Direkt zum Hauptbereich

Büroanalyselabor: Das erste Reagenzglas

Das Teamworkblog hat sich bei seiner rastlosen Jagd auf Vermehrung des Lesernutzens ein neues Angebot ausgedacht: Das Büroanalyselabor. Damit sollen unsere Leser die Effizienz ihrer Büroprozesse und –strukturen analysieren und messen können. Heute ein erstes Tool: Die Festplattenanalyse.

Hatte jemand unter unseren Lesern in seiner Kindheit einen Chemiebaukasten? Ich jedenfalls hatte einen von Kosmos, und so im Alter von 10, 12 war er eines meiner beliebtesten Spielzeuge. Noch 20 Jahre später, wenn ich am Wochenende meinen Eltern einen Besuch abstattete, zeigte meine Mutter mit anklagender Gebärde auf den Perserteppich im Wohnzimmer. Der Chemiebaukasten hatte nicht nur kreisrunde, sauber schwarz umrandete Löcher im Teppich, sondern auch Spuren auf der Seele meiner Mutter hinterlassen.

Das Tool, was wir heute unseren Lesern zum Download anbieten, ist weniger gefährlich. Spannend soll es trotzdem sein. Es dient dazu, eine Altersverteilung der Dateien auf eurem Server zu erstellen und an einem geschätzten „Optimalwert“ zu messen. Hintergrund sind folgende Überlegungen:

  1. In den meisten Teams sind die Dateien stark überaltert. Ihr (informelles) Rentenalter wird ständig heraufgesetzt. Das liegt unter anderem daran, dass elektronische Ordner nie voll werden. Bei Papierordnern ist irgendwann eine Grenze erreicht und irgendjemand muss sie in den Keller schaffen oder schreddern. Elektronische Ordner wachsen ohne Ende.
  2. Das hat natürlich einen ständig steigenden und weitgehend überflüssigen Bedarf an Speicherplatz und Aufwand für die täglichen Datensicherungen zur Folge.
  3. Vor allem aber führt es zu einer Zunahme unserer Mikrozeitverschwendungen. Darunter verstehen wir folgendes Phänomen: Es gibt kleine unnütze Verrichtungen, die wir kaum bewusst wahrnehmen, weil sie quasi in den Poren unserer Arbeitsprozesse auftreten. Hier mal sieben Klicks in die unterste Ordnerebene, bis ich eine Datei habe. Da mal ein Scrollen des Bildschirms, weil der Ordner so viele Unterordner und Dateien enthält. Diese vielen kleinen Zeitverschwendungen summieren sich zu ungeahnten Größenordnungen. Nur mal eine Beispielrechnung:
Tab. 1: Beispielrechnung für Mikrozeitverschwendung

Ein Arbeitstag im Jahr entspricht aber etwa 0,5 % meiner Gesamtkapazität. Und wenn mehrere Arten von Mikrozeitverschwendungen zusammen kommen, bin ich schnell bei 5 oder 10% Verplemperungsfaktor. Umgekehrt: Gelingt es mir, hier zu einer Reduktion zu kommen, kann ich beträchtliche Produktivitätsreserven freisetzen.

Das hängt aber vom Team ab. Wie effizient und (un)aufgeräumt) die elektronischen Ordner sind, kann der Einzelne nur bedingt beeinflussen. Und reden tut auch niemand freiwillig über das Thema. Also kann eine Messung vielleicht das Team sensibilisieren, sich für diese dauernde unnütze Belastung seiner Teammitglieder zu interessieren. Hier setzt unser Tool ein, das erste unseres geplanten Büroanalyselabors. Es ist eine Excel-Datei mit Visual-Basic-Makros. Es erzeugt eine Altersverteilung eurer Dateien auf einem eurer Server oder einer Festplatte oder einem Windowsordner. Die Übersicht hat folgende Form:

Abb. 1: Beispiel für eine Altersverteilung von Dateien
Die orangen Säulen (ausgefüllt oder schraffiert) zeigen die Altersverteilung eurer Dateien. Der schraffierte Teil zeigt den Anteil an Dateien an, der im jeweiligen Intervall zu hoch ausfällt. Das ist im Beispiel vor allem bei den ein- bis zweijährigen Dateien der Fall. Das graue Kästchen über der Säule ganz rechts bedeutet, dass hier sogar weniger Dateien vorhanden sind als zu erwarten (liegt im Beispiel daran, dass der Server erst vor vier Jahren in Betrieb genommen wurde).

Interessant ist das Büroanalyselabor für QMB, IT-Verantwortliche oder Teamleiter, die selbstständig untersuchen möchten, ob das Thema für ihre Organisation Potenzial bietet. Und die die anderen Teammitglieder oder die Entscheider darauf aufmerksam machen wollen.
Aber Büroanalyse tut jedem gut, der einmal einen Schritt neben das tägliche Rad treten und von außen schauen will: "Was tun wir eigentlich? Und wie tun wir es?" Das klärt den Kopf und bringt Ideen.
Viel Spaß beim Experimentieren. Aber passt auf den Perserteppich auf.

Die Datei findet ihr hier: http://www.balancex.de/edv-downloads0.html.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Das neue Outlook - One Outlook - erster Eindruck

Microsoft hat ein Problem: Outlook ist nicht gleich Outlook. Da ist das gute alte Outlook in der Desktop-Version. Das ist das, womit fast alle von uns im Alltag arbeiten und worüber ich hier schon oft berichtet habe. Outlook auf dem MAC sieht aber anders aus. Outlook auf Mobilgeräten sowieso. Dann gibt's noch Outlook im Web. Kein Wunder, dass Microsoft das alles entwirren, verschlanken und vereinheitlichen möchte. Gelingt es? Hier die interessantesten Funktionen des neuen Outlooks . 

Beispiel für eine Partyplanung mit Scrum

Wer sich neu mit Scrum beschäftigt, ist vielleicht überwältigt von den ganzen Fachbegriffen. Dann sieht man vielleicht gar nicht, wie einfach die einzelnen Elemente von Scrum sind. Deshalb hier ein einfaches Beispiel für die Vorbereitung einer Party mit Hilfe von Scrum.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

2 Tätigkeiten, bevor man agile Arbeitsweisen nutzt

Wenn Teams und Organisationen sich mit Agilität beschäftigen, hoffen sie auf eine schnelle Lösung für ihre Probleme. Mit Scrum und Kanban sollte es doch sofort und spürbar besser werden. Abgesehen davon, dass diese Teams vielleicht noch nicht wissen, warum Scrum und Kanban funktionieren, sind aus meiner Sicht zwei wichtige Fragen noch nicht beantwortet.

Protokolle in OneNote - neue Ideen für's neue Jahr

Protokolliert Ihr Team seine Besprechungen in OneNote? Das geht einfach, schnell ist teamfähig und hat eine exzellente Suchfunktion. Die beliebte Fragen "Wann haben wir eigentlich beschlossen, dass..." ist so schnell beantwortet. Darum wird OneNote an dieser Stelle immer beliebter. In meinen Seminaren dazu sind gute Ideen entstanden, die ich hier weitergeben will.

Führung weiterentwickeln mit Surflehrer Pepe (Pedro)

Führung weiterentwickeln mit Surflehrer Pepe  "Du bist für dein Board verantwortlich, ich bin für dich verantwortlich. Wenn du genau das tust, was ich dir sage, werden wir und alle anderen Leute hier sicher sein und wir werden eine wunderbare Zeit haben." - Pepe (Pedro) Surflehrer in Ericeira Gute Führung hängt stark vom Kontext und der aktuellen Kultur des Unternehmens ab. Der Stil von Pepe unterschied sich von den anderen Surflehrern, die ich zuvor hatte. In diesem Beitrag erzähle ich euch mehr von meinem Surfkurs, wobei ich mir nicht sicher bin, ob es eine Geschichte über meinen Surflehrer oder über Führung an sich ist.  Let’s grow, Michael