Direkt zum Hauptbereich

Outlook-Aufgaben: Der Trick mit der Maus, wenn ich jemanden vertrete

Für alle, die aus einer E-Mail eine Aufgabe generieren möchten - im eigenen Postfach oder im Vertretungsfall
Peter Meier vertritt seine Kollegin Claudia und checkt ihr Postfach. Da, diese Mail hat wirklich Zündstoff, da muss Peter sich drum kümmern. Natürlich kann er sich die Mail weiterleiten - aber viel einfacher ist, er bringt sie direkt in seine Aufgaben.

Das geht so:


Klicken Sie einfach die Mail an und ziehen Sie diese mit gehaltener Maustaste in das Aufgabenfeld in der Navigationsleiste links.

Es wird eine Aufgabe erstellt, die den Betreff der E-Mail übernommen hat. Der Text der E-Mail steht im Notizenfeld. Achtung: Anlagen werden nicht übernommen und das Weiterversenden dieser Mail geht nicht mehr ohne Umkopieren aus den Aufgaben heraus. Die Mail selbst bleibt wo sie ist. Wenn Sie mehr Wahlmöglichkeiten haben möchten, gehen Sie so vor:

Ziehen mit rechter Maustaste

Drag+Drop mit rechts ist recht unbekannt, aber oft hilfreich; so auch hier: Wenn Sie die Mail in den Aufgabenblock mit gehaltener rechter Maustaste schieben, erhalten Sie dieses Kontextmenü:

„Hierhin kopieren als Aufgabe mit Text“ entspricht der Aktion, die durch Ziehen mit der linken Maustaste ausgeführt wird. "Hierhin kopieren als Aufgabe mit Anlage" ist die empfehlenswerte Aktion für die meisten Vertretungsfälle im Team. "Hierhin verschieben ..." nutze ich für mein eigenes Postfach, da ich ja die Mail aus dem Posteingang raus haben möchte.

Gut ist, wenn ein Vertretungsfall im Team vorbereitet werden kann. Dann bitte klären, wie die E-Mails "versorgt" werden sollen. Es ist nie zu früh, die nächsten freien Tage zu planen ...

Frohes Schaffen
Sigrid Hess

Kommentare

  1. Guter Tipp mit der rechten Maustaste, das wusste ich noch gar nicht!

    Vielen Dank ;-)

    AntwortenLöschen

Kommentar veröffentlichen

Beliebte Posts aus diesem Blog

Das neue Outlook - One Outlook - erster Eindruck

Microsoft hat ein Problem: Outlook ist nicht gleich Outlook. Da ist das gute alte Outlook in der Desktop-Version. Das ist das, womit fast alle von uns im Alltag arbeiten und worüber ich hier schon oft berichtet habe. Outlook auf dem MAC sieht aber anders aus. Outlook auf Mobilgeräten sowieso. Dann gibt's noch Outlook im Web. Kein Wunder, dass Microsoft das alles entwirren, verschlanken und vereinheitlichen möchte. Gelingt es? Hier die interessantesten Funktionen des neuen Outlooks . 

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

"Denn sie wissen nicht was sie tun ...! Freigeben und teilen in OneDrive und SharePoint und per E-Mail

Neuerdings können Sie bei Ihren E-Mails entscheiden, ob Sie den Anhang als Datei (Kopie) anhängen wollen oder einen Link senden. Doch was kann dieser Link? Wie sicher ist er? Wer kann was damit tun? Lesen Sie hier was sinnvoll ist und was weniger.

Nie wieder Ärger mit Besprechungsserien in Outlook

Erstellen auch Sie Besprechungsserien in Outlook? Ärgern auch Sie sich manchmal darüber, wenn Sie etwas zu ändern haben? Falls nicht, versenden Sie entweder keine wiederkehrenden Outlook-Besprechungen (Serienterminen). Oder Sie ändern nie etwas daran. Dann ist dieser Artikel nichts für Sie. Lesen Sie aber bitte weiter, falls Sie sich schon immer mal gefragt haben, ob es eine Lösung gibt? 

OneNote Prinzipien: Zugriffsrechte und Speicherorte

OneNote ist praktisch – ohne jeden Zweifel. OneNote ist auch einfach und intuitiv zu bedienen… Ja… so am Anfang. Doch früher oder später kommen Fragen wie: - wer genau hat eigentlich wie Zugriff auf die Daten? Wie ist das mit Synchronisation zwischen Büro-PC und Smartphone oder iPad? Wie funktioniert OneNote auf dem SharePoint? Auf diese Fragen findet sich die Antwort nicht ganz so leicht. Ich versuche hier die nicht ganz so offensichtlichen Zusammenhänge deutlich zu machen und "gern genommene" Fallen zeigen.