Kommen und gehen im Team - haben wir einen Plan?

Früher oder später trifft es alle - und in Zukunft bestimmt noch öfter: Mit einem Blick auf die Altersstrukturen in die Unternehmen wird es sich in den nächsten Jahren häufen, dass erfahrene Kollegen plötzlich eröffnen: "Tja, noch sechs Monate, dann gehe ich in Rente - und ich habe noch so viel Resturlaub!

Wenn das Ausscheiden nicht durch einen Krankheitsfall viel früher als geplant eintritt, hat man durchaus Vorlauf und kann gezielt den Übergang planen. Dennoch geht es an dieser Stelle vielen Teams wie den meisten Menschen mit Weihnachten: Plötzlich und unerwartet ist der Tag da...

Zwei Kolleginnen von mir befassen sich schon länger und eingehend mit diesem Themenkreis. Für das Teamworkblog durfte ich sie interviewen:

Rosemarie Konirsch ist Trainerin und Beraterin mit dem Schwerpunkt „Demographischer Wandel“ mit viel Erfahrung in der Aus- und Weiterbildung in produzierenden Unternehmen.

Sigrid Hess: Frau Konirsch, wie kann ein Unternehmen die Teamverantwortlichen und Teammitglieder im Miteinander der Generationen unterstützen und begleiten?“

Rosemarie Konirsch: Bisher wird es in den Unternehmen noch völlig dem Zufall überlassen, ob die generationenübergreifende Zusammenarbeit gelingt. Doch durch die Digitalisierung und soziale Medien denken und sprechen junge Leute heute oft deutlich anders, als es die älteren Generationen gewöhnt sind. Das gemeinsame Verständnis driftet dadurch stärker auseinander als es früher der Fall war. Der Generationengraben wird immer tiefer.  Als ersten Schritt sollten die Teamverantwortlichen ein Augenmerk auf die Situation richten.

Der zweite Schritt ist das Bewusstmachen der Stärken der verschiedenen Altersgruppen. Erfahrene Mitarbeiter bleiben beispielsweise in unvorhergesehenen Situationen gelassener und finden oft gute Lösungen für ungewöhnliche Probleme. Die Jüngeren hingehen sind hervorragend weltweit vernetzt. Sie finden Informationen und Antworten im Internet, nach denen ein älterer Kollege erst gar nicht recherchieren würde. Das sind nur einfache Beispiele. Jede Generation hat ihre Stärken und diese herauszustellen und bewusst damit umzugehen, sollte das Ziel von Führungskräften sein. Auf dieser Basis kann im Team ein besseres Verständnis füreinander wachsen.

Natürlich gibt es auch die Schattenseiten und die Probleme, die für die verschiedenen Generationen typisch sind. Während sich die sogenannten „Digital Natives“, die bereits mit Computern groß geworden sind, ohne ihr Smartphone fast schon ein wenig hilflos fühlen, können „Digital Immigrants“ nicht im selben Tempo mithalten, wenn neue EDV-Systeme im Unternehmen eingeführt werden. Diese Unterschiede sollten sich Teamleiter bewusst machen. Die gleiche Schulung für alle Mitarbeiter kann für die einen eine Unter- und für die anderen eine Überforderung bedeuten. Hier lohnt es sich, mehr Zeit in die Einführung neuer Systeme zu investieren und Schulungen so zielgruppengerecht wie nur möglich aufzubauen.

In manchen Firmen gibt es gezielte Workshops und Vorträge für Führungskräfte oder für die Mitarbeiter zum Thema Generationenunterschiede. Der demographische Wandel wird in den kommenden Jahren deutlich an Fahrt aufnehmen. Die Belegschaften altern und die Geburtenstarken Jahrgänge sollten Ihr Wissen vor dem Eintritt in den Ruhestand an die jüngeren Kollegen weiter geben. Unternehmen sind gut beraten, entsprechende Formate anzubieten um ihre Belegschaft zu sensibilisieren und gemeinsam Lösungen zu entwickeln, wie ein von Teamgeist geprägtes Miteinander auch über Generationengrenzen hinweg gelingen kann.

Ursula Kraemer ist Coach, Autorin und Bloggerin. Ihr Blog „Leben 50 plus“ beschäftigt sich seit Jahren u.a. mit der Frage, wie der Übergang von der Berufstätigkeit in den Ruhestand befriedigend gestaltet werden kann. 

Sigrid Hess: Frau Kraemer, was sollten die Menschen, die ihr eigenes Ausscheiden aus dem Team im Blick haben, bedenken oder planen?“

Ursula Kraemer: Lassen Sie es mich mit einem Beispiel aus meiner Arbeit als Coach beschreiben:

Berthold F. hat die Altersgrenze erreicht, er wird zum Jahresende in den Ruhestand gehen.  Natürlich freut er sich auf diesen neuen Lebensabschnitt, doch empfindet er auch Verantwortung dem mittelständischen Unternehmen gegenüber, für das er lange Jahre tätig war. Er ist Experte auf seinem Gebiet, hat in seiner berufstätigen Zeit viel an Wissen und Erfahrung gesammelt, das er nun jüngeren Kollegen und vor allem seinem Nachfolger zur Verfügung stellen will. 

Berthold F. weiß, dass selten ausreichend Zeit bleibt, einen Nachfolger einzuarbeiten. Auch gibt es noch keine speziellen firmeninternen Plattformen für solche Zwecke,  deshalb will er schriftliche Notizen anfertigen. Und natürlich alle Unterlagen ordnen und die Akten auf den neuesten Stand bringen. 

Bereits zwei Jahre vor dem Tag seiner Verabschiedung beginnt er damit zu sammeln, welche Themen für eine  Weitergabe wichtig sind:

·        Wie ist die Historie einer Kundenbeziehung?

·        Welche Kontakte bestehen zu Lieferanten?

·        Wie kam es zu einzelnen Entscheidungen?

·        Welche Informationsquellen stehen zur Verfügung?

·        Welche Vorgehensweisen haben sich bewährt?

·        Warum ist ein Projekt gescheitert?

·        Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen?

·        Gibt es Checklisten für sich wiederholende Abläufe oder sollten sie erstellt werden?

Im Laufe der Zeit merkt er, dass viele Dinge, die er für selbstverständlich gehalten hatte, zu seinem persönlichen Erfahrungsschatz  gehören und deshalb in die Notizen miteinfließen müssen.  Doch es ist schwer, neben der regulären Arbeit Zeit dafür zu finden.

Er spricht deshalb mit seinem Vorgesetzten, überzeugt ihn von der Wichtigkeit seines Vorhabens und handelt aus, die erste Zeit seines Ruhestands bezahlt noch dafür nutzen zu können. Auch ist er bereit, bei Bedarf stundenweise in die Firma zurückzukehren, um im Team jüngeren Kollegen seine Erfahrungen weiterzugeben.

Diese Absprache ist für das Unternehmen von unschätzbarem Wert. Das Know-How bleibt erhalten, sie spart darüberhinaus Kosten und Zeit, die Übergabe kann effizient erfolgen.

Für Berthold F. bedeutet sie die verdiente Wertschätzung seiner jahrelangen Arbeit im Unternehmen und vermittelt ihm gleichzeitig das befriedigende Gefühl, nach seinem Weggang ein „geordnetes Haus“ zu hinterlassen.

Vielen Dank für das Gespräch

Anmerkungen:

Rosemarie Konirsch ist erreichbar via: www.menschundveraenderung.de

Ursula Kraemers Blog: www.leben50plus.info  ihre Website:  www.navigo-coaching.de