Die Werkstatt und das Schaufenster - Prozessorientierung versus Abteilungslaufwerk

Manchmal finden wir Blockaden für ein gutes Miteinander im Projektteam in den Begrenzungen der Technik. Manchmal aber ist auch Gewohnheit, Angst oder Besitzstandswahrung der Name des Steines, der im Weg liegt. Ein Bericht auch der Beratungspraxis.

Unlängst habe ich in einem Unternehmen in einem zweitägigen Workshop mit einer großen Gruppe Beteiligter – von IT bis Rechtabteilung - eine gemeinsame Prozessorientierte Ablagestruktur entworfen (/1/). Am Ende des Tages 1 stellten wir fest, dass die Finanzierung des Ganzen ein Unterstützungsprozess ist und daher in einem anderen Verzeichnis stattfindet. In das Verzeichnis des Kernprozesses wird ein Link zur Finanzierung gesetzt.

An dieser Routine-Festlegung brach das große ABER auf:

• Darf denn jeder Prozessbeteiligte die Finanzierungsdaten sehen?
• Oder ist das ein „leerer Link“ der nur die Auskunft erteilt: „Die Finanzierungsdaten sind auf dem Laufwerk F, auf das du keine Zugriffsberechtigung hast.“
• Wie ist das dann mit den juristischen Schriftsätzen, die sich noch im Entwurfsstadium befinden? „... wenn das versehentlich jemand aus dem Haus gibt?!“
• „Wenn wir alles für das ganze Projektteam öffnen, fangen die Leute wieder an, auf ihrem persönlichen Laufwerken oder (bewahre!) eigenen USB-Sticks zu speichern!“

Mit diesem sich auftuenden Graben gingen wir in den Abend. Offensichtlich ist die Hürde weniger die Technik, als Ängste in den Köpfen der Beteiligten. Aber wovor denn? Die Frage des juristischen Schriftsatzes kann ich nachvollziehen. Aber mit einer Regel für den Dateinamen lässt sich das leicht lösen (z.B.: alle Entwürfe erhalten am Ende des Dateinamens einen Kleinbuchstaben, die erste freigegebene Version bekommt eine Null und dann wird hochgezählt).

Und ehrlich: fühlt sich irgendjemand berufen, in den unfertigen Werken der Nachbarabteilung zu stöbern? Eher wäre es doch so: wenn ich auf etwas warte und das dringend brauche, nerve ich den Zuständigen mit Nachfragen. Könnte ich einfach nachschauen, wie weit das Dokument gerade ist, müsste ich den Kollegen nicht stören, sondern könnte die Info selbst holen, oder? Soweit die schöne Theorie, die den Anwesenden auch einleuchtete. „Aber die Vorstandsdokumente ...“ Natürlich gibt es immer Dokumente, die besonderen Schutz brauchen. Strategiepläne im Entwurfsstadium zum Beispiel und selbstverständlich Personaldaten. Um diese aber geht es hier gar nicht, sondern um ganz normale Projektarbeit.

Gefallen hat uns das Bild des „Schaufensters“ und der „Werkstatt“.

• In einem Schaufenster stelle ich die fertige, sorgsam arrangierte Arbeit aus. Dort kann man sie bewundern oder auch „kaufen“. Gearbeitet wird dort (in der Regel) nicht. Dieses Bild steht stellvertretend für ein gemeinsames Laufwerk, in welches nur die fertigen Dokumente in der aktuellen Version eingestellt werden. Das hat den Nutzen, dass alle Informationen zu dem Projekt an einer Stelle versammelt sind. Entwürfe und ältere Versionen der Dokumente bleiben im Abteilungslaufwerk. Der Nachteil dabei ist zum Einen der höhere Aufwand, den der Einzelne treiben muss und zum Anderen die richtige Auswahl der Dokumente. Weiß man immer, was die anderen benötigen? Andererseits ist durch das geschlossene Abteilungslaufwerk (wie gewohnt) der Schutz der eigenen Arbeit gewahrt.
• „Dürfen die anderen denn nicht sehen, dass hier gearbeitet wird?“ „Darf der Schreiner nicht Sägemehl an der Hose haben?“ Das waren meine Fragen. So entstand der Begriff der Werkstatt. Hier ist ein Projektlaufwerk gemeint, in welchem alle Dokumente des Projektes gespeichert werden. Vom ersten Entwurf bis zur letzten Freigabe. Zugriff haben alle am Projekt beteiligten Personen.

Am Ende waren die Workshop-Teilnehmer sich einig, dass der Weg in die Werkstatt erstrebenswert ist, aber in ihrem Fall über das Schaufenster führen wird. Hier kann Transparenz, gemeinsame Struktur und auch abgestimmtes Bilden von Dateinamen eingeübt werden.

Anmerkungen

• /1/ Steinbrecher, Wolf ; Müll-Schnurr, Martina: Prozessorientierte Ablage : Dokumentenmanagement-Projekte Zum Erfolg Führen. Praktischer Leitfaden Für Die Gestaltung Einer Modernen Ablagestruktur. Berlin: Springer DE, 2009, http://www.amazon.de/Prozessorientierte-Ablage-Dokumentenmanagement-Projekte-Praktischer-Ablagestruktur/dp/3834915823/