Donnerstag, 2. Oktober 2014

Das einfachste Ablagesystem - Ablegen (und archivieren) nach Vorgängen

Wolf und ich arbeiten gerade an einem Ablagekompendium, also einer Kurzanleitung zur Ablage im Team. In diesem Beitrag stelle ich vor, warum die vorgangsorientierte Ablage hilft, Überblick zu behalten.

Der überwiegende Teil der Dokumente, die wir in Teams erstellen, versenden, empfangen und benutzen liegt in elektronischer (oder digitaler) Form vor. Während wir bei Papierdokumenten konkrete Entscheidungen darüber treffen, ob wir ein Dokument überhaupt aufheben und wo wir es ablegen, haben wir bei elektronischen Dokumenten größere Freiheiten.

In der Praxis verschieben wir diese Entscheidungen auf einen späteren Zeitpunkt. Dies führt oft dazu, dass die elektronischen Dokumentenbestände stark anwachsen und veralten. Wir wissen nicht mehr, ob wir das einzelne Dokument noch brauchen und ob es noch aktuell ist. Wir archivieren alte Dokumente nicht, weil wir jedes Dokument einzeln öffnen und prüfen müssen.

Wir suchen also nach einem Weg, viele Dokumente schnell zu löschen (bzw. zu archivieren). Ein Ansatz ist, die Dokumente nach Vorgängen zu gruppieren. Dazu starten wir mit einem leeren Netzlaufwerk. Immer wenn es einen entsprechenden Anlass gibt, legen wir für den Vorgang einen eigenen Ordner an. Alle Dokumente zu diesem Vorgang kommen in diesen Ordner. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, verschieben wir den ganzen Ordner ins Archiv. In Abb. 1 kümmert sich das Team gerade um die Vorgänge 2 und 3. Der Vorgang 1 ist schon abgeschlossen und liegt im Archiv.
Abb. 1: 2 laufende Vorgänge, 1 archivierter Vorgang

Das Denken in Vorgängen hat zwei Vorteile:
  • Wir sehen auf einen Blick alle laufenden Vorgänge, ohne dass wir eine weitere Liste führen müssen.
  • Das Archivieren (oder Löschen) geht viel schneller, weil wir nicht jedes Dokument einzeln prüfen müssen, sondern einfach den ganzen Ordner verschieben.
In der Praxis sehen wir immer eine Ordnerstruktur nach Objekten, z. B. nach zu verwaltenden Gebäuden, Beteiligungen oder Personen. D. h. für jedes Objekt gibt es einen eigenen Ordner mit ganz vielen Detailinformationen. Irgendwo ganz tief finden wir wieder Vorgangsordner. In vielen Fällen denken wir schon in Vorgängen. Ein abstraktes Beispiel zeigt Abb. 2.

Abb.2: Ablage nach Objekten und Vorgängen (unübersichtlich)
In Abb. 2 sehen wir 5 Objekte in der Ablage. Meist sind es viel viel mehr. Wenn das Team jetzt wissen will, um welche Vorgänge es sich kümmern muss, muss es jedes Objekt und jede Unterstruktur aufklicken und zuklicken.
  • Objekt 1 aufklicken, Unterstruktur öffnen, Vorgang 1 gefunden. Aber der ist schon abgeschlossen. 
  • Objekt 2 aufklicken. Kein Vorgang gefunden.
  • Objekt 3 aufklicken. Kein Vorgang gefunden.
  • Objekt 4 aufklicken, Unterstruktur öffnen, Vorgang 2 gefunden. Der könnte noch aktuell sein. Unterstruktur weiter durchsuchen, Vorgang 3 gefunden. Der ist auch noch aktuell.
  • Objekt 5 aufklicken. Kein Vorgang gefunden.
Sie sehen schon, dass dies etwas aufwändiger wird. Ich erinnere mich an einen Kunden, der bis in die 20. Ordnerebene tief geschachtelt hatte. Die Mitarbeiter dort waren netto 2 Arbeitstage im Jahr mit Auf- und Zuklicken beschäftigt. Unsere Empfehlung ist, die Vorgänge in einer flachen Struktur auf dem Netzlaufwerk abzulegen. Das ist am einfachsten.

Jetzt werden Sie vielleicht einwenden, dass Sie doch Pläne, Listen und weitere wichtige Dokumente für die Objekte verwalten müssten. Deswegen wäre die objektorientierte Ablage doch besser.

Ja, sie müssen diese Dokumente verwalten. Aber die statischen Dokumente zu den Objekten haben einen anderen zeitlichen Wert als die Vorgangsdokumente. Der Trick ist, zwischen den Vorgängen und den Objektakten zu trennen.
Abb. 3: Objekte und Vorgänge sind getrennt

In Abb. 3 sehen wir in der aktiven Ablage, dass das Team 4 Objekte und 2 Vorgänge verwaltet. Die Vorgänge 2 und 3 haben wahrscheinlich einen Namen der auf Objekt 4 hinweist. Objekt 1 muss nicht mehr verwaltet werden und liegt im Archiv. Vorgang 1 ist abgeschlossen und liegt ebenfalls im Archiv.

Die statischen Dokumente finden Sie nun in den Objektakten. Die kurzlebigen Vorgangsdokumente finden Sie im Vorgangsordner. Bevor Sie den Vorgangsordner archivieren, prüfen Sie, ob ein Dokument in die Objektakte übernommen werden muss.

So halten Sie Ihre Ablage übersichtlich und die Objektakten werden nicht mit veralteten Vorgangsdokumenten verschmutzt.

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