Donnerstag, 26. März 2015

Wie führe ich eine elektronische Tagesmappe?

Manche Tage muss ich sehr gut vorbereiten. Ich habe viele Termine und brauche Reiseunterlagen. Diese drucke ich mir auf Papier aus und lege sie in meine Reisemappe. Zum Glück muss ich das nicht so häufig. Für Assistentinnen ist das aber Alltag, bzw. ihr Service für ihren Chef. Was passiert, wenn der Chef nur noch mit einem Tablet-Computer unterwegs ist? Kann man eine Tagesmappe auch elektronisch führen?

Viele Führungskräfte und Mitarbeiter sind sehr gut mit elektronischen Geräten ausgestattet. Daher ist die Frage berechtigt, ob man wirklich alles auf Papier ausdrucken muss.

Was ist eine Tagesmappe?

Tagesmappen werden oft in Papierform bereitgestellt. Eine solche Mappe enthält alle wichtigen Dokumente für den Tag, um Beispiel:
  • Agendae für die Termine des Tages
  • Protokolle oder Notizen zu den vorherigen Terminen, damit man auf dem aktuellen Stand ist.
  • E-Mails, Excel-Dateien, Beschlussvorlagen für die Sitzungen 
  • Kalenderausdrucke für die Planung
  • Fahrkarten, Hotelbestätigungen, Anfahrtsskizzen und andere Reiseunterlagen
  • Pressedienst
Einige Dokumente davon werden Sie auch weiter auf Papier brauchen, aber nicht alle. Papier hat einen großen Vorteil: Es konvergiert alle elektronischen Formate. Das bedeutet, ich kann die unterschiedlichsten Ausgangsformate benutzen, solange ich sie mit dem Drucken-Befehl auf ein DINA4-Blatt bekomme.

Wieso ist es nicht so leicht, die Mappe elektronisch zu führen?

Wenn ich mit den elektronischen Dokumenten arbeite, muss ich sicherstellen, dass ich jedes Dokument auch lesen und bearbeiten kann, auf jedem Gerät. Das ist nun die Herausforderung für eine elektronische Tagesmappe. Einige Systeme fallen deshalb aus:
  • Die Folder in Outlook nehmen nur einen Elementtyp auf, also entweder nur Aufgaben oder nur E-Mails. Man kann keinen Ordner anlegen, der unterschiedliche Elemente enthält.
  • Früher gab is in Outlook sog. Public-Folder, also Ordner, auf die mehrere Leute Zugriff haben. Das gibt es nicht mehr. Stattdessen muss man SharePoint dafür nutzen. (Bei SharePoint können Sie wieder verschiedene Formate speichern.)
  • Anhänge an Terminen (z. B. PDF-Dateien oder E-Mails) lassen sich nicht immer von anderen Programmen/Geräten anzeigen.
  • Selbst, wenn man Anhänge an den Kalendereinträgen hat: Bei Termineinladungen könnte es sein, dass die Notizen des Chefs mit allen geteilt werden. Manchmal möchte man das aber nicht.
Outlook scheidet also für die Pflege der Tagesmappe aus. Bei elektronischen Speichern ist es auch nicht so einfach:
  • Auf die Server im Firmennetzwerk hat man vielleicht nur Zugriff, wenn man auch dort ist. Außerhalb kann man die Dateien gar nicht lesen. 
  • Speicherdienste im Internet sind oft aus Vertraulichkeitsgründen nicht zugelassen.
  • Selbst wenn man Zugriff darauf hat, sind die Dateien, die man für den Tag braucht, auf mehrere Ordner verteilt (auch wenn man eine gute vorgangsorientierte Ablage hat). Man müsste also ständig die Ordner wechseln, um an seine Informationen zu kommen.

Papier zeigt die Lösung

Wir haben gesehen, was für eine elektronische Tagesmappe wichtig ist:
  • Sie zeigt alle Dokumente, die für den Tag wichtig sind, ggf. sortiert nach Termin.
  • Sie muss auf allen elektronischen Geräten funktionieren.
  • Man muss auch ohne Netz Zugriff auf die Dokumente haben (Offline-Verfügbarkeit).
  • Man muss alle Dokumente lesen können.
  • Bonus: Man muss sich auf allen Dokumenten Notizen machen können.
Solch eine Lösung gibt es nicht ohne Extra-Arbeit. Das Thema ist nicht einfach. Sie müssen sich jeden Tag an die Tagesmappe setzen und sie vorbereiten. Hier ist mein Vorschlag:
  • Legen Sie sich einen elektronischen Ordner für die Tagesmappe an.
  • Drucken Sie alle Dokumente, die Sie für den Tag brauchen, als PDF-Dokument aus und legen Sie es in dem Tagesmappen-Ordner ab. Erstellen Sie ein PDF-Dokument pro Termin (z. B. 0930_Jour-Fixe_GF.pdf, 1100_Produktionsrunde.pdf). Wenn Sie mehr als ein Dokument brauchen, muss der Name sagen, zu welcher Sitzung das Dokument gehört und worum es in dem Dokument geht (z. B. 0930_Jour-Fixe, letztes Protokoll.pdf, 0930_Jour-Fixe, Agenda.pdf)
  • Wenn Sie die Tagesmappe für eine andere Person erstellen, geben Sie dieser Person Zugriff auf den Ordner oder verschicken Sie die Tagesmappe am Vortag per E-Mail ("(Info) Tagesmappe 23.03."). 
  • Wenn Sie für mehrere Chefs oder Teams arbeiten, brauchen Sie pro Empfänger eine eigene Tagesmappe.
Der Ordner für die Tagesmappe liegt dort, wo Sie auch Ihre Vorgangs-/Aufgabenliste abgelegt haben. Sie können als Struktur eine Wiedervorlagestruktur benutzen, d. h. für zwölf Monate und jeden Tag einen Ordner (siehe Abb. 1). Abgeschlossene Monate werden umbenannt und wieder verwendet (aus 2015-02 wird am 01.03. dann 2016-02).
Abb. 1: Beispiel für eine elektronische Tagesmappe
Wichtig ist: Die Dokumente in der Tagesmappe sind Kopien. Die Originale befinden sich in den entsprechende Vorgangsordnern.

Ein Vorteil der PDF-Dokumente: Sie (oder Ihr Chef) können darauf Notizen machen. Die guten PDF-Anzeigeprogramme (z. B. Goodreader für iOS oder Drawboard PDF aus dem Windows App Store) können dies.

Natürlich können Sie sich noch Klammerordner für Checklisten und für die Tagesordner anlegen. Dann sparen Sie sich etwas Arbeit.

Kommentare:

  1. Hallo,

    die Strukturüberlegungen sind schon ganz richtig - ich frage mich nur, wie kriegt man die Dateien aufs Tablet? Manuell kopieren? Das bedeutet einen Aufwand, den man, glaube ich, nicht haben will.
    Mein Vorschlag wäre, OneNote als der Ablageort für die Tagesmappe zu nutzen
    Es erfüllt alle o.g. Anforderungen:
    - die Dokumente druckt man, statt als PDF, in ein freigegebenes OneNote-Notizbuch
    - Entweder legt man für diesen Zweck ein eigenes Notizbuch "Tagesnotizen" oder einen Abschnittsgruppe "Tagesnotizen" in einem vorhandenen Notizbuch an.
    - Die Monate kann man als Abschnitte abbilden
    - Die einzelnen Ausdrücke landen als Seiten im gewählten Abschnitt.
    - Die Ausdrücke können mit Notizen versehen werden (je nach Gerät auch handschriftlich)
    - Protokolle und weitere Notizen können auch direkt als neue Seiten abgelegt werden
    - Der Offline-Zugriff ist gewährleistet, da die Notizbuchinhalte immer lokal vorliegen und nur mit dem Server synchronisiert werden.
    Und das Wichtigste: Durch automatische Synchronisation der Notizbücher muss man sich keine Gedanken über das Kopieren der Dokumente machen.

    Mit freundlichen Grüßen

    Matthias Kozlowski

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    1. Ja, über OneNote haben Sigrid und ich auch gesprochen. Wer sonst auch OneNote nutzt, sollte es wie beschrieben probieren. Wir freuen uns über Kommentare.

      OneNote muss es halt für jede Plattform geben. (Persönlich finde ich die App mit 200 MB für das iPad zu groß).

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    2. OneNote gibt es für die folgenden Geräte "Windows Windows Store Windows Phone Mac iPad iPhone Android Amazon Web Chromebook Clipper" (Quelle: www.onenote.com). Was die Größe der iPad-App angeht: ja, stimmt, sie ist schon groß... Letztendlich muss aber jeder für sich entscheiden, ob es der Platz für ihn wert ist - wenn man mit OneNote arbeitet, dann eindeutig ja.
      Ich bin auch auf weitere Kommentare gespannt!

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