Auf dem Weg zu einer gemeinsamen, aufgeräumten Ablage

Ein gemeinsam gepflegter Datenbestand ist die Grundlage für das schnelle Abschließen von Vorgängen. Das Wissen, das von anderen erzeugt, kann uns bei unserer eigenen Arbeit helfen. Aber nur, wenn wir es auch finden. Hier ein paar Thesen zur Umsetzung.

Wie sieht eine aufgeräumte Ablage aus?

Bei einer aufgeräumten Ablage ist der Desktop leer

Eine gute Ablage ist schnell zu erkennen. Auf dem Schreibtisch und auf dem Desktop im Computer liegen keine Dokumente. Auch das Postfach ist leer, weil alle E-Mails zügig verarbeitet und in der Ablage beim entsprechenden Vorgang liegen. Es gibt ein gemeinsames Laufwerk. Bis auf wenige Ausnahmen hat jeder Zugriff auf jeden Ordner. Am einfachsten gelingt uns dies mit einer Ablage, die nach Vorgängen sortiert ist. Es gibt zwei Ablagen: eine für die laufenden Vorgänge und ein Archiv, in das alles verschoben wird, das sich erledigt hat.

Was ist eine vorgangsorientierte Ablage?

80-90% der Dokumente, die wir erzeugen oder empfangen, brauchen wir schon nach kurzer Zeit nicht mehr. Wenn wir es schaffen, diese von den Dokumenten zu trennen, die wir immer wieder brauchen, reduzieren wir den Datenbestand unserer aktiv genutzten Dokumente auf 10-20%.

Für jeden neuen Vorgang legen wir einen eigenen Ordner an, z. B. „2022-05-16_Uni Neustadt_Anfrage Digitalisierung“. Der Vorgangsname muss so eindeutig sein, dass er in diesem Fall von anderen Anfragen von anderen Unis, zu anderen Themen oder zu unterschiedlichen Zeitpunkten unterschieden werden kann. Nach Abschluss wird dieser Vorgang ins Archiv geschoben.

Da es nach kurzer Zeit sehr viele laufende Vorgänge in einer Organisation gibt, ist es praktisch, sie nach ähnlich ablaufenden Prozessen zu gruppieren, z. B. in „Anfragen bearbeiten“, „Projekte durchführen“ oder „Feste feiern“.

Was ändert sich, damit eine gemeinsame Ablage funktioniert?

• Es gibt eine gemeinsame Ablage für alle. Bis auf wenige Ausnahmen haben alle auf alle Ordner Zugriff. (Die erzeugten Dokumente gehören nicht den einzelnen Personen und Abteilungen, sondern der ganzen Organisation.)
• Es wird nicht mehr nach Themen, sondern nach Vorgängen und Prozessen abgelegt. Die Wissensdokumente und hilfreichen Vorlagen kommen nicht in einen allgemeinen Ordner, sondern zu den entsprechenden Prozessordnern.
• E-Mails kommen in die gemeinsame Ablage und werden aus dem Postfach gelöscht.
• Zu jedem Vorgang mit es eine:n Vorgangsverantwortliche:n. Er/sie legt einen neuen Ordner an, wenn ein Vorgang ausgelöst wird und sorgt für das Archivieren nach Abschluss.

Wie kommen wir zu einer neuen Ablage?

Ein Umsortieren des alten Datenbestandes ist nicht wirtschaftlich. (Selbst wenn man nur 30 Sekunden für das Verschieben eines Dokuments von der alten in die neue Ordnung bräuchte, wäre dies je ein Arbeitstag für 1.000 Dateien.)

Stattdessen empfiehlt sich folgendes Vorgehen:Es wird ein Kernteam zusammengestellt, das die Prozesse der Kolleg:innen erkundet und daraus einen Vorschlag für eine Struktur erstellt (einen sog. Ordnerplan).

• Alle bekommen eine Einweisung in die Prinzipien der neuen Ablage.
• Es wird eine neue leere Ablage mit der neuen Struktur angelegt, auf die alle Zugriff haben. (Für vertrauliche Vorgänge, z. B. aus dem Personalbereich gibt es besondere Vereinbarungen.)
• Die alten Ordner werden ins Archiv geschoben und auf schreibgeschützt gesetzt. Jeder kann noch in die alten Daten sehen, aber nichts mehr ändern oder dort anlegen.
• Neue Vorgänge werden in der neuen Ablage angelegt. Wenn jemand einen alten Vorgang bearbeitet, holt er sich die Daten aus dem Archiv und legt einen Vorgang in der neuen Ablage an.
• Es gibt einen oder mehrere Ansprechpartner, die helfen, wenn jemand nicht weiß, wo die Vorgänge am besten abgelegt werden.
• Die gemeinsame Ablage liegt in der Verantwortung aller. Änderungen an der Struktur werden gemeinsam beschlossen. Eine aktive Ablage wird immer eine Baustelle bleiben, weil sich auch unsere Aufgaben und Arbeitsweisen ständig verändern.

Es lohnt sich, einen „Aufräumtag“ einzuplanen, an dem alle zusammenkommen und die neue Ablage mit ihren gerade laufenden Vorgängen anlegen und ggf. die dafür nötigen Dokumente umziehen. Wenn jemand Fragen an die Gruppe hat, können diese sofort geklärt werden.