Selbst bin ich am meisten überrascht: in letzter Zeit berate ich viele sehr eingespielte Teams. Immer wieder versuche ich Prozesse zu implementieren, die das gegenseitige Zuschicken von E-Mail-Anhängen überflüssig macht. "Dokumente zur Überarbeitung" sind hier der meist genannte Grund. Jan hat mal vorgerechnet, warum es das so sehr zu vermeiden gilt /1/. Was mich überrascht hat? Dass so viele - sehr erfahrene und technik-affine Menschen die Überarbeitungs-Funktion in Word nicht kennen oder ihr nicht trauen. Also kommt hier eine kurze Einführung:
Voraussetzung ist natürlich, dass das Dokument an einem allgemein zugänglichen Ort gespeichert ist.
Voraussetzung ist natürlich, dass das Dokument an einem allgemein zugänglichen Ort gespeichert ist.
Funktion aktivieren:
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| Abbildung 1 |
(1) Klicken Sie auf die Registerkarte ÜBERPRÜFEN.
(2) Klicken Sie auf die obere Hälfte von ÄNDERUNGEN NACHVERFOLGEN – die Schaltfläche erscheint dann hellblau, das bedeutet, dass die Funktion aktiv ist.
(2) Klicken Sie auf die obere Hälfte von ÄNDERUNGEN NACHVERFOLGEN – die Schaltfläche erscheint dann hellblau, das bedeutet, dass die Funktion aktiv ist.
Von nun an werden alle Änderungen, die Sie an dem Dokument
vornehmen, gekennzeichnet.
Das bleibt so, bis die Funktion wieder deaktiviert wird.
Tastenkombination zum Aktivieren und auch Deaktivieren: Strg + Shift + e
(3) In diesem Dropdown-Menü können Sie die Art wählen, in
der die Markups angezeigt werden sollen. Bitte
beachten: Hier wird nichts am Dokument verändert, lediglich die Art, wie es
dargestellt wird!
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Abbildung 2
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(4) Einfaches Markup: Die Änderungen
werden mit einem roten Streifen an der Seite gekennzeichnet.
(5) Markup: alle: Alle Änderungen
werden in einem extra Seitenstreifen detailliert dargestellt.
(6) Markup: keine: Es werden keine Änderungen dargestellt – aber
die Änderungen werden dennoch nachverfolgt – das heißt, Sie arbeiten in »ganz
normaler« Ansicht und können sich die Änderungen jederzeit anzeigen lassen.
(7) Original: Hier können Sie
sehen, wie das Dokument vor der Überarbeitung aussah.
für Word 2010:
Die Schaltfläche ist gelb, die Einträge im Dropdown-Menü
sind etwas anders formuliert und anders angeordnet. Die Funktion selbst ist
jedoch genau gleich.
Änderungen annehmen oder ablehnen
Wenn Sie die Markups entfernen wollen, müssen Sie die
Änderungen Annehmen oder Ablehnen.
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| Abbildung 3 Änderungen annehmen oder ablehnen |
(1) Klicken Sie auf die obere Hälfte dieser Schaltfläche, um
die momentan markierte Änderung anzunehmen. Öffnen Sie das Dropdown-Menü am
kleinen Dreieck für detailliertere Auswahl.
(2) Lehnen Sie hier Änderungen ab. Detailliertere Auswahl
ebenfalls im Dropdown-Menü.
(3) Wechseln Sie hier zur nächsten beziehungsweise letzten
Änderung.
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| Abbildung 4 |
(4) Diese Änderung annehmen und zur nächsten wechseln.
(5) Wenn alle Änderungen angenommen werden sollen, geht das
hier in einem Rutsch. Der unterste Eintrag beendet auch gleichzeitig die
Nachverfolgen-Funktion.
Änderungen nach Benutzern getrennt annehmen
Möglicherweise haben Sie den Wunsch, Petras Änderungen
anzunehmen, alle anderen jedoch nicht. Das benötigt einige Schritte, lohnt sich
aber bei umfangreichen Dokumenten.
Zuerst müssen Sie alle Änderungen anderer Personen
ausblenden:
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| Abbildung 5 |
(1) Öffnen Sie das Dropdown-Menü Markup
anzeigen.
(2) Fahren Sie mit der Maus auf den Eintrag Bestimmte Personen.
(3) Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen vor dem Namen der
Person(en), deren Änderungen Sie annehmen möchten – nur diese werden jetzt
angezeigt.
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| Abbildung 5 |
(4) Klicken Sie auf Annehmen.
(5) Wählen Sie Alle angezeigten
Änderungen annehmen.
Nun können Sie alle verbliebenen Änderungen ablehnen.
Fortsetzung:
Es gibt auch die Möglichkeit, die Überarbetungsfunktion oder auch Kommentare per Dokumentschutz zwinged zu fordern und auch eine Word-interne Möglichkeit, das Dokument vor dem Verschicken sicher von diesen "Arbeitsspuren" zu befreien. Das zeige ich im nächsten Artikel.
Anmerkungen:
- /1/ Jan Fischbach: Noch einmal E-Mail-Flut und was Teams dagegen tun können. 10. 12 2012. http://www.teamworkblog.de/2012/12/noch-einmal-e-mail-flut-und-was-teams.html
- /2/ Hier ist die Funktion kurz beschrieben ; es ist ein Auszug aus meinem Buch "Überleben in der Informationsflut" – damit können Sie arbeiten. Wenn Sie in die ganze Tiefe einsteigen wollen, empfehle ich Pia Borks Buch Microsoft Word 2010 – Änderungenverfolgen, Dokumente vergleichen (Profiwissen im Büro)“
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