.B. ein User mit Mitwirken-Rechten die Formeln in einer SharePoint-Liste gar nicht verändern oder löschen. Auch das versehentliche Bearbeiten oder Löschen von Daten ist nicht so einfach möglich, weil der Mitarbeiter erst einmal „versehentlich“ auf die 3 Punkt neben jede Bestellung klicken muss, um dort das Element zu bearbeiten oder zu löschen. In Excel reicht die Betätigung einer Taste und schon ist der Eintrag überschrieben oder gar die Formel gelöscht. Anmerkung: Im Gegensatz zu Excel wird ein gelöschter Eintrag in SharePoint für 30 Tage im Papierkorb vorgehalten.


Um das Risiko einer versehentlichen Bearbeitung in der SharePoint-Liste noch weiter zu reduzieren, kann unter „Liste“ à „Listeinstellungen“ à „Erweitere Einstellungen“ die Option „Dürfen Elemente in diesem Liste-Objekt mithilfe von QuickEdit bearbeitet werden?“ auf „Nein“ gestellt werden.
Ein weiteres Indiz dafür, dass eine SharePoint-Liste sicherer vor versehentlichen Änderungen sein dürfte als eine Excel-Liste, ist die Tatsache, dass Gültigkeitseinstellungen in Excel durch Copy- und Paste-Vorgänge umgangen werden können. Dies ist in SharePoint nicht möglich. 

Zweiter Teil zu diesem Beitrag




Johannes Curio berät als Inhaber der Firma Curio Consulting mit Sitz in Köln, Berlin und Basel mittelständische und Großunternehmen im Umgang mit dem Microsoft Office-Paket, dem SharePoint und den Microsoft SQL Server auch international (Australien, Südafrika, Mittelmeerraum, Naher Osten). Schwerpunkt seiner Tätigkeit ist dabei, Fach- & Führungskräften den effizienten und Revisionssicheren Umgang mit den jeweiligen Produkten aufzuzeigen. Kontakt via XING.com oder LinkedIn oder web [bei] curio-consulting.de 
 


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