Eine Checkliste ist weder Plan noch Fragebogen - Wann braucht man welches Dokument? (Mit Beispielen)

Ich bearbeite gerade Fragebögen und andere Dokumente. Fragebögen und Checklisten sind nützlich, um Prozesse zu steuern. Sie helfen beim Aufnehmen von Informationen. Mit ihnen behält man kritische Punkte im Auge. Checklisten sind das Prozessgedächtnis von Teams. Früher habe ich meine wichtigen Dokumente „Checkliste“ genannt. Aber eigentlich waren es auch Pläne und Fragebögen. Ich war stolz auf meine Listen. Leider habe ich sie selbst gar nicht benutzt. Entweder waren sie viel zu lang. Oder mir war gar nicht mehr klar, in welcher konkreten Situation ich das Dokument zu raten ziehen musste. Worauf sollte man achten, wenn man Checklisten erstellt?


Mein Wissen über Checklisten wurde im Wesentlichen von Atul Gawandes "The Checklist Manifesto" geprägt (/1/). Der Arzt Gawande erklärt, dass medizinische Behandlungen heute genauso komplex sind, wie das Bedienen von modernen Flugzeugen. Er plädiert dafür - ähnlich wie in der Flugindustrie - Checklisten bei Operationen und in anderen kritischen Bereichen einzusetzen. Eine Kurzfassung seines Buchs gibt es als Vortrag bei ted.com (/2/) und als Artikel im New Yorker (/3/). Dennoch empfehle ich, dass jemand, der Abläufe im Team verbessern will, das ganze Buch liest. Er bekommt einen Einblick in die Arbeit der Experten von Boeing, wie Checklisten entwickelt werden. Wussten Sie, dass es Listen vom Typ DO-CONFIRM und vom Typ READ-DO gibt (/4/)?

Was sind die Eigenschaften von Checklisten?

• Sie sind kurz. Sie haben nur 5-9 Einträge, die für eine bestimmte Aufgabe wichtig sind.
• Sie dienen der Steuerung und Kommunikation im Team.

Natürlich finden Sie im Internet eine Checkliste für Checklisten (/5/).

Was mache ich, wenn ich mehr als 5-9 Einträge auf der Liste brauche?

Hier gibt es vier Möglichkeiten:

• Sie haben zu viele Einträge, die gar nicht wichtig sind. Prüfen Sie, ob Sie kürzen können.
• Wenn alle Einträge wirklich wichtig sind, teilen Sie die Liste auf. Suchen Sie nach Stellen, an denen sich eine Pause anbietet. Dort kann man die Listen trennen.
• Ihre Liste ist keine Checkliste sondern ein Plan. Vielleicht brauchen Sie beide Dokumente.
• Ihre Liste ist keine Checkliste sondern ein Fragebogen.

Unterschiede zu Plänen und Fragebögen

Eine Checkliste ist kein Plan und ersetzt keine Ausbildung. Eine Checkliste hilft Ihnen nicht, wenn Sie einem anderen erklären wollen, wie Sie arbeiten. Da ist ein Plan besser geeignet. Schreiben Sie alle Schritte auf, die zu einer gewissen Aufgabe gehören. Ein Überblick ist besser als ein ausführliches Dokument. Wer hat schon Lust, lange Dokumente zu lesen. Wenn Ihre Aufgabenliste fertig ist, setzen Sie sich mit einem Kollegen zusammen und erklären ihm die Liste. Im Anhang zu diesem Beitrag finden Sie meine Aufgabenliste für das Ausdrucken von Verträgen und eine Checkliste dazu.

Eine Checkliste ist kein Fragebogen. Wenn Sie häufig nach Informationen fragen, nehmen Sie lieber einen Fragebogen. Das sind Formulare, mit denen Sie nach Informationen aufnehmen (Name, Anschrift, E-Mail). Es gibt auch komplexe Fragebögen (/6/).

Teams, in denen die Mitglieder ihr Wissen teilen, arbeiten besser. Sie können sich gegenseitig vertreten und unterstützen. Sie machen weniger Fehler und müssen weniger nacharbeiten. Das ist nicht aufwändig. Checklisten, Pläne und Fragebögen kann jeder schnell erstellen. Da braucht man keine großen Runden. Ich verstehe jetzt besser, wann ich welches Dokument brauche.

Wie ist das in Ihrem Team? Welche Aufgaben erledigt Ihr Team am häufigsten? Wo treten immer wieder Fehler auf? Vielleicht helfen Ihnen in diesen Situationen Checklisten weiter. Wenn Sie schon Checklisten haben: Werden sie auch wirklich benutzt? Wenn nicht, könnte es daran liegen, dass sie Elemente von Plänen und Fragebögen enthalten.

Anmerkungen

• /1/ Gawande, Atul: The Checklist Manifesto : How to Get Things Right. Atul Gawande. London: Profile Books, 2011. http://www.amazon.de/Checklist-Manifesto-Things-Gawande-Paperback/dp/B0092KW8MW/
• /2/ Gawande, Atul: How do we heal medicine?, Videobeitrag TED2012, aufgenommen im März 2012, abrufbar unter http://www.ted.com/talks/atul_gawande_how_do_we_heal_medicine.html 
• /3/ Gawande, Atul: The Checklist. If something so simple can transform intensive care, what else can it do? erschienen in The New Yorker, 10. Dezember 2007, abrufbar unter http://www.newyorker.com/reporting/2007/12/10/071210fa_fact_gawande?currentPage=all
• /4/ Bei einer DO-CONFIRM-Liste arbeitet das Team die wichtigen Punkte aus dem Gedächtnis (oder der Erfahrung) ab, unterbricht die Arbeit und geht dann die Liste durch. READ-DO ist eher wie ein Kochrezept, bei dem man die einzelnen Punkte nacheinander abarbeitet (siehe /1, S. 122/).
• /5/ Project Check: Checklist for Checklists, aufgerufen am 04.12.2012, abrufbar unter http://www.projectcheck.org/checklist-for-checklists.html
• /6/ Fragebögen, die in der Sozialforschung eingesetzt werden, dienen dazu Annahmen und Konzepte zu prüfen. Prozessberater arbeiten ähnlich. Sie haben vorab eine Vorstellung davon, wie der Kunde arbeitet und versuchen dann mit Hilfe von guten Fragen, die Annahmen zu bestätigen oder zu widerlegen. Bei dieser Art von Fragebögen muss man sich etwas sorgfältiger vorbereiten.

Anhang: Beispiele für Fragebogen, Plan und Checkliste für Vertragsdruck

Situation: Die Verhandlungsphase endet damit, dass ein unterschriftsfähiger Vertrag vorgelegt wird. Dazu wird der Vertrag mit seinen Anlagen ausgedruckt und an den Empfänger geschickt. Vor der Abgabe sollte die Qualität des Inhalts geprüft werden.

Klärungspunkte (Fragebogen):

• Welche Dokumente müssen ausgedruckt?
• Wie viele Kopien sollen ausgedruckt werden?
• Sollen Daten elektronisch ausgetauscht werden?
• Soll ein Teil der Dokumente auch auf CD-ROM gespeichert werden?
• Bis wann muss das Paket spätestens bei der Post oder beim Kurier sein?

Vorbereitungen (Plan):

• Ausreichend Papier, Zwischenblätter und Aktenordner beschaffen
• Verpackungsmaterial für den Versand beschaffen
• Druckertest: Können die Zwischenblätter und CD-ROM-Aufkleber dort verarbeitet werden?
• Wenn auch eine elektronische Version versendet werden soll: CD-ROMs und dazugehörige abheftbare Hüllen beschaffen
• Wenn vertrauliche Dateien verschlüsselt ausgetauscht werden: Passwort mit Empfänger vereinbaren.
• Ggf. neuen Bereich im Intranet für die Dokumente anlegen lassen

Wichtige Prozessschritte (Plan):

• Anschreiben an Empfänger über den Inhalt und die nächsten Schritte erstellen
• Versionsnummer festlegen
• Aus allen Vertragsdokumenten EINE PDF-Datei erstellen, die ausgedruckt werden kann.
• Lesezeichen und Dokumenteneigenschaften sichern. Die werden später für die Ablage gebraucht.
• PDF-Datei in gewünschter Anzahl ausdrucken
• Zwischenblätter bedrucken
• Ordnerrücken bedrucken
• Vertrag mit Zwischenblättern abheften
• CD-ROM erstellen und CD-ROM-Aufkleber bedrucken
• Ggf. Dokumente unterschreiben lassen.
• Aktenordner und CD-ROMs verpacken und zur Post bringen bzw. an Kurier übergeben.
• Wenn vereinbart: Dokumente verschlüsseln und per E-Mail (oder Yousendit.com bei großen Dateien) verschicken.
• ZIP-Archiv mit Quelldokumenten erstellen
• PDF-Datei und Zip-Archiv ins Intranet hochladen
• Ggf. Phasenordner in der Dateiablage schließen

Checkliste (DO-CONFIRM):

• Anschreiben liegt vor?
• Vollständigkeit geprüft?
• Keine Unterschrift vergessen?
• Alle Ordner, CDs etc. bedruckt, Zwischenblätter?
• Vorgang auf Wiedervorlage gelegt?