Montag, 8. Dezember 2014

Sie brauchen keinen Ordner "Schriftverkehr", um Briefe abzulegen

Wenn wir Ablageprojekte machen, "verbieten" wir immer wieder Sammelordner wie "Schriftverkehr" oder "Excel-Dateien". Das gibt immer heftige Diskussionen. In diesem Beitrag stelle ich die Gründe und Alternativen vor.

Elektronische Ordner laufen nicht voll

Elektronische Ordner haben einen Vorteil, der aus Ablagesicht ein Nachteil ist: Sie sind selten voll. Ein Papierordner ist irgendwann voll. Dann müssen Sie eine Entscheidung treffen. Bei elektronischen Ordnern passiert das erst, wenn Ihre Festplatte voll ist:
  • Bei einer Festplattengröße von 1 TeraByte und einer durchschnittlichen Dateigröße von 500 KiloByte für eine Word-Datei würde ein Ordner über 2 Mio. Word-Dokumente fassen. 
  • Wenn eine Bildschirmseite rund 30 Dateien anzeigt, müssten Sie bei dieser Dokumentenanzahl 71.000mal nach unten rollen, um an das letzte Dokument zu kommen. 
  • Das würde Sie gut einen Arbeitstag beschäftigen (1/3 Sekunde für einmal Scrollen).

Sie können sich also viel Zeit lassen, bis Sie entscheiden müssen, was mit dem zu vollen Ordner passiert. In einem typischen Sammelordner wie "Schriftverkehr" häufen sich dann viele Dokumente an, von denen Sie viele Dokumente gar nicht mehr brauchen. Wenn Sie wissen wollen, ob Sie das Dokument noch brauchen, müssen Sie jede Datei einzeln öffnen (auch die WordPerfect-Datei von 1998), den Inhalt lesen und dann entscheiden. Sicher verstehen Sie jetzt, warum Sie nicht zum Archivieren kommen.

Deswegen empfehlen wir eine vorgangsorientierte Ablage. Die Vorgangsordner sind wie Briefmappen für alle Dokumente zu einem Vorgang. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, können Sie die ganze Mappe entsorgen, sprich den Ordner ins Archiv schieben.

Was tun Sie gerade?

Was machen wir nun mit "Schriftverkehr"? Zunächst brauchen wir einen anderen Blick. Es geht nicht darum, welche Art von Dokument Sie erstellen oder wem Sie schreiben. Es geht darum, welchen Vorgang Sie bearbeiten.
Abb. 1: Ordner für Schriftverkehr erzeugt Unordnung

Sicherlich fänden Sie es sehr merkwürdig, wenn jemand Puzzle sammelt und die Teile von allen Puzzles nach Farbe oder Form sortiert. Puzzles werden nach dem Bild auf der Vorderseite sortiert.

Analog haben Ihre Dokumente eine Vorderseite, ein Bild, ein Thema. Gründe für Schriftverkehr könnten sein:
  • Sie bearbeiten eine Bestellung und schreiben dem Kunden. Das gehört zum Vorgang "2014-10-Bestellung-Müller-Schlauchboot".
  • Sie bearbeiten eine Reklamation mit der Baufirma. Das gehört zum Projekt "2014-Umbau-Küche".
Der Schriftverkehr könnte ein Untervorgang zu einem Projekt sein. In Projekten könnte das ein offener Punkt sein. Dann gehört zu folgendem Ordner:
  • 2014-Umbau-Wohnung/Offene Punkte/0814-Reklamation-Arbeitsplatte
Abb. 2: Sie bearbeiten offene Punkte

Sie haben einen Ordner für offene Punkte. Wenn Sie wissen wollen, um welche offene Punkte Sie sich kümmern müssen, gehen Sie in diesen Ordner. Wenn ein Punkt erledigt ist, verschieben Sie ihn in den Ordner "Abgeschlossene Punkte".

Vielleicht führt der Schriftverkehr dazu, dass Sie einen Plan ändern. Dann wäre die Kommunikation in einem Vorgangsordner zur Planänderung (Pläne ändern/2014-10-Neuer Lageplan) gut aufgehoben.

Nutzen Sie Meilensteinordner

Jetzt wenden Sie vielleicht ein, dass Sie viel Schriftverkehr in einem Vorgang haben. OK. Dann wären sog. Meilenstein- oder Phasenordner praktisch. Packen Sie die ganze Kommunikation, die während einer bestimmten Phase hin- und herging in einen Ordner. Wenn der Meilenstein oder die Phase abgeschlossen ist, legen Sie den nächsten Ordner an.

Vor dem Schließen des alten Ordners gehen Sie ihn nochmal durch und überlegen, welches Dokument Ihnen besonders wichtig ist und kopieren es an eine andere Stelle.

Sie sehen schon, dass wir viele Ideen haben, um mit Sammelordnern umzugehen. Wenn Sie mehr Ordnung wünschen oder einen besseren Überblick bekommen wollen, schaffen Sie Ordner wie "Schriftverkehr" ab.

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