FAQ OneNote: gemeinsam nutzen, Freigabe, Leserecht, Versionierung, Synchronisation

Immer weider herrscht große Unsicherheit, wie das ist mit dem gemeinsamen Nutzen von OneNote. Muss alles in der Cloud gespeichert werden? Wie gebe ich eigentlich ein Notizbuch frei? Ist das sicher? Kann ich ausschließlich Leserecht vergeben? Hier herrscht viel Konfusion. Ich versuche hier, Licht ins Dunkel zu bringen.

Vor einiger Zeit war ich zum Seminar bei einem großen Haus, das Software entwickelt - "Zeitmanagement mit Outlook" sollte es sein. Üblicherweise drehe ich dabei immer auch eine kleine Schleife über das immer noch recht unbekannte OneNote. "Nein", sagte der Personalchef des Hauses, "OneNote ist hier nicht gewünscht!" Auf meine Frage nach dem Grund antwortete er: "Das muss doch in der Microsoft-Cloud gespeichert werden! Das kommt nicht infrage für unsere internen Informationen!"

Diese Aussage habe ich dort weder zum ersten noch zum letzten Mal gehört. Der besagte Personaler zeigte mir sogar eine E-Mail seiner EDV-Abteilung, die dies belegen sollte. Ich habe ihm daraufhin gezeigt, wie er ein OneNote Notizbuch lokal speichern kann. Das hat ihn schnell überzeugt. Die wichtigste Aussage also zuerst:  

Ein OneNote Notizbuch kann gespeichert werden wie jede andere Datei auch - an jedem Ort, auf den man Zugriff hat!

Die Konfusion kommt vermutlich daher, dass vielen Leuten OneNote das erste Mal auf ihrem Tablet oder Smartphone begegnet. Dort wird tatsächlich OneDrive mit einigem Nachdruck als Speicherort  vorgeschlagen. Durchaus sinnvoll bei einem Mobilgerät - denn der lokale Speicher eignet sich nicht wirklich.

Die aktuellen OneNote Versionen

Auf einem Bürorechner (Windows 8, 8.1 und 10) finden sich unter Umständen zwei verschiedene OneNote Versionen parallel:


Die OneNoteApp  ist unabhängig vom MS-Office Paket und oft vorinstalliert. Diese OneNote Version ist auch die, welche man erhält, wenn man im Browser in der Microsoft-Cloud (OneDrive) arbeitet. Sie ist im Funktionsumfang deutlich geringer als die Desktop-Version.




Ganz ähnlich sieht das Icon der Desktop-App - OneNote 2016 - aus. Dieses ist bei installiertem Microsoft-Office-Paket zusätzlich verfügbar. Es bietet einen höheren Funktionsumfang und ist die Version, über die ich hier vorrangig schreibe.


OneNote 2010 sieht etwas anders aus und ist bei jedem Microsoft Office 2010 Paket inkludiert.

Wann kann ein Notizbuch gemeinsam genutzt werden?

Für OneNote gilt, was für jede andere Datei auch gilt: Wer Zugriff hat auf den Speicherort, hat Zugriff auf das Notizbuch und seinen Inhalt. Also steht und fällt die gemeinsame Nutzung eines OneNote Notizbuches mit der Existenz eines gemeinsamen Speicherortes.

Wie funktioniert die Freigabe?

Das hängt tatsächlich vom Speicherort ab. Ist das Notizbuch auf einem gemeinsamen Laufwerk im Firmennetz gespeichert, öffnen die Kollegen es am einfachsten "wie alles andere auch". Nämlich mit einem Doppelklick auf eine Datei im entsprechenden Explorer-Ordner.

Jeder Abschnitt eines OneNote Notizbuches ist eine Datei, jedes Notizbuch ein Ordner, jede Abschnittsgruppe ein Unterorder. Seiten sieht man auf Explorer-Ebene nicht. (Falls Sie der letzte Satz irritiert: Die Tabellenblätter einer Excel-Mappe sieht man auch nicht.)

Wird eine Datei/ein Abschnitt im Explorer geöffnet, öffnet sich das ganze Notizbuch. Und ist von jetzt an auf der Notizbuch-Navigationsleise sichtbar und aufrufbar, bis es explizit wieder geschlossen wird.

Ist das Notizbuch in OneDrive oder in SharePoint gespeichert, und OneNote ab 2013 am Start, kann man auch den Weg DATEI - Freigeben gehen:

Rot gekennzeichnet ist hier die Schaltmöglichkeit zur Bearbeitung oder nur zum Lesen.
Auf dieser Seite gibt es auch die Möglichkeit, den Link zum Notizbuch abzurufen: Freigabelink abrufen

Unter OneNote 2010 existiert diese Unterscheidung (Lesen - Bearbeiten) noch nicht. Dort regelt sich alles über das Zugriffsrecht auf den Speicherort des Notizbuches. Das kann auf Explorerebene definiert werden. Was sich unter OneNote 2010 auf dem Menüband Freigeben - Dieses Notizbuch freigeben findet, ist letztlich nur der Umzug auf einen gemeinsamen Speicherort und/oder das Versenden des Links dorthin.

Kann ich einzelne Seiten schützen?

Nein. Das geht nicht. Es gibt den Kennwortschutz für einen Abschnitt - dann aber ist dieser auch nicht lesbar. Eine besonders zu schützende Seite muss also in einem eigenen Abschnitt stehen.

Und wenn Die Kollegen wichtige Inhalte löschen?

Wenn Inhalte auf einer Seite verschwunden sind, lassen sich frühere Stände der Seite immer wieder mit den Seitenversionen (Menüband Freigeben oder Verlauf) wiederherstellen. Gelöschte Seiten verbleiben für 60 Tage im Notizbuch-Papierkorb und können auch von dort aus wiederhergestellt werden. OneNote verliert so leicht nichts!

Ausnahme: Wenn die Löschungen nicht mit der Desktop-Version von OneNote vorgenommen werden, sondern mit OneNote Online, wird das nicht dokumentiert und die gelöschten Inhalte lassen sich nicht wiederherstellen!

Daher das Fazit: OneNote Online bzw. die Apps auf Mobilgeräten eigenen sich bestens zum Lesen und schnellen Erfassen von Inhalten auch unterwegs. Strukturieren, organisieren und aufräumen immer am Bürorechner mit der "großen" OneNote-Version.

Und wenn ich verschiedene Notizbücher mit unterschiedlichen Speicherorten habe?

Gar kein Problem! Das ist sogar die richitge und sinnvolle Anwendung. Ich selbt habe eine bunte Mischung an lokal auf meinem eigenen Server gespeicherten, sensiblen Notizbüchern (meine Kundendaten) und halb öffentlichen Notizbüchern, die auf OneDrive liegen (Rezepte, EDV-Tipps, Muster für Veröffentlichungen). In der linken Leiste, in der Notizbuchnavigation, sind alle Notizbücher sichtbar, die jemals geöffnet waren, bis man sie explitzit schließt.

Wie ist es, wenn ich mit dem Laptop unterwegs bin, und offline arbeite? 

Wie Outlook auch arbeitet OneNote mit lokalen Kopien. Alle Inhalte sind offline verfügbar.
Sobald OneNote zurück im Büro wieder aktiv ist, werden diese Notizbücher auch alle synchronisiert. Der Synchronisierungsstatus ist unter Datei - Informationen sichtbar.


Anmerkung:
Die Speicheroptionen ausführlich aufgelistet hat Stefan Wischner in seinem Blog schon vor einiger Zeit:

Stefan Wischner: OneNote-Blog
http://onenote-blog.de/wolkenlos-onenote-ohne-onedrive/