Direkt zum Hauptbereich

Microsoft Teams – Die Dateiablage aufrüsten, SharePoint Bibliotheken anpassen

Teilt man in Microsoft Teams Dokumente in einem Kanal, landen diese im Ordner dieses Kanals. Der wiederum liegt in der Dokumentenbibliothek, der dem Team zugeordneten SharePoint-Website. Soweit, so klar. Was aber tun, wenn diese Ordner volllaufen? Unterordner erstellen? Möglich, aber unschön. Besser ist, die SharePoint-Möglichkeiten auszuschöpfen, z.B., indem man mit frei definierten Spalten arbeitet. Ein kurzes Tutorial zu einer hilfreichen Funktion.

Zwar ist nicht möglich, in der Teams-Ansicht (Registerkarte Dateien) Spalten zu erstellen. Doch sie lassen sich nutzen, um Ordnung in die Dateienlandschaft zu bringen. Um Spalten erstellen zu können, muss man in die SharePoint-Bibliothek wechseln. Dort ist hilfreich, wenn schon einige Dateien in der Bibliothek vorhanden sind.

Spalten erstellen

Am Anfang steht der Plan. Welche Metainformationen hat man, die den Dateien in dieser (!) Bibliothek Struktur geben? Um diese abstrakte Frage zu beantworten, kann man auch alternativ konkret fragen: Welche Ordnernamen kämen infrage?

Manchmal ist es die Projektnummer, ein andermal der Auftraggeber. Und manchmal wiederum der Standort oder ganz andere Iniformationen.

Die nächste Frage ist: Ist diese Information eine Pflichtinformation? Muss sie also unbedingt angegeben werden? Beruhigend ist, dass Nachtragen kein Problem ist – auch nicht bei einer Pflichtangabe.

Nachdem die Spalten befüllt sind, kann sowohl in Microsoft Teams als auch auf SharePoint gefiltert, gesucht und gruppiert werden. Die Gruppierung ersetzt denn auch die Ordnerstrukturen.

Wie gelangt man nun zu diesen Spalten?

Zuerst muss man auf die Dokumentenbibliothek des Teams und dort in den Ordner des Kanals wechseln. Das geht am einfachsten über die Schaltfläche In SharePoint öffnen

Direkter Zugang zu der Dokumentenbibliothek 

In der nun erscheinenden Ansicht der Dateien findet sich die Schaltfläche Spalte hinzufügen. Klicken Sie auf Mehr ...

Spalteneinstellungen

E folgt ein sehr umfangreiches Menü zu den Einstellungen für die Spalte. Lassen Sie sich davon nicht abschrecken. So schlimm ist es nicht. Wenn man weiß, was die Spalte enthalten soll. In unserem Beispiel möchte ich eine Auswahl für die Standorte hinzufügen.

Spalteneinstellungen festlegen

Vergeben Sie einen Namen für die Spalte, fügen Sie die Auswahl und - sofern gewünscht und sinnvoll - eine Beschreibung hinzu. Weiter unten können Sie entscheiden, ob dies eine Pflichtspalte ist und ob eindeutige Werte zwingend sind. Letzteres könnte z.B. bei Produktnummern oder ähnlichen sogenannten Primärschlüsseln der Fall sein.

Auswahlspalte definieren

Sobald die Auswahl aktiviert ist, kann man die zu wählenden Feldeinträge eingeben. 

Die Darstellung der Auswahl kann als Dropdownmenü, als Optionsfelder (eine Auswahlmöglichkeit) oder als Kontrollkästchen (Mehrfachauswahl) gestaltet werden.

Als Standardwert wird immer der erste Eintrag der Auswahl gewählt. Entfernen Sie dies, wenn kein Standardeintrag erfolgen soll.

Bestätigen Sie mit OK.

Details zu dem Spaltentyp Auswahl

In der Übersicht der Dateien sieht das nun so aus:

Spalten in einer Dokumentenbibliothek - Inhalte bearbeiten


Spalteninhalte bearbeiten

Um die Spalten mit Inhalt zu füllen, können Sie entweder über In Rasteransicht bearbeiten gehen. In diesem Fall funktioniert die Eingabe in der Tabellenansicht. Oder Sie gehen über das Pünktchenmenü und dann in Details.

Diese Spalten werden in Teams angezeigt. Dort können Sie sie nach den Spalten beispielsweise gruppieren. Der Vorteil gegenüber den gewohnten Ordnern ist, dass ein Nutzer sie z.B. nach Gesellschaft gruppieren kann, während der Kollege nach dem Standort gruppiert.

Ansicht der Dateien in Teams, nach Standort gruppiert



Fazit: Wenn in Ihren Teams-Kanälen die Dateiablage zu „wild“ wird, lohnt es sich sehr, via SharePoint einzugreifen.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Protokolle in OneNote - neue Ideen für's neue Jahr

Protokolliert Ihr Team seine Besprechungen in OneNote? Das geht einfach, schnell ist teamfähig und hat eine exzellente Suchfunktion. Die beliebte Fragen "Wann haben wir eigentlich beschlossen, dass..." ist so schnell beantwortet. Darum wird OneNote an dieser Stelle immer beliebter. In meinen Seminaren dazu sind gute Ideen entstanden, die ich hier weitergeben will.

Beispiel für eine Partyplanung mit Scrum

Wer sich neu mit Scrum beschäftigt, ist vielleicht überwältigt von den ganzen Fachbegriffen. Dann sieht man vielleicht gar nicht, wie einfach die einzelnen Elemente von Scrum sind. Deshalb hier ein einfaches Beispiel für die Vorbereitung einer Party mit Hilfe von Scrum.

Optimieren wir uns zu Tode?

Als jemand, der mehr als fünfzehn Jahre in der Welt des IT-Service-Management-Prozessmanagements verbracht hat, musste ich das Buch von Guther Dueck aus dem Jahr 2020 Heute schon einen Prozess optimiert? Das Management frisst seine Mitarbeiter lesen/1/. Typisch für ihn bietet Dueck uns einen provokanten, teils vernichtenden, jedoch humorvoll geschriebener Weckruf. Er behauptet, dass das moderne Management von “Pacesetters” und “Controllers” dominiert wird. Sie sind so sehr auf Optimierung und Profit fokussiert, dass sie den Willen zu Innovation und Unternehmertum abtöten. Jedoch ohne mehr Kreativität und Tatkraft werden wir die Herausforderungen der Digitalisierung, des Klimawandels etc. nicht bewältigen. Ein agiles Mindset kann helfen.

Projekt-Kick Off – Wie Du einen Auftakt gestaltest, der alle Kräfte freisetzt!

Ein typisches Szenario:  Zum Auftakt wird das neue Projekt vom Verantwortlichen vorgestellt. Die vorbereitete PowerPoint-Präsentation zeigt in bunten Bildern, welche Traumschlösser vom Team umgesetzt werden sollen. Doch statt der erhofften Aufbruchsstimmung macht sich Widerstand breit. Diskussionen kommen auf. Das Kickoff-Meeting wird zur Bühne der Lauten. Miese Stimmung macht sich breit. Die Lauten werden lauter, die Stillen werden leiser.  Kommt Dir das bekannt vor? Häufig werde ich gefragt: "Maria - wie sieht das in der Praxis aus? Wie gestalte ich als Moderator ein strukturiertes Meeting?". In diesem Artikel stelle ich Dir EINEN alternativen Ablauf einer Kickoff-Veranstaltung in fünf Schritten vor. Ein Gestaltungsvorschlag, der Impulse und Mut zum Experimentieren neuer Formate bieten soll.  Was es ermöglicht: Förderung des Projekterfolg Frühes gemeinsames Verständnis des Projekts Missverständnissen wird vorgebeugt Es werden hilfreich Hinweise sichtbar, WIE d

Agiles Mindset – Gibt es das überhaupt? Eine wissenschaftliche Perspektive

Es ist in aller Munde: Das Agile Mindset. Es wird als wichtiger Erfolgsfaktor und gleichzeitig riesige Hürde und Herausforderung in agilen Transformationsvorhaben beschrieben. Der ein und andere hat verbunden mit einem gescheiterten agilen Vorhaben vermutlich schon mal gehört „Die hatten einfach nicht das richtige Mindset“. Doch was ist dieses agile Mindset? Gibt es das überhaupt?