Montag, 20. Januar 2020

O365: Terminabstimmungen mit FindTime

Gerade wollte ich jemandem einen Link zum FindTime-Artikel senden und stelle fest: es gibt ihn nicht! Na da muss schleunigst gegengesteuert werden! Find Time ist im Grunde "Doodle innerhalb von Outlook" und steht unter Office 365 zur Verfügung. Die Eingeladenen müssen nicht über Office 365 verfügen und auch nicht über ein Microsoft-Konto. Hier eine kurze Einführung.

Find Time ist ein Browserbasiertes Tool zur Vorabfrage von Terminoptionen.

Insgesamt ist es recht selbsterklärend. Man sieht schon im ersten Fenster, ob die Eingeladenen theoretisch verfügbar sind. Dann kann man eine beliebige Anzahl von Terminen zur Auswahl stellen. Die Eingeladenen müssen sich - nach dem Klick auf die entsprechende Schaltfläche - identifizieren und können dann jeweils mit "Yes", "No" und "Prefer" antworten. Der Organisator erhält immer eine Nachricht, wenn jemand die Anfrage bearbeitet.

Aktivieren

Falls Sie die Schaltfläche auf Ihrem Menüband im Outlook-Kalender nicht finden können: Auf dem Menüband des Posteinganges gibt es den App-Store. Dort aktivieren. Dazu braucht man keine Admin-Rechte.

Termin erstellen

Beginnen Sie mit einem Besprechungsfenster und laden Sie die gewünschten Personen ein. Stellen Sie auch schon die anvisierte Zeit ein. Aktivieren Sie jetzt "New Meeting Poll".

Start einer FindTime-Umfrage
Hier sehen Sie direkt im Fenster, wie die Terminsituation aussieht. Wählen Sie Ihre Zeitvorschläge.
Zunächst irritierend: Beim Abschließen wird die  begonnene Besprechungseinladung verworfen. Die Abfrage erfolgt auschließlich im Browser.

Antworten

Alle Eingeladenen erhalten einen Link, der zu einem solchen Auswahlfenster führt:


Zeit-Auswahlfenster für Eingeladene


Abschließen

Wenn die Antworten eingegangen sind, erstellt der Organisator die "eigentliche" Einladung in Outlook. Zeigt sich genau ein für alle passender Termin, erstellt FindTime in der Grundeinstellung die entsprechende Einladung sogar ungefragt und automatisch. Das ist das erste, was ich in den Einstellungen ausschalte (Zahnrad, wie inzwischen fast überall).

Grundsätzlich ist FindTime leicht zu bedienen, doch zumindest momentan mit einem Mangel behaftet: Nur beim Organisator werden alle Terminoptionen im Kalender markiert. Die Eingeladenen erhalten keinerlei Blocker im Kalender zu den Terminoptionen. Das heißt, solange der Organisator den Termin nicht fixiert hat, ist in den Kalendern der Eingeladenen von der anhängigen Anfrage gar nichts zu sehen!

Das ist schade, doch auch nicht anders als bei anderen Umfragemethoden. Immerhin hat der Organisator den guten Überblick.

Wegen der guten Benutzerführung verzichte ich hier auf alle Details und Einstellungen.

Falls Sie ein ausführliches Tutorial zum Thema möchten: Ute Simon hat eins zusammengestellt. Danke dafür, liebe Ute.

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