Direkt zum Hauptbereich

Leitlinien für Arbeitsgruppen in MS Teams

Es überrascht selbst mich: Microsoft Teams breitet sich rasant aus! In vielen Unternehmen erscheint es "irgendwie ganz plötzlich" und soll benutzt werden. Doch wie genau? Technisch ist es ja leicht zu durchschauen, aber strukturell? Da fühlen sich Arbeitsgruppen (ich nenne die Menschen so, um den Begriff von "Teams" zu unterscheiden) oft alleine gelassen. Hier stelle ich Leitlinien vor, die man so oder so ähnlich in der Arbeitsgruppe implementieren könnte.


Wann ein neues Team erstellen?

In vielen Häusern ist das nicht frei wählbar. Doch wenn es das sein sollte: ein Team in Microsoft ist eine Arbeitsgruppe, die gemeinsam Themen bearbeitet.
  • Das Team definiert sich an den Personen, nicht am Thema
  • Ehe Sie ein Team erstellen (lassen), prüfen Sie, ob es vielleicht eines mit derselben Personengruppe bereits gibt. Wenn ja: erstellen Sie einen neuen Kanal für das Thema, das Sie bearbeiten wollen. 
  • Es wäre sinnvoll, eine Regel zu haben, wie der Teamname entsteht. Besonders in größeren Unternehmen wird es sonst rasch unübersichtlich.
Ziel: Anzahl der Teams überschaubar halten.

Wann einen neuen Kanal erstellen?

Wenn die Arbeitsgruppe - was wahrscheinlich ist - verschiedene eher unabhängige Themenblöcke bearbeitet, gibt es pro Themenblock einen Kanal.
  • Ein Kanal definiert sich am Thema
  • Im Kanal werden alle dieses Thema betreffende Informationen gesammelt und diskutiert. 
  • Jeder Kanal hat ein eigenes Set von Registerkarten. 
  • Ein Kanal kann ausgeblendet werden, wenn das Thema "durch" ist.
Ziel: nur Kanäle mit gerade aktiven oder relevanten Themen sind sichtbar.

Umgang mit Dateien

Jeder Kanal hat eine eigene Dateiablage!
  • Jedes Team erscheint auf SharePoint als Teamwebsite mit Dokumentenablage und bereits angelegtem Notizbuch. 
  • Jeder Kanal hat in der Dokumentenablage in SharePoint seinen eigenen Ordner. Der immer als Startkanal angelegte Kanal "Allgemein" hießt "General". Wenn OneNote genutzt werden soll, empfehle ich das Notizbuch von der Teamwebsite im Kanal Allgemein als eigene Registerkarte zu verwenden. Grund: eigene Notizbücher in jedem Kanal unterstützen in den meisten Fällen die "digitale Verzettelung". 
  • Jede Datei, die als Anlage in den Kanal hochgeladen wird, wird auf SharePoint angelegt. Daher: bitte sorgfältig darauf achten, dass die Unterhaltung auch im richtigen Kanal stattfindet. Denn sonst landen ggf. Dateien am falschen Ort.
Ziel: Themenzentriertes Arbeiten - alle das Thema betreffende Informationen sind an einem Ort.

Registerkarten

In jedem Kanal sind standardmäßig folgende Registerkarten angelegt: Unterhaltung, Dateien und Wiki.

Die Registerkarten Unterhaltung und Dateien sollten beibehalten werden. Die Registerkarte Wiki kann, wenn sie nicht benötigt wird gelöscht werden.

Wiki ist ein guter Ort für statische Informationen wie: Glossar, Abkürzungsverzeichnis, Beschlussregister oder auch eine Linkliste auf all die anderen Datenquellen wenn die Konsolidierung in TEAMS aus Auditgründen, Zugriff auf Dokumente von Nicht-Teammitgliedern (z.B. Management) o.ä. nicht möglich sein sollte.

Es können sehr viele Apps, Dateien und Anwendungen von Drittanbietern als Registerkarte hinzugefügt werden. Doch auch hier sollte man sorgfältig auswählen.

Wenn das Team beispielsweise Jira nutzt: gern hier einbinden, wenn es schon ein OneNote Notizbuch gibt: einbinden.

Ziel: über die Registerkarten kann Teams zu einem "Single Hub" werden - ein Eingang für alles.

Unterhaltung - Chat - Erwähnung

Teams bietet - im Gegensatz zu Outlook - die Möglichkeit, Informationen im Pull-Prinzip statt im Push-Prinzip zu teilen. Das heißt, die Information befindet sich an einem definierten Ort und wird, dann wenn es für den Betreffenden interessant ist, von dort geholt. Es gibt verschiedene Varianten des Informierens und Diskutierens.

Unterhaltung: wie ein bekannter Gruppenchat. Wichtig: Auf einen Eintrag kann geantwortet werden. Bitte dies auch tun! Nur wenn ein ganz neues Thema kommt, dieses als "Neue Unterhaltung" mit einem Titel kenntlich machen. Vielleicht diesen gefettet. Wenn man die Formatierung in der Unterhaltung öffnet, sieht man erst all diese Möglichkeiten.Idee: Präfixe verwenden:
  • INFO - Zur Info, bitte zur Kenntnis nehmen. Diskussion nicht erforderlich 
  • DIS - Diskussion, bitte kommentieren, wenn man Zielführendes zu sagen hat. 
  • ACT - Hier muss etwas getan werden
Einträge können auch gerne mit Emojis gekennzeichnet werden. Ein "Daumen hoch" ist ein starker Motivator. Einträge können auch nachträglich noch editiert und gelöscht werden.

Chat: klassische 1:1 Kommunikation. Es ist auch ein Chat in einer Kleingruppe möglich, das ist nur dann sinnvoll, wenn es kein paralleles Team gibt. Hier sollte nichts mit Archivwert besprochen werden. Es dient dazu, die Unterhaltungen frei von "Grundrauschen" zu halten wie: "wollen wir zusammen zu Mittag essen?"

Erwähnung: mit @<Name> können Sie die Aufmerksamkeit einer bestimmten Person "ziehen". Die erwähnte Person erhält eine gesonderte Kennung am Teamssymbol. Das sollten Sie nur dann tun, wenn Sie von dieser Person eine Reaktion erwarten!

Sie können mit @<Teamname> auch alle Teammitglieder auf diese Weise ansprechen. Doch tun Sie das nur in begründeten Ausnahmefällen.

Ziel: innerhalb des Teams sollten keine E-Mails mehr geschrieben werden.

Grund: für später hinzukommende Mitglieder der Arbeitsgruppe wird das Einarbeiten in die Materie sehr viel einfacher. Alle Informationen und Entscheidungsgrundlagen sind an einem Ort.

Meetings in Teams

Für Meetings in Teams gilt dasselbe wie für jede andere Besprechung auch:
  • Kein Meeting ohne Ziel und Agenda - beides vorab kommuniziert.
  • Option: wird die Einladung in den Kanal gestellt, müssen die Mitglieder nicht einzeln eingeladen werden.
  • Pünktlichkeit für Anfang und Ende ist Gebot.
  • Wenn Video aktiv ist: die "Blurr"-Funktion verwäscht den Hintergrund und lenkt den Fokus auf die Personen.
  • Wenn das Meeting aufgezeichnet wird, muss das vorher klar kommuniziert werden.
  • Eine Transskriptions-Funktion ist in Arbeit, auf Deutsch meines Wissens aber noch nicht verfügbar.
  • Protokolle von Meetings können auch sehr komfortabel in OneNote erstellt werden. Wenn das Notizbuch in das Tam eingebunden ist, entfällt auch das Verteilen.
Ziel: unkomplizierte und effiziente Besprechungen ohne Reiseaufwand.

Diese Leitlininen sind eine Diskussionsgrundlage - nicht mehr und nicht weniger. Passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an und dann: Frohes Schaffen!

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Wie lassen sich Ergebnisse definieren? - Drei Beispiele (WBS, CBP und BDN)

Ich habe schon darüber geschrieben, warum das Definieren von Ergebnissen so wichtig ist. Es lenkt die Aufmerksamkeit des Projektteams auf die eigentlichen Ziele. Aber was sind eigentlich Projektergebnisse? In diesem Beitrag stelle ich drei Methoden vor, um leichter an Ergebnisse zu kommen.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Wie Agilität den Kundennutzen steigert - Einige Argumente für Berater:innen

In Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit fragen sich viele, ob agile Beratung noch eine Zukunft hat. Die Antwort liegt in der konsequenten Orientierung am Kundennutzen. Qualität setzt sich durch, wenn sie messbare Verbesserungen bei Umsatz, Kosten und Leistungsfähigkeit bewirkt, anstatt sich in Methoden und zirkulären Fragen zu verlieren. Dieser Artikel zeigt, wie agile Beratung nachhaltige Veränderungen in Unternehmen schafft und warum gerade jetzt gute Berater:innen gebraucht werden, um Organisationen widerstandsfähiger zu machen.

Warum eine Agile Transformation keine Reise ist

Die agile Transformation wird oft als eine Reise beschrieben. Doch dieser Vergleich kann viele Unternehmen in die Irre führen oder Bilder von unpassenden Vergleichen erzeugen. Transformationen sind keine linearen Prozesse mit einem klaren Ziel, sondern komplexe und dynamische Entwicklungen. Dieser Artikel zeigt, warum Agilität kein Weg mit einem festen Endpunkt ist.

Kleine Organisationsveränderungen, die direktes Feedback erzeugen

Große Veränderungen sind in einer Organisation schwer zu messen. Oft liegt zwischen Ursache und Wirkung ein langer Zeitraum, sodass die Umsetzer:innen nicht wissen, was genau gewirkt hat. Hier ist eine Liste mit kleinen Maßnahmen, die schnell etwas zurückmelden.

Agile Leadership – Führst du noch oder dienst du schon?

Die Arbeitswelt verändert sich. Und das spüren nicht nur Führungskräfte, sondern vor allem Mitarbeitende. Immer mehr Menschen hinterfragen den Sinn ihrer Arbeit, erwarten Respekt, Vertrauen und eine Unternehmenskultur, die echte Zusammenarbeit ermöglicht. Studien wie die Gallup-Studie 2025 oder die EY-Jobstudie zeigen: Der Frust am Arbeitsplatz wächst – und mit ihm die Unzufriedenheit mit der Führung. Höchste Zeit, umzudenken. Genau hier setzt agile Führung an. 1. Warum agile Führung heute entscheidend ist  Klassische Führung – hierarchisch, kontrollierend, top-down – funktioniert immer weniger. Die Zahlen sind eindeutig:  Laut Gallup fühlen sich nur noch 45 % der deutschen Beschäftigten mit ihrem Leben zufrieden. Fast jede dritte Kündigung erfolgt wegen der Führungskraft. Nicht das Gehalt, sondern mangelnde Wertschätzung, fehlendes Vertrauen und ein schlechtes Arbeitsumfeld treiben Menschen aus Unternehmen.  Agile Führung bietet eine Alternative, die auf Vertrauen, Selbs...

Ent-Spannen statt Platzen: Erste Hilfe für mehr Vertrauen und Resilienz im Team

Zwei Themen die mir in den letzten Wochen immer wieder über den Weg laufen sind Vertrauen und Resilienz. Vertrauen als das Fundament für gemeinsame Zusammenarbeit und Resilienz als die Fähigkeit, Herausforderungen, Stress und Rückschläge zu bewältigen und gestärkt daraus hervorzugehen.  In dem Blogpost möchte ich ein paar Erste-Hilfe Interventionen teilen, die zu mehr Vertrauen und Resilienz im Team führen können - gerade wenn die Emotionen hochkochen und es heiss her geht im Team. Die „Mist-Runde“: Ärger Raum geben. In konfliktbeladenen oder belasteten Teams kann es eine große Herausforderung sein, eine offene Kommunikation und ein respektvolles Miteinander zu fördern. Eine einfache, aber äußerst effektive Methode, um Spannungen abzubauen, ist die „Mist-Runde“ . Diese Intervention, die ich zuerst bei Veronika Jungwirth und Ralph Miarka kennengelernt habe, gibt den Teilnehmern einen geschützten Raum, in dem sie ihre Frustrationen und negativen Gedanken ohne Zensur äußern können un...

Microsoft Lists: mit Forms und Power Apps komfortabel mobil arbeiten

In meinem Kundenkreis sind viele Menschen, die den Arbeitsalltag nicht vorwiegend auf dem Bürostuhl sitzend verbringen, sondern "draußen" unterwegs sind. Vielleicht in Werkstätten oder im Facility-Management. Es ist so wichtig, dass die Schnittstellen zu den Abläufen im Büro gut abgestimmt sind. Microsoft 365 hat so einiges im Baukasten, man muss es nur finden und nutzen.  In diesem Artikel spiele ich ein Szenario durch, das auf Microsoft Lists, Forms und - für die Ambitionierteren - Power Apps setzt.

Selbstbewertungsfragen für den Alltag in Arbeitsgruppen aus Sicht von Mitarbeitenden

Welche Fragen können wir Mitarbeiter:innen stellen, um herauszufinden, ob agiles Arbeiten wirkt? Es gibt bereits eine Menge an Fragebögen. Aber ich bin nicht immer zufrieden damit.