Direkt zum Hauptbereich

Büroanalyselabor: Das erste Reagenzglas

Das Teamworkblog hat sich bei seiner rastlosen Jagd auf Vermehrung des Lesernutzens ein neues Angebot ausgedacht: Das Büroanalyselabor. Damit sollen unsere Leser die Effizienz ihrer Büroprozesse und –strukturen analysieren und messen können. Heute ein erstes Tool: Die Festplattenanalyse.

Hatte jemand unter unseren Lesern in seiner Kindheit einen Chemiebaukasten? Ich jedenfalls hatte einen von Kosmos, und so im Alter von 10, 12 war er eines meiner beliebtesten Spielzeuge. Noch 20 Jahre später, wenn ich am Wochenende meinen Eltern einen Besuch abstattete, zeigte meine Mutter mit anklagender Gebärde auf den Perserteppich im Wohnzimmer. Der Chemiebaukasten hatte nicht nur kreisrunde, sauber schwarz umrandete Löcher im Teppich, sondern auch Spuren auf der Seele meiner Mutter hinterlassen.

Das Tool, was wir heute unseren Lesern zum Download anbieten, ist weniger gefährlich. Spannend soll es trotzdem sein. Es dient dazu, eine Altersverteilung der Dateien auf eurem Server zu erstellen und an einem geschätzten „Optimalwert“ zu messen. Hintergrund sind folgende Überlegungen:

  1. In den meisten Teams sind die Dateien stark überaltert. Ihr (informelles) Rentenalter wird ständig heraufgesetzt. Das liegt unter anderem daran, dass elektronische Ordner nie voll werden. Bei Papierordnern ist irgendwann eine Grenze erreicht und irgendjemand muss sie in den Keller schaffen oder schreddern. Elektronische Ordner wachsen ohne Ende.
  2. Das hat natürlich einen ständig steigenden und weitgehend überflüssigen Bedarf an Speicherplatz und Aufwand für die täglichen Datensicherungen zur Folge.
  3. Vor allem aber führt es zu einer Zunahme unserer Mikrozeitverschwendungen. Darunter verstehen wir folgendes Phänomen: Es gibt kleine unnütze Verrichtungen, die wir kaum bewusst wahrnehmen, weil sie quasi in den Poren unserer Arbeitsprozesse auftreten. Hier mal sieben Klicks in die unterste Ordnerebene, bis ich eine Datei habe. Da mal ein Scrollen des Bildschirms, weil der Ordner so viele Unterordner und Dateien enthält. Diese vielen kleinen Zeitverschwendungen summieren sich zu ungeahnten Größenordnungen. Nur mal eine Beispielrechnung:
Tab. 1: Beispielrechnung für Mikrozeitverschwendung

Ein Arbeitstag im Jahr entspricht aber etwa 0,5 % meiner Gesamtkapazität. Und wenn mehrere Arten von Mikrozeitverschwendungen zusammen kommen, bin ich schnell bei 5 oder 10% Verplemperungsfaktor. Umgekehrt: Gelingt es mir, hier zu einer Reduktion zu kommen, kann ich beträchtliche Produktivitätsreserven freisetzen.

Das hängt aber vom Team ab. Wie effizient und (un)aufgeräumt) die elektronischen Ordner sind, kann der Einzelne nur bedingt beeinflussen. Und reden tut auch niemand freiwillig über das Thema. Also kann eine Messung vielleicht das Team sensibilisieren, sich für diese dauernde unnütze Belastung seiner Teammitglieder zu interessieren. Hier setzt unser Tool ein, das erste unseres geplanten Büroanalyselabors. Es ist eine Excel-Datei mit Visual-Basic-Makros. Es erzeugt eine Altersverteilung eurer Dateien auf einem eurer Server oder einer Festplatte oder einem Windowsordner. Die Übersicht hat folgende Form:

Abb. 1: Beispiel für eine Altersverteilung von Dateien
Die orangen Säulen (ausgefüllt oder schraffiert) zeigen die Altersverteilung eurer Dateien. Der schraffierte Teil zeigt den Anteil an Dateien an, der im jeweiligen Intervall zu hoch ausfällt. Das ist im Beispiel vor allem bei den ein- bis zweijährigen Dateien der Fall. Das graue Kästchen über der Säule ganz rechts bedeutet, dass hier sogar weniger Dateien vorhanden sind als zu erwarten (liegt im Beispiel daran, dass der Server erst vor vier Jahren in Betrieb genommen wurde).

Interessant ist das Büroanalyselabor für QMB, IT-Verantwortliche oder Teamleiter, die selbstständig untersuchen möchten, ob das Thema für ihre Organisation Potenzial bietet. Und die die anderen Teammitglieder oder die Entscheider darauf aufmerksam machen wollen.
Aber Büroanalyse tut jedem gut, der einmal einen Schritt neben das tägliche Rad treten und von außen schauen will: "Was tun wir eigentlich? Und wie tun wir es?" Das klärt den Kopf und bringt Ideen.
Viel Spaß beim Experimentieren. Aber passt auf den Perserteppich auf.

Die Datei findet ihr hier: http://www.balancex.de/edv-downloads0.html.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Das neue Outlook - One Outlook - erster Eindruck

Microsoft hat ein Problem: Outlook ist nicht gleich Outlook. Da ist das gute alte Outlook in der Desktop-Version. Das ist das, womit fast alle von uns im Alltag arbeiten und worüber ich hier schon oft berichtet habe. Outlook auf dem MAC sieht aber anders aus. Outlook auf Mobilgeräten sowieso. Dann gibt's noch Outlook im Web. Kein Wunder, dass Microsoft das alles entwirren, verschlanken und vereinheitlichen möchte. Gelingt es? Hier die interessantesten Funktionen des neuen Outlooks . 

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

"Denn sie wissen nicht was sie tun ...! Freigeben und teilen in OneDrive und SharePoint und per E-Mail

Neuerdings können Sie bei Ihren E-Mails entscheiden, ob Sie den Anhang als Datei (Kopie) anhängen wollen oder einen Link senden. Doch was kann dieser Link? Wie sicher ist er? Wer kann was damit tun? Lesen Sie hier was sinnvoll ist und was weniger.

Nie wieder Ärger mit Besprechungsserien in Outlook

Erstellen auch Sie Besprechungsserien in Outlook? Ärgern auch Sie sich manchmal darüber, wenn Sie etwas zu ändern haben? Falls nicht, versenden Sie entweder keine wiederkehrenden Outlook-Besprechungen (Serienterminen). Oder Sie ändern nie etwas daran. Dann ist dieser Artikel nichts für Sie. Lesen Sie aber bitte weiter, falls Sie sich schon immer mal gefragt haben, ob es eine Lösung gibt? 

Rebellieren für den Wandel: die 8 Regeln des totalen Stillstandes von Prof. Dr. Peter Kruse

In einem legendärem Vortrag skizzierte Peter Kruse 8 Regeln des totalen Stillstands. Ihm zufolge wurden die Regeln entwickelt, um Managern und Führungskräften dabei zu helfen, Bereiche mit potenziellem Widerstand gegen Veränderungen zu erkennen und Menschen auf strukturierte Weise durch den Veränderungsprozess zu führen.