Samstag, 17. Januar 2015

Drei Schritte zur übersichtlichen Ablage

Wie bekommt man schnell Ordnung in die eigene chaotische Ablage? Ich habe mir dazu drei Schritte überlegt.

Falls Sie das Gefühl haben, dass Ihre Ablage unübersichtlich ist, sind Sie in guter Gesellschaft. Es gibt viele Mythen, wie eine Ablage zu führen ist. Die meisten verwechseln die elektronische oder papierne Ablage mit einer Bibliothek. Das ist aus meiner Sicht unpassend. Die Ablage ist ein Arbeitsmittel, die Teamablage ein Zusammen-Arbeitsmittel. Sie können mit zwei Fragen feststellen, ob Ihre Ablagestruktur für Sie ein gutes Arbeitsmittel ist:
  1. Können Sie in Ihrer Ablage schnell erkennen, an welchen Themen Sie aktuell arbeiten wollen (oder müssen)?
  2. Können Sie mit wenig Aufwand nicht mehr benötigte Dokumente aussortieren?
Viele Ablagestrukturen, die ich in Unternehmen und privat sehe, sind Themensammlungen. Zu verschiedenen Themen werden Dokumente gesammelt und gesammelt und gesammelt. Es ist nicht zu erkennen, welche Themen gerade wichtig sind.

Wenn Sie Ihre Themenordner durchsehen, werden Sie feststellen, dass viele Dokumente gar nicht mehr so wichtig sind. Eigentlich könnten sie gelöscht oder archiviert werden. Das Problem dabei ist, dass Sie jedes Dokument einzeln öffnen und auf Gültigkeit prüfen müssten. Der Aufwand ist zu groß.

1. Die prozessorientierte Ablage zeigt nur die laufenden Vorgänge

Als ersten Schritt schlage ich vor, dass Sie einen Ordner "Altdaten" anlegen und Ihre Ablage dahin verschieben. Legen Sie sich zwei neue Ordner, "Aktuelle Vorgänge" und "Abgeschlossene Vorgänge", an.

In den ersten Ordner legen Sie für jeden neuen Vorgang, den Sie bearbeiten, einen eigenen Ordner an. Ein guter Namen für einen Vorgang enthält einen Hinweis auf das Datum, ein Stichwort und vielleicht einen Bezug zu einer Person oder einem Objekt. Raten Sie mal, welche Dokumente in diesen Ordnern liegen:
  • 2013_Autokauf
  • 2014-12-24_Weihnachtsfest vorbereiten
  • 2012_Kündigung Arbeitsvertrag_Müllerschön_AG
  • 2015-05_Urlaub Madeira vorbereiten
  • 2015-12-24_Weihnachtsfest vorbereiten
OK, das war nicht sehr schwer zu erkennen, worum es bei diesen Ordnern geht. Die Vorgangsordner haben noch zwei weitere Vorteile:
  1. Ich erkenne an der Liste der Vorgangsordner, an welchen Projekten oder Vorgängen ich gerade arbeite. 
  2. Ich kann schnell erkennen, wann diese Ordner archiviert werden können. 
Der Ordner 2013_Autokauf kann schon in den Ordner "Abgeschlossene Vorgänge" verschoben werden, da er vermutlich abgeschlossen ist. Auch die Kündigung von 2012 müsste schon abgeschlossen sein. Der Ordner für die Vorbereitung des Weihnachtsfestes 2014 kommt ebenfalls in "Abgeschlossene Vorgänge". Bleiben nur noch die Ordner für den Urlaub und das nächste Weihnachstfest.

2. Gruppieren Sie die Vorgänge nach Prozessen

Wenn Sie einige Zeit mit Vorgangsordnern gearbeitet und viele Vorgänge angelegt haben, fängt es wieder an, unübersichtlich zu werden. Nun können Sie ähnlich ablaufende Vorgänge in Prozessen zusammenfassen. Im obigen Beispiel wären dies folgende Prozesse:
  • Dinge kaufen
  • Feste vorbereiten
  • Beschäftigungsverhältnisse ändern
  • Urlaub planen
Wenn Ihnen die alphabetische Reihenfolge nicht gefällt, setzen Sie eine Nummer vor den Prozessnamen. Dann stehen die wichtigen oben und die weniger wichtigen unten in der Liste.

3. Speichern Sie Wissen und Vorlagen bei den Prozessen

Manche Dokumente haben eine längere Lebensdauer. Wohin speichern wir zum Beispiel die Liste der Schulferien ab? Der Vorgangsordner "2015-05_Urlaub Madeira vorbereiten" lädt nicht dazu ein.

Die Liste mit den Schulferien gehört zu den Wissensdokumenten, und zwar zum Prozess "Urlaub planen". Auf der gleichen Ebene wie der Vorgangsordner wird deshalb ein Ordner "(Wissensdokumente)" angelegt.

Wo legen wir die Vorlage für die Weihnachtskarten ab? Wenn man sie im Vorgangsordner ablegt, finde ich sie vielleich nicht wieder im nächsten Jahr. Für Vorlagen können wir ebenfalls eigene Ordner benutzen. Auch die Vorlagen werden beim Prozess gespeichert.

Auf diese Weise bekommen wir schnell eine übersichtliche Ablage (siehe Abb. 1).
Abb. 1: eine vorgangsorientierte Ablage
Falls Sie noch alte Vorgänge aus Ihren Altdaten bearbeiten wollen, legen Sie auch dafür einen Vorgangsordner an. Kopieren Sie sich die Dokumente, die Sie brauchen. Aber arbeiten Sie dann nur noch in der neuen Ablage.

Wer mehr über prozess- oder vorgangsorientierte Ablage wissen möchte, dem sei die neue überarbeitete Auflage von Wolfs und Martinas Buch empfohlen /1/.

Anmerkungen

  • /1/ Steinbrecher, Wolf ; Müll-Schnurr, Martina: Prozessorientierte Ablage : Dokumentenmanagement-Projekte zum Erfolg führen. Praktischer Leitfaden für die Gestaltung einer modernen Ablagestruktur. Berlin Heidelberg New York: Springer-Verlag, 2014.

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