Sie brauchen keinen Ordner "Schriftverkehr", um Briefe abzulegen

Wenn wir Ablageprojekte machen, "verbieten" wir immer wieder Sammelordner wie "Schriftverkehr" oder "Excel-Dateien". Das gibt immer heftige Diskussionen. In diesem Beitrag stelle ich die Gründe und Alternativen vor.

Elektronische Ordner laufen nicht voll

Elektronische Ordner haben einen Vorteil, der aus Ablagesicht ein Nachteil ist: Sie sind selten voll. Ein Papierordner ist irgendwann voll. Dann müssen Sie eine Entscheidung treffen. Bei elektronischen Ordnern passiert das erst, wenn Ihre Festplatte voll ist:

Bei einer Festplattengröße von 1 TeraByte und einer durchschnittlichen Dateigröße von 500 KiloByte für eine Word-Datei würde ein Ordner über 2 Mio. Word-Dokumente fassen.
Wenn eine Bildschirmseite rund 30 Dateien anzeigt, müssten Sie bei dieser Dokumentenanzahl 71.000mal nach unten rollen, um an das letzte Dokument zu kommen.
Das würde Sie gut einen Arbeitstag beschäftigen (1/3 Sekunde für einmal Scrollen).

Sie können sich also viel Zeit lassen, bis Sie entscheiden müssen, was mit dem zu vollen Ordner passiert. In einem typischen Sammelordner wie "Schriftverkehr" häufen sich dann viele Dokumente an, von denen Sie viele Dokumente gar nicht mehr brauchen. Wenn Sie wissen wollen, ob Sie das Dokument noch brauchen, müssen Sie jede Datei einzeln öffnen (auch die WordPerfect-Datei von 1998), den Inhalt lesen und dann entscheiden. Sicher verstehen Sie jetzt, warum Sie nicht zum Archivieren kommen.

Deswegen empfehlen wir eine vorgangsorientierte Ablage. Die Vorgangsordner sind wie Briefmappen für alle Dokumente zu einem Vorgang. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, können Sie die ganze Mappe entsorgen, sprich den Ordner ins Archiv schieben.

Was tun Sie gerade?

Was machen wir nun mit "Schriftverkehr"? Zunächst brauchen wir einen anderen Blick. Es geht nicht darum, welche Art von Dokument Sie erstellen oder wem Sie schreiben. Es geht darum, welchen Vorgang Sie bearbeiten.

Abb. 1: Ordner für Schriftverkehr erzeugt Unordnung

Sicherlich fänden Sie es sehr merkwürdig, wenn jemand Puzzle sammelt und die Teile von allen Puzzles nach Farbe oder Form sortiert. Puzzles werden nach dem Bild auf der Vorderseite sortiert.

Analog haben Ihre Dokumente eine Vorderseite, ein Bild, ein Thema. Gründe für Schriftverkehr könnten sein:

Sie bearbeiten eine Bestellung und schreiben dem Kunden. Das gehört zum Vorgang "2014-10-Bestellung-Müller-Schlauchboot".
Sie bearbeiten eine Reklamation mit der Baufirma. Das gehört zum Projekt "2014-Umbau-Küche".

Der Schriftverkehr könnte ein Untervorgang zu einem Projekt sein. In Projekten könnte das ein offener Punkt sein. Dann gehört zu folgendem Ordner:

2014-Umbau-Wohnung/Offene Punkte/0814-Reklamation-Arbeitsplatte

Abb. 2: Sie bearbeiten offene Punkte

Sie haben einen Ordner für offene Punkte. Wenn Sie wissen wollen, um welche offene Punkte Sie sich kümmern müssen, gehen Sie in diesen Ordner. Wenn ein Punkt erledigt ist, verschieben Sie ihn in den Ordner "Abgeschlossene Punkte".

Vielleicht führt der Schriftverkehr dazu, dass Sie einen Plan ändern. Dann wäre die Kommunikation in einem Vorgangsordner zur Planänderung (Pläne ändern/2014-10-Neuer Lageplan) gut aufgehoben.

Nutzen Sie Meilensteinordner

Jetzt wenden Sie vielleicht ein, dass Sie viel Schriftverkehr in einem Vorgang haben. OK. Dann wären sog. Meilenstein- oder Phasenordner praktisch. Packen Sie die ganze Kommunikation, die während einer bestimmten Phase hin- und herging in einen Ordner. Wenn der Meilenstein oder die Phase abgeschlossen ist, legen Sie den nächsten Ordner an.

Vor dem Schließen des alten Ordners gehen Sie ihn nochmal durch und überlegen, welches Dokument Ihnen besonders wichtig ist und kopieren es an eine andere Stelle.

Sie sehen schon, dass wir viele Ideen haben, um mit Sammelordnern umzugehen. Wenn Sie mehr Ordnung wünschen oder einen besseren Überblick bekommen wollen, schaffen Sie Ordner wie "Schriftverkehr" ab.

Sie wollen mehr über die gemeinsame Ablage lernen? Dazu gibt es eine Überblicksseite, die wichtige Artikel aus diesem Blog in eine Reihenfolge bringt.

Sie wollen mehr über gute Projektarbeit lernen? Es gibt eine Übersichtsseite zum Thema Projektmanagement in diesem Blog. Dort finden Sie weitere Artikel, mit denen Sie sich in das Thema einlesen können.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Wie lassen sich Ergebnisse definieren? - Drei Beispiele (WBS, CBP und BDN)

Ich habe schon darüber geschrieben, warum das Definieren von Ergebnissen so wichtig ist. Es lenkt die Aufmerksamkeit des Projektteams auf die eigentlichen Ziele. Aber was sind eigentlich Projektergebnisse? In diesem Beitrag stelle ich drei Methoden vor, um leichter an Ergebnisse zu kommen.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Microsoft Copilot - Notebook, Pages, Agents und mehr

Es tut sich sehr viel an der Copilot Front. Gefühlt entwickelt Microsoft mit aller Kraft die KI-Anwendung weiter. Mit dem letzten Update hat sich die Microsoft-Startseite stark verändert. Hier zeige ich, was sich hinter all den Begrifflichkeiten verbirgt und was davon alltagstauglich ist.

Schätzungen sind schätzungsweise überschätzte Schätze

"Wer viel misst, misst viel Mist." Zumindest ist diese Gefahr gegeben. Entweder misst man z. B. Mist, weil man zu früh zu KPIs zur Messung von Ergebnissen greift, oder aber man greift zu den falschen KPIs, die gar nicht das messen, was man wissen möchte. Einst war agiles Arbeiten der alternative Ansatz, aber inzwischen gibt es auch für einige Details dessen, was in Konzernen als "agil" praktiziert wird, einleuchtende alternative Ideen, die bis heute noch nicht so richtig auf die große Bühne vorgedrungen zu sein scheinen.

Wenn es mal gerade etwas schwierig bei Kund:innen wird… Zwei Fragen, die uns helfen, unsere Strategie mit unseren Kund:innen abzusprechen.

Seit 2024 organisieren Bob Galen und ich eine Masterclass für agile Coaches. Wir möchten die Ausbildung von agilen Coaches verbessern und ihnen Techniken mitgeben, mit denen sie bei ihren Kund:innen etwas einfacher haben. Bisher haben wir in vier Durchgängen mit jeweils 14 Modulen ungefähr 70 Extraordinarily Badass Agile Coaches ausgebildet (/1/). In diesem Blogpost möchte ich ein paar Erfahrungen und simple Techniken aus der Masterclass teilen, wie wir unsere Strategie besser abstimmen können. Sie beschränken sich nicht auf agiles Coaching – das ist nur das Setting.

Teamleitungen gesucht

Was macht Teams erfolgreich? Kann man das lernen? Ab Herbst starten unsere Kurse für aktuelle und künftige Teamleitungen. Jetzt gibt es die Gelegenheit, den Kurs zu testen.

Nachschau zum Lean Coffee-Spezial "Agil einfach machen" (Interaktive Buchvorstellung)

Bei unserem Lean Coffee-Spezial Ende Mai waren wir von Lean Coffee Karlsruhe/Frankfurt Zeugen einer Buchvorstellung, doch nicht nur das – natürlich gab es auch einen nicht unbeträchtlichen Anteil an eigener Aktion, denn bei unseren Spezialterminen ist traditionell „Teilgabe“ angesagt. Das Autorenduo Christian Baron und Janick Oswald zeigte uns, was es mit „Agil einfach machen“ auf sich hat.

Wie überprüft man den aktuellen Stand einer neuen gemeinsamen Ablage?

Ihr habt in eurem Team die individuellen, unordentlichen Ablagen auf eine gemeinsame Ablage, die nach Vorgängen und Prozessen geordnet ist, umgestellt. Woher wisst ihr, ob das wirklich funktioniert? In diesem Beitrag gibt es 10 Auditfragen.

Deutsche Transparenz und was das mit unserer Agilität zu tun haben könnte

Nicht wenige Konzepte im agilen Umfeld haben mit "Transparenz" zu tun. Es schimmert an einigen Stellen hindurch, dass es gerade in unserem Land schwierig sein könnte, echte agile Zusammenarbeit durch u. a. Förderung von Transparenz zu erreichen. Womit das zu tun haben könnte, ist Thema dieses Artikels.

Intelligent filing

Most digital workplaces are disorganized. Important documents are scattered, there are too many emails in the inbox, and information is fragmented across different chats and boards. The consequence is that if you search for information, you have to visit all these different places. Still, you won't be sure you'll find it. Fortunately, there is a better way to structure your digital workplace. This method is more than 200 years old. It still works really well.

Das Teamwork-Blog

Dieses Blog durchsuchen