Leitlinien für Arbeitsgruppen in MS Teams

Es überrascht selbst mich: Microsoft Teams breitet sich rasant aus! In vielen Unternehmen erscheint es "irgendwie ganz plötzlich" und soll benutzt werden. Doch wie genau? Technisch ist es ja leicht zu durchschauen, aber strukturell? Da fühlen sich Arbeitsgruppen (ich nenne die Menschen so, um den Begriff von "Teams" zu unterscheiden) oft alleine gelassen. Hier stelle ich Leitlinien vor, die man so oder so ähnlich in der Arbeitsgruppe implementieren könnte.

Wann ein neues Team erstellen?

In vielen Häusern ist das nicht frei wählbar. Doch wenn es das sein sollte: ein Team in Microsoft ist eine Arbeitsgruppe, die gemeinsam Themen bearbeitet.

• Das Team definiert sich an den Personen, nicht am Thema
• Ehe Sie ein Team erstellen (lassen), prüfen Sie, ob es vielleicht eines mit derselben Personengruppe bereits gibt. Wenn ja: erstellen Sie einen neuen Kanal für das Thema, das Sie bearbeiten wollen. 
• Es wäre sinnvoll, eine Regel zu haben, wie der Teamname entsteht. Besonders in größeren Unternehmen wird es sonst rasch unübersichtlich.

Ziel: Anzahl der Teams überschaubar halten.

Wann einen neuen Kanal erstellen?

Wenn die Arbeitsgruppe - was wahrscheinlich ist - verschiedene eher unabhängige Themenblöcke bearbeitet, gibt es pro Themenblock einen Kanal.

• Ein Kanal definiert sich am Thema
• Im Kanal werden alle dieses Thema betreffende Informationen gesammelt und diskutiert. 
• Jeder Kanal hat ein eigenes Set von Registerkarten. 
• Ein Kanal kann ausgeblendet werden, wenn das Thema "durch" ist.

Ziel: nur Kanäle mit gerade aktiven oder relevanten Themen sind sichtbar.

Umgang mit Dateien

Jeder Kanal hat eine eigene Dateiablage!

• Jedes Team erscheint auf SharePoint als Teamwebsite mit Dokumentenablage und bereits angelegtem Notizbuch. 
• Jeder Kanal hat in der Dokumentenablage in SharePoint seinen eigenen Ordner. Der immer als Startkanal angelegte Kanal "Allgemein" hießt "General". Wenn OneNote genutzt werden soll, empfehle ich das Notizbuch von der Teamwebsite im Kanal Allgemein als eigene Registerkarte zu verwenden. Grund: eigene Notizbücher in jedem Kanal unterstützen in den meisten Fällen die "digitale Verzettelung". 
• Jede Datei, die als Anlage in den Kanal hochgeladen wird, wird auf SharePoint angelegt. Daher: bitte sorgfältig darauf achten, dass die Unterhaltung auch im richtigen Kanal stattfindet. Denn sonst landen ggf. Dateien am falschen Ort.

Ziel: Themenzentriertes Arbeiten - alle das Thema betreffende Informationen sind an einem Ort.

Registerkarten

In jedem Kanal sind standardmäßig folgende Registerkarten angelegt: Unterhaltung, Dateien und Wiki.

Die Registerkarten Unterhaltung und Dateien sollten beibehalten werden. Die Registerkarte Wiki kann, wenn sie nicht benötigt wird gelöscht werden.

Wiki ist ein guter Ort für statische Informationen wie: Glossar, Abkürzungsverzeichnis, Beschlussregister oder auch eine Linkliste auf all die anderen Datenquellen wenn die Konsolidierung in TEAMS aus Auditgründen, Zugriff auf Dokumente von Nicht-Teammitgliedern (z.B. Management) o.ä. nicht möglich sein sollte.

Es können sehr viele Apps, Dateien und Anwendungen von Drittanbietern als Registerkarte hinzugefügt werden. Doch auch hier sollte man sorgfältig auswählen.

Wenn das Team beispielsweise Jira nutzt: gern hier einbinden, wenn es schon ein OneNote Notizbuch gibt: einbinden.

Ziel: über die Registerkarten kann Teams zu einem "Single Hub" werden - ein Eingang für alles.

Unterhaltung - Chat - Erwähnung

Teams bietet - im Gegensatz zu Outlook - die Möglichkeit, Informationen im Pull-Prinzip statt im Push-Prinzip zu teilen. Das heißt, die Information befindet sich an einem definierten Ort und wird, dann wenn es für den Betreffenden interessant ist, von dort geholt. Es gibt verschiedene Varianten des Informierens und Diskutierens.

Unterhaltung: wie ein bekannter Gruppenchat. Wichtig: Auf einen Eintrag kann geantwortet werden. Bitte dies auch tun! Nur wenn ein ganz neues Thema kommt, dieses als "Neue Unterhaltung" mit einem Titel kenntlich machen. Vielleicht diesen gefettet. Wenn man die Formatierung in der Unterhaltung öffnet, sieht man erst all diese Möglichkeiten.Idee: Präfixe verwenden:

• INFO - Zur Info, bitte zur Kenntnis nehmen. Diskussion nicht erforderlich 
• DIS - Diskussion, bitte kommentieren, wenn man Zielführendes zu sagen hat. 
• ACT - Hier muss etwas getan werden

Einträge können auch gerne mit Emojis gekennzeichnet werden. Ein "Daumen hoch" ist ein starker Motivator. Einträge können auch nachträglich noch editiert und gelöscht werden.

Chat: klassische 1:1 Kommunikation. Es ist auch ein Chat in einer Kleingruppe möglich, das ist nur dann sinnvoll, wenn es kein paralleles Team gibt. Hier sollte nichts mit Archivwert besprochen werden. Es dient dazu, die Unterhaltungen frei von "Grundrauschen" zu halten wie: "wollen wir zusammen zu Mittag essen?"

Erwähnung: mit @<Name> können Sie die Aufmerksamkeit einer bestimmten Person "ziehen". Die erwähnte Person erhält eine gesonderte Kennung am Teamssymbol. Das sollten Sie nur dann tun, wenn Sie von dieser Person eine Reaktion erwarten!

Sie können mit @<Teamname> auch alle Teammitglieder auf diese Weise ansprechen. Doch tun Sie das nur in begründeten Ausnahmefällen.

Ziel: innerhalb des Teams sollten keine E-Mails mehr geschrieben werden.

Grund: für später hinzukommende Mitglieder der Arbeitsgruppe wird das Einarbeiten in die Materie sehr viel einfacher. Alle Informationen und Entscheidungsgrundlagen sind an einem Ort.

Meetings in Teams

Für Meetings in Teams gilt dasselbe wie für jede andere Besprechung auch:

• Kein Meeting ohne Ziel und Agenda - beides vorab kommuniziert.
• Option: wird die Einladung in den Kanal gestellt, müssen die Mitglieder nicht einzeln eingeladen werden.
• Pünktlichkeit für Anfang und Ende ist Gebot.
• Wenn Video aktiv ist: die "Blurr"-Funktion verwäscht den Hintergrund und lenkt den Fokus auf die Personen.
• Wenn das Meeting aufgezeichnet wird, muss das vorher klar kommuniziert werden.
• Eine Transskriptions-Funktion ist in Arbeit, auf Deutsch meines Wissens aber noch nicht verfügbar.
• Protokolle von Meetings können auch sehr komfortabel in OneNote erstellt werden. Wenn das Notizbuch in das Tam eingebunden ist, entfällt auch das Verteilen.

Ziel: unkomplizierte und effiziente Besprechungen ohne Reiseaufwand.

Diese Leitlininen sind eine Diskussionsgrundlage - nicht mehr und nicht weniger. Passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an und dann: Frohes Schaffen!