Sie brauchen keinen Ordner "Schriftverkehr", um Briefe abzulegen

Wenn wir Ablageprojekte machen, "verbieten" wir immer wieder Sammelordner wie "Schriftverkehr" oder "Excel-Dateien". Das gibt immer heftige Diskussionen. In diesem Beitrag stelle ich die Gründe und Alternativen vor.

Elektronische Ordner laufen nicht voll

Elektronische Ordner haben einen Vorteil, der aus Ablagesicht ein Nachteil ist: Sie sind selten voll. Ein Papierordner ist irgendwann voll. Dann müssen Sie eine Entscheidung treffen. Bei elektronischen Ordnern passiert das erst, wenn Ihre Festplatte voll ist:

Bei einer Festplattengröße von 1 TeraByte und einer durchschnittlichen Dateigröße von 500 KiloByte für eine Word-Datei würde ein Ordner über 2 Mio. Word-Dokumente fassen.
Wenn eine Bildschirmseite rund 30 Dateien anzeigt, müssten Sie bei dieser Dokumentenanzahl 71.000mal nach unten rollen, um an das letzte Dokument zu kommen.
Das würde Sie gut einen Arbeitstag beschäftigen (1/3 Sekunde für einmal Scrollen).

Sie können sich also viel Zeit lassen, bis Sie entscheiden müssen, was mit dem zu vollen Ordner passiert. In einem typischen Sammelordner wie "Schriftverkehr" häufen sich dann viele Dokumente an, von denen Sie viele Dokumente gar nicht mehr brauchen. Wenn Sie wissen wollen, ob Sie das Dokument noch brauchen, müssen Sie jede Datei einzeln öffnen (auch die WordPerfect-Datei von 1998), den Inhalt lesen und dann entscheiden. Sicher verstehen Sie jetzt, warum Sie nicht zum Archivieren kommen.

Deswegen empfehlen wir eine vorgangsorientierte Ablage. Die Vorgangsordner sind wie Briefmappen für alle Dokumente zu einem Vorgang. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, können Sie die ganze Mappe entsorgen, sprich den Ordner ins Archiv schieben.

Was tun Sie gerade?

Was machen wir nun mit "Schriftverkehr"? Zunächst brauchen wir einen anderen Blick. Es geht nicht darum, welche Art von Dokument Sie erstellen oder wem Sie schreiben. Es geht darum, welchen Vorgang Sie bearbeiten.

Abb. 1: Ordner für Schriftverkehr erzeugt Unordnung

Sicherlich fänden Sie es sehr merkwürdig, wenn jemand Puzzle sammelt und die Teile von allen Puzzles nach Farbe oder Form sortiert. Puzzles werden nach dem Bild auf der Vorderseite sortiert.

Analog haben Ihre Dokumente eine Vorderseite, ein Bild, ein Thema. Gründe für Schriftverkehr könnten sein:

Sie bearbeiten eine Bestellung und schreiben dem Kunden. Das gehört zum Vorgang "2014-10-Bestellung-Müller-Schlauchboot".
Sie bearbeiten eine Reklamation mit der Baufirma. Das gehört zum Projekt "2014-Umbau-Küche".

Der Schriftverkehr könnte ein Untervorgang zu einem Projekt sein. In Projekten könnte das ein offener Punkt sein. Dann gehört zu folgendem Ordner:

2014-Umbau-Wohnung/Offene Punkte/0814-Reklamation-Arbeitsplatte

Abb. 2: Sie bearbeiten offene Punkte

Sie haben einen Ordner für offene Punkte. Wenn Sie wissen wollen, um welche offene Punkte Sie sich kümmern müssen, gehen Sie in diesen Ordner. Wenn ein Punkt erledigt ist, verschieben Sie ihn in den Ordner "Abgeschlossene Punkte".

Vielleicht führt der Schriftverkehr dazu, dass Sie einen Plan ändern. Dann wäre die Kommunikation in einem Vorgangsordner zur Planänderung (Pläne ändern/2014-10-Neuer Lageplan) gut aufgehoben.

Nutzen Sie Meilensteinordner

Jetzt wenden Sie vielleicht ein, dass Sie viel Schriftverkehr in einem Vorgang haben. OK. Dann wären sog. Meilenstein- oder Phasenordner praktisch. Packen Sie die ganze Kommunikation, die während einer bestimmten Phase hin- und herging in einen Ordner. Wenn der Meilenstein oder die Phase abgeschlossen ist, legen Sie den nächsten Ordner an.

Vor dem Schließen des alten Ordners gehen Sie ihn nochmal durch und überlegen, welches Dokument Ihnen besonders wichtig ist und kopieren es an eine andere Stelle.

Sie sehen schon, dass wir viele Ideen haben, um mit Sammelordnern umzugehen. Wenn Sie mehr Ordnung wünschen oder einen besseren Überblick bekommen wollen, schaffen Sie Ordner wie "Schriftverkehr" ab.

Sie wollen mehr über die gemeinsame Ablage lernen? Dazu gibt es eine Überblicksseite, die wichtige Artikel aus diesem Blog in eine Reihenfolge bringt.

Sie wollen mehr über gute Projektarbeit lernen? Es gibt eine Übersichtsseite zum Thema Projektmanagement in diesem Blog. Dort finden Sie weitere Artikel, mit denen Sie sich in das Thema einlesen können.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Die Profi-Tools im Windows-Explorer

Haben Sie bei der Urlaubsvertretung sich manches Mal geärgert, wenn Sie Dateien gesucht haben, die ein Teammitglied abgelegt hat? Die Suche im Explorer funktioniert tadellos, aber manchmal sollte man den Suchbegriff noch ein bisschen genauer fassen können. Z.B. mit UND oder ODER oder NICHT... Das geht so einfach, dann man von alleine kaum drauf kommt:

Die besten Bücher zum Thema Teamleistung

Es gibt viele Bücher, die sich mit Teams beschäftigen. Doch wo sollen wir anfangen? In diesem Artikel stelle ich die wichtigsten Quellen vor.

6 Tabletten, mit denen ihr euer SAP-Team jeden Tag gesünder macht

Montagmorgen. Das erste Meeting. Eigentlich sollten alle entspannt aus dem Wochenende kommen. Oder? Nicht wirklich. Freitag war kein guter Tag im Projekt. Die Deadline wurde zum zweiten Mal gerissen. Dementsprechend ist die Stimmung heute … kacke. Keiner will schuld sein. Claudia weiß genau, woran es lag: Peter hat die funktionale Spezifikation nicht früh genug fertig gehabt. Sie konnte demnach nicht früh genug mit der Entwicklung starten. Und Peter sieht die Schuld bei dem anderen Team. Er sei schließlich abhängig von denen gewesen. Und schon geht es los: das „Im-Kreis-der-Rechtfertigungen-drehen“. Statt Lösungen zu finden, wird hier nach noch mehr Problemen gesucht. Diese Projektsituation habe ich leider schon häufig in SAP-Implementierungsprojekten erlebt. Ich kann das mittlerweile schwer ertragen. In meinen ersten Projekten habe ich, offen gestanden, noch oft gedacht: „Vielleicht müssen wir das Problem noch genauer analysieren.“ Heutzutage sehe ich das ganz anders. Ich habe ke...

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Rebellieren für den Wandel: die 8 Regeln des totalen Stillstandes von Prof. Dr. Peter Kruse

In einem legendärem Vortrag skizzierte Peter Kruse 8 Regeln des totalen Stillstands. Ihm zufolge wurden die Regeln entwickelt, um Managern und Führungskräften dabei zu helfen, Bereiche mit potenziellem Widerstand gegen Veränderungen zu erkennen und Menschen auf strukturierte Weise durch den Veränderungsprozess zu führen.

Scrum: eine kurze Geschichte der Empirie

Empirisches Arbeiten ist ein schwieriger Begriff. Agile Teams sollen empirisch arbeiten. Aber was bedeutet das genau? Vielleicht hilft ein Ausflug in die Ideengeschichte, zurück an die Anfänge des Flugzeugbaus.

Klartext statt Konsens - wie Meetings wieder was bewirken

Bessere Kommunikation ist Lippenstift fürs Protokoll. Kennst Du das: Das Meeting läuft, Energie ist da, der Knoten platzt - und jemand sagt: "Wir müssen besser kommunizieren!" Alle nicken. Jemand schreibt's auf. Und was passiert damit? Nichts . Warum? Weil "besser kommunizieren" keine Handlung ist. Genauso wenig wie: "mehr Verantwortung übernehmen", "offener Feedback geben", "konstruktiver diskutieren", "proaktiver sein", "mehr miteinander reden", "transparenter werden", "Verständnis füreinander zeigen". Alles klingt gut. Aber ohne Klartext bleibt’s ein Vorschlag - nett im Protokoll, aber ohne Effekt auf den nächsten Arbeitstag. Kein konkreter Schritt, keine sichtbare Veränderung. Keiner der's macht. Es ist eine gute Absicht ohne Konsequenz. Wir haben kein Problem Verbesserungen zu identifizieren. Die wahre Herausforderung ist selten das Finden von Verbesserungen. Es ist das Konkretisie...

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Nie wieder Ärger mit Besprechungsserien in Outlook

Erstellen auch Sie Besprechungsserien in Outlook? Ärgern auch Sie sich manchmal darüber, wenn Sie etwas zu ändern haben? Falls nicht, versenden Sie entweder keine wiederkehrenden Outlook-Besprechungen (Serienterminen). Oder Sie ändern nie etwas daran. Dann ist dieser Artikel nichts für Sie. Lesen Sie aber bitte weiter, falls Sie sich schon immer mal gefragt haben, ob es eine Lösung gibt?

Das Teamwork-Blog

Dieses Blog durchsuchen