Microsoft Teams - für alle, die zusammenarbeiten

...und sich einfach ein schnelles, praktisches und mobilfähiges Tool wünschen. Und ein Microsoft-Konto haben. Seit diesem Sommer ist Teams auch für Persönliche Microsoft-Konten verfügbar, nicht nur im Rahmen der Nutzung von Office 365 im Unternehmen oder an der Hochschule. Doch für wen lohnt sich das?

Teams für alle

Vielleicht bin ich schneller fertig bei der Frage "... für wen nicht?" Nicht nutzen können Sie Teams, wenn nicht alle beteiligten Personen über ein Microsoft-Konto verfügen. Egal ob persönlich oder geschäftlich. Im ersten Fall (Mitglieder haben ein Persönliches Microsoft-Konto) ist die Nutzung nicht ganz so umfangreich, doch schon so vielfältig, dass ich in diesem Post nur die Variante "Team, nicht alle im selben Unternehmen" beleuchten will.
Das kann die erweiterte Familie sein, um ein Familienfest zu planen oder ein Team im Ehrenamt, oder auch ein Team, das zum Teil aus internen Mitarbeitern besteht, zum Teil aber auch Externe mit einbinden möchte. Das alles geht erst seit kurzer Zeit.

Der Anfang ist leicht

Sie benötigen lediglich E-Mail-Adressen aller Teammitglieder, die in irgendeiner Form mit einem Microsoft-Konto verbunden sind. Dann können Sie starten. Teams ist entweder browserbasiert zu nutzen oder mit einer App. Es funktioniert auf Windows 7 und selbstverständlich allen neueren Windows-Betriebssystemen sowie auf Android und auf iOS. Man braucht dazu lediglich die Zugangsdaten zum eigenen Microsoft-Konto. Die Screenshots hier mache ich auf Windows 10 im Browser.

In der linken unteren Ecke des Fensters, ganz unscheinbar, finden Sie: "Einem Team beitreten oder ein Team erstellen". Das führt zu diesem Fenster:

Das Team erstellen

Dann ist nach wenigen Schritten das Team startklar. Geben Sie Name und Beschreibung ein.

Mitglieder hinzufügen

Fügen Sie die Mitglieder hinzu: alle, die nicht zum selben Unternehmen gehören, sind automatisch "Gäste". Natürlich können auch später jederzeit weitere Mitglieder hinzugefügt werden. Die Mitglieder werden per E-Mail benachrichtigt und erhalten einen Link zum Team.

Überblick

und loslegen

Dann kann schon gestartet werden. Hier sind die wichtigsten Funktionen im Überblick:

Unterhaltungen: das ist wie eine "WhatsApp-Gruppe" - nur kann sie deutlich mehr. diese Registerkarte ist vermutlich die am häufigsten benutzte - darum ist sie am Anfang platziert.
Hier findet die Kommunikation statt und hier erscheinen auch alle Aktivitäten auf anderen Registerkarten - sofern man das nicht unterbindet.
Dateianlagen: Bilder und Dateien, die angehängt werden, sind auf einer eigenen Registerkarte sichtbar. Das erleichtert die Frage nach "wo war nochmal...?" enorm.
Das Wiki: ist im privaten Umfeld eher nicht so wichtig, im geschäftlichen ist dort der Ort für Vereinbarungen, ein Glossar, oder FAQ. Das Wiki lässt sich (jedenfalls bis jetzt) nicht auf mobilen Endgeräten in der App editieren - was ich persönlich klug finde. Hier ist der Ort für verbindliches Wissen.
Der Unterhaltung Emojis,GIFs oder Aufkleber hinzufügen: das unterstreicht den Ersatz des "Gesprächs in der Kaffeeküche", das diese Form der Unterhaltung auch sein kann. Besonders bei Teams, die sich nicht im selben Gebäude oder nicht mal auf dem selben Kontinent befinden.
Vielleicht die spannendste Funktion ist die Sofortbesprechung: Das ersetzt Skype und startet sofort eine Videokonferenz in diesem Team. Microsoft arbeitet gerade daran, eine Transkription der Videokonferenz anzubieten. Damit ist das lästige Protokollieren automatisiert. Jetzt schon gibt es die Möglichkeit, den Hintergrund auf Unschärfe zu stellen, um so das unaufgeräumte Arbeitszimmer nicht allen zu zeigen.
Was sich hinter dem PLUS verbirgt? Schauen Sie nach! Je nach Konfiguration und Vorgaben des Erstellers des Teams ist das unterschiedlich. Vermutlich finden Sie die hier vorgestellten Forms /2/ wieder.

Super-Suche

Suchfeld am oberen Rand

Wirklich innovativ und sehr performant ist die Suche in Teams. Der Slash bietet eine Reihe von Befehlen an, das @ startet eine Nachricht an die erwähnte Person. Ganz normal nach einem Stichwort suchen kann man natürlich auch.

Teams bietet einen echten Vorteil für alle Gruppen von gemeinsam arbeitenden Menschen, die bisher gleichzeitig mit E-Mail, Skype, Dropbox und WhatsApp-Gruppe hantieren und sich allzu häufig fragen, auch welchem Weg sie eigentlich kommuniziert hatten dass...

Hier wäre einmal alles am selben Ort. Probieren Sie es aus.

Anmerkungen

Einen ersten Überblick über die Office 365 Tools gab es hier:

/1/ Sigrid Hess: Microsoft Office 365 für Teams - neue Tools,
Teamworkblog, erschienen am 21. Aug 2017, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2017/08/microsoft-office-365-fur-teams-neue.html

Die App Forms habe ich hier vorgestellt:

/2/ Sigrid Hess: Online Umfrage mit Microsoft Forms und Excel - schnell und überraschend komfortabel, Teamworkblog, erschienen am 27. Aug 2018, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2018/08/online-umfrage-mit-microsoft-forms-und.html

Ende Oktober ist ein Artikel über Teams von mir in der c't erschienen:

/3/ Sigrid Hess: Jeder mit Jedem, c't 23/2018, S. 126

https://www.heise.de/select/ct/2018/23/1541730610866419

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird im Zeitalter virtueller Besprechungen noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass im Zusammenhang mit Microsoft 365 zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Widerstand: ein Geschenk in hässlicher Verpackung? 6 Impulse für einen konstruktiven Umgang

"Widerstand gegen Veränderungen ist ein Geschenk in hässlicher Verpackung." Dieser Satz meines geschätzen Co-Creators Matthias Pahl, hat mich ins nachdenken gebracht. Widerstand soll ein Geschenk sein? Fühlt sich häufig nicht so an oder? These: Hinter Widerständen steckt eine innere Logik. Widerstand möchte etwas schützten, etwas stabilisieren und im Gleichgewicht halten. So irrational der Widerstand daher kommen mag. Er erfüllt einen Zweck, der verstanden werden will. In diesem Blogartikel biete ich Ihnen 6 Impulse an, die einen versöhnlichen Blick auf Widerstände gegen Veränderungen legen und Lösungsansätze bieten sollen. 1. Widerstand erfüllt einen Zweck & folgt eigenen Wertevorstellungen & Handlungslogiken Hinter dem Widerstand stecken oft Ängste, wie Kontrollverlust oder das Infragestellen der eigenen Kompetenzen. Auch das Festhalten an Bewährtem und Zweifel am Nutzen der Veränderungen spielen häufig eine Rolle. Diese wollen verstanden und respektiert werden.

Das neue Outlook - One Outlook - erster Eindruck

Microsoft hat ein Problem: Outlook ist nicht gleich Outlook. Da ist das gute alte Outlook in der Desktop-Version. Das ist das, womit fast alle von uns im Alltag arbeiten und worüber ich hier schon oft berichtet habe. Outlook auf dem MAC sieht aber anders aus. Outlook auf Mobilgeräten sowieso. Dann gibt's noch Outlook im Web. Kein Wunder, dass Microsoft das alles entwirren, verschlanken und vereinheitlichen möchte. Gelingt es? Hier die interessantesten Funktionen des neuen Outlooks .

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

Microsofts Wolkenkuckucksheim - Mein Erklärmodell für SharePoint, Teams, OneDrive und OneNote

"Was ist eigentlich der Unterschied zwischen OneDrive, OneNote und SharePoint?" Diese Frage wird mir mir schon seit meinen ersten Workshops zu Microsoft 365 gestellt. Mein heimlicher Gedanke damals war: "Super, solange es diese Frage gibt, ist mein Job sicher!" :) Geantwortet habe ich: "Es ist verständlicher, wenn wir die Gemeinsamkeiten betrachten: Alle drei sind von Microsoft. Alle drei eignen sich zur digitalen Zusammenarbeit." Bleibt allerdings die Frage: Was benutzt man wofür?

Beispiel für eine Partyplanung mit Scrum

Wer sich neu mit Scrum beschäftigt, ist vielleicht überwältigt von den ganzen Fachbegriffen. Dann sieht man vielleicht gar nicht, wie einfach die einzelnen Elemente von Scrum sind. Deshalb hier ein einfaches Beispiel für die Vorbereitung einer Party mit Hilfe von Scrum.

Nie wieder Ärger mit Besprechungsserien in Outlook

Erstellen auch Sie Besprechungsserien in Outlook? Ärgern auch Sie sich manchmal darüber, wenn Sie etwas zu ändern haben? Falls nicht, versenden Sie entweder keine wiederkehrenden Outlook-Besprechungen (Serienterminen). Oder Sie ändern nie etwas daran. Dann ist dieser Artikel nichts für Sie. Lesen Sie aber bitte weiter, falls Sie sich schon immer mal gefragt haben, ob es eine Lösung gibt?

Das Teamwork-Blog

Dieses Blog durchsuchen