Braucht eine Firma SharePoint, um alle ihre Dokumente zu speichern?

Als Berater für Dokumentenmanagement werden wir oft gefragt, ob ein Team SharePoint für die Ablage der Dokumente nutzen solle. Ich habe da eine ganz klare Antwort: Jein.


Ich gebe zu, dass das Marketing von Microsoft ganze Arbeit geleistet hat. Vielen Firmen ist Microsofts Kollaborationsplattform SharePoint ein Begriff (/4/). Viele Firmen, die im Hintergrund Microsoft-Server-Produkte einsetzen, bekommen die Basisversion von SharePoint fast kostenlos. Auch die Entwickler von Microsoft haben gute Arbeit geleistet. SharePoint hat viele gute Funktionen. Es ist gut dokumentiert und wer Bedarf hat, findet am Markt gute Beratung und Drittanbieter, die eventuell fehlende Funktionen liefern.

Zu meinen Lieblingsfunktionen von SharePoint gehört, dass ich mich per RSS-Feed auf Änderungen bei Dokumenten informieren kann.

Ich finde die Frage berechtigt, warum man denn nicht SharePoint für die Ablage der Dokumente nutze.

Wolf und ich beraten zunächst einmal unabhängig davon, welches System unsere Kunden einsetzen. Ohne sinnvolle Struktur (Ordnung) ist jedes System schlecht zu bedienen. Mit sinnvoller Struktur wird die Systemfrage nachrangig. Bevor Sie fragen, welche Software Sie brauchen, überlegen Sie sich erst eine Dokumentenordnung. Danach kann man über Systemunterstützung reden.

Aber zurück zur Ausgangsfrage

SharePoint oder nicht SharePoint?

Sehen wir uns die Alternativen an:

• Die meisten Firmen haben bereits einen sog. File-Server. Wenn Sie beispielsweise ein Netzlaufwerk in Ihrem Windows Explorer sehen, auf dem alle ihre Dokumente ablegen, dann steht ein File-Server dahinter. Ist SharePoint besser als ein File-Server?
• Eine Alternative ist ein sog. Dokumenten-Management-System (kurz DMS). Da gibt es richtig tolle (zum Teil teure) Systeme. Ist SharePoint besser als ein anderes DMS?
• Im Bereich der Softwareentwicklung werden häufig sog. Versionskontrollsysteme (CVS, Subversion, Git) eingesetzt. Dort speichern die Entwickler den Code für ihre Programme. Ist SharePoint besser als Versionskontrolle?

In diesem Beitrag will ich auf den Vergleich von SharePoint mit File-Servern eingehen. Die meisten Informationen haben Kollegen im Netz bereits zusammen gestellt. Deshalb hier die wichtigsten Antworten.

SharePoint ist kein DMS

Axel Schneider zählt in seinem Blog die Stärken und Schwächen von SharePoint 2010 auf (/1/). Dabei verweist er auf den Ursprung von SharePoint: Es ist eine Plattform, über die verschiedene Leute über das Web zusammenarbeiten. Das ist wirklich eine Stärke: Sie öffnen Ihren Internet Explorer, geben eine Adresse ein und schon haben Sie Zugriff zu den Liste und Dokumenten der entsprechenden Dokumentenbibliothek.

SharePoint hat einige Funktionen, die auch ein DMS hat. Sie können zum Beispiel Dokumente ein- und auschecken. Sie können bei SharePoint besser als bei einem File-Server nachvollziehen, wer an einem Dokument gearbeitet hat.

SharePoint ist kein Ersatz für File-Server

Das SharePoint-Team von Microsoft hat im Netz einen Beitrag zur Frage veröffentlicht, ob SharePoint File-Server ersetzen sollte (/2/). Die Antwort ist nein. Ein Unternehmen kann nicht auf File-Server verzichten. SharePoint ist dann gut, wenn Sie Dokumente über eine Web-Oberfläche verteilen wollen. Wenn aber alle Teammitglieder Zugriff auf das gleiche Netzlaufwerk haben, sind sie mit dem Windows-Explorer schneller.

SharePoints Art, Dokumente zu speichern ist, ist nicht auf Höchstleistung ausgelegt. Die Daten werden in einer Datenbank gespeichert. Daher ist die Zugriffgeschwindigkeit auf diesem Weg grundsätzlich langsamer, als wenn sie direkt auf einem File-Server lägen. Das hat noch weitere Auswirkungen:

• SharePoint ist gut geeignet für Dokumente unter einer Größe von 50 MB, was wahrscheinlich für 90% aller Dokumente in Büros ausreichend ist. Für sehr große Dokumente (mehrere 100 MB) ist das System nicht so gut. Ab 2 GB ist dann Schluss.
• SharePoints Namensregeln sind etwas strenger als die vom File-Server. Nicht alle Pfade und Namen funktionieren.
• Wolfgang Miedl schreibt bei SharePoint360, dass SharePoint im Vergleich zu einem File-Server einfach auch teurer ist, sowohl bei der Anschaffung als auch im Betrieb (/3/). Ein SharePoint-Server ist aufwändiger in der Betreuung und Programmierung (wenn man ihn nur als dummen Dokumentenserver nutzt).
• Ein Leser Axel Schneiders Beitrag (/2/) kommentiert und darauf hinewiesen, dass Mehrsprachigkeit unter SharePoint nicht so einfach sei.

Jedes Unternehmen wird neben SharePoint auch immer einen File-Server brauchen.

SharePoint ist für Teams, nicht für Unternehmen

SharePoint ist dafür entwickelt worden, Dokumente und Listen für einzelne Teams bereit zu stellen. Beim Einrichten eines SharePoint-Servers wird prinzipiell so vorgegangen:

• Die Server- und Systemsoftware sowie die Datenbank wird installiert. Es gibt jetzt einen SharePoint-Server, aber Sie können noch nichts damit anfangen.
• Für jeden Anwendungsbereich wird eine Dokumentenbibliothek eingerichtet. Erst dort kann man Ordner anlegen, Dokumente hochladen und Listen erzeugen. 
• Es wird festgelegt, wer auf die Dokumentenbibliothek mit welchen Rechten zugreifen darf.
• Ggf. wird die Oberfläche um bestimmte Funktionen erweitert (Programmierung Webparts).

Meist richtet man pro Unternehmensbereich oder Team eine eigene Dokumentenbibliothek ein, weil man dann die Rechte besser steuern und die Oberfläche spezifischer programmieren kann. An dem Vorgehen sehen Sie schon, dass das lustig werden kann, wenn Sie Dokumente über mehrere Bibliotheken hinweg ablegen oder suchen wollen.

Fazit

SharePoint ist vom konzeptionellen Ansatz und von der Technologie her eine Kollaborationsplattform, die auch Dokumente verteilt. Ein Bild im Beitrag Mark Miller zeigt dies ganz schön (/5/).

Wenn wir eine Struktur entwickeln, über die im ganzen Unternehmen Dokumente bereit gestellt werden, ist eine File-Server-Struktur immer ein besserer Start.

Anmerkungen

• /1/ Axel Schneider: Stärken und Schwächen von SharePoint 2010, erschienen in Axel Scheiders Blog axelschneider.info, 28. Juni 2012, abrufbar unter http://axelschneider.info/blog/starken-und-schwachen-von-sharepoint-2010-2012-06-28
• /2/ Ben Curry and Bill English with the Microsoft SharePoint Teams: Should SharePoint Replace File Servers?, aus dem Buch "Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 Best Practices", erschienen bei Microsoft Technet, abrufbar unter http://technet.microsoft.com/en-us/library/dd163523.aspx
• /3/ Wolfgang Miedl: Tipp: Wann sollten Dokumente vom File-Server auf Sharepoint migriert werden? erschienen bei Sharepoint360.de, 27. Mai 2011, abrufbar unter http://sharepoint360.de/2011/05/27/tipp-wann-sollten-dokumenten-vom-file-server-auf-sharepoint-migriert-werden/
• /4/ Wolfgang Miedl: Neue AIIM-Studie ”The Sharepoint Puzzle” über Motive, Erwartungen und Lücken von Sharepoint, erschienen bei Sharepoint360.de, 9. August 2012, abrufbar unter http://sharepoint360.de/2012/08/09/neue-aiim-studie-the-sharepoint-puzzle-ueber-motive-erwartungen-und-luecken-von-sharepoint/
• /5/ Mark Miller: What is the difference between a file server and SharePoint?, erschienen als Artikel bei nothingbutsharepoint.com, 14.11.2007, abrufbar unter https://www.nothingbutsharepoint.com/sites/eusp/Pages/what-is-the-difference-between-a-file-server-and-sharepoint.aspx