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Zusammenarbeit über Datei-Ordner flexibel koordinieren - Ablage im Team für Vertriebsprojekte (Teil 3)

In dieser Artikelserie zeige ich an einem Beispiel, wie eine Ablage für ein Team aussieht, das Angebote erstellt oder Ausschreibungen beantwortet. In Teil 1 geht es um darum, wie man Vorgänge nach Prozessen sortiert. Teil 2 zeigt, wie ein Vorgangsordner untergliedert wird. Wie man mit Hilfe der Ablage die Kontrolle über Aufgaben behält, ist Inhalt dieses Beitrags.


Ein Team will eine Ausschreibung beantworten und tauscht viele Dokumente aus. Von den drei Fragen aus den Teilen 1 und 2 ist noch die folgende offen:
  • Sind die Infos aus den E-Mails des Kollegen Schulze berücksichtigt?
Häufig wird das E-Mailsystem benutzt, um intern Aufgaben zu verteilen (/3/). Zurück zum Beispiel: Der Kollege Schulze ist nicht Teil des Teams, das die Dokumente bearbeitet. Er liefert aber wichtige Informationen. Der Kollege hat momentan viel zu tun. Er wird meine Anfrage erst in der nächsten Woche bearbeiten.

Wie behalte ich den Überblick über die verteilten Aufgaben?


Sehen wir uns die Möglichkeiten an:
  • Gemeinsames Aufgabenmanagement: Alle Beteiligten arbeiten mit dem gleichen System (z. B. JIRA oder eine Kanban-Tafel). Im Aufgabensystem wird ein Projekt für diesen Vorgang eingerichtet. Alle Aufgaben werden darüber verwaltet. Auch die Ergebnisse der Aufgaben liegen dort.
  • Gemeinsame Aufgabenliste: Alle arbeiten mit der gleichen Datei. Je Vorgang wird eine eigene Liste erstellt. Zur Pflege werden Regeln vereinbart.
  • Jeder pflegt seine eigene Aufgabenliste: Teamregeln greifen in die persönliche Arbeitsweise ein. Das findet nicht jeder gut. Minimal sollte das Team das Protokoll abzusprechen, nach denen Aufgaben verteilt werden.
Diese Möglichkeiten stellen uns aber vor Herausforderungen, die wieder zu vielen E-Mails führen:
  • Nicht immer gibt es ein gemeinsames Aufgabensystem oder eine gemeinsame Liste.
  • Das Problem bei Listen ist, dass sie gewissenhaft gepflegt werden müssen.
  • Wenn jeder unterschiedliche Vorgangsnamen verwendet, muss man bei jeder E-Mail überlegen, worum es geht.
Hier ist mein Vorschlag: Aufgaben dürfen nicht im E-Mail-Postfach gespeichert werden. Sie werden dort zu Dauergästen. Für meine Aufgaben habe ich mir einen Administrationsordner zum Vorgang angelegt (siehe Abb. 1). Entweder liegt dort eine Text- oder Excel-Datei mit den Aufgaben oder jede Textdatei ist eine eigene Aufgabe. Das hängt vom Prozess ab.

Abb. 1: Beispiel für eine Vertriebsablage
Wenn ich kein gemeinsames Aufgabensystem nutzen kann, verschicke ich Aufgaben per E-Mail, die die Hundemarke „(TODO)“ im Betreff haben. Dadurch weiß der Empfänger, dass er etwas tun muss (/4/).

Wenn ich viele Aufgaben verwalten muss, lege ich eine Kopie dieser E-Mail in einem Aufgabenordner ab. Meine Erwartung ist, dass die Antwort mit „(DONE)“ zu mir zurückkommt. Wenn ich auch diese E-Mail ablege, weiß ich später, dass sie erledigt wurde. Zurück zum Beispiel:
  • Meine ausgehende E-Mail könnte mit „(TODO) Fischbach an Schulze, Anfrage.txt“ abgelegt werden.
  • Die Antwort wird unter „(DONE) Schulze an Fischbach, Anfrage.txt“ gespeichert.
Zudem habe ich mit angewöhnt, wichtige Änderungen an Dokumenten in meiner Versionskontrolle zu vermerken („Leistungsbeschreibung XY geändert. Info von Schulze berücksichtigt (siehe E-Mail von Schulze vom 05.08.)“). Ich könnte die Info auch in der Historie des Dokuments ablegen.

Eine kontextbezogene Ablage ist ein sehr flexibles Hilfsmittel, um im Team Dokumente und Aufgaben auszutauschen. Im nächsten Teil fasse ich das Vorgehen nochmal zusammen.

Anmerkungen

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