Das Teamwork-Blog

Leisten unsere Prozesse wirklich die versprochene Effizienz, auch wenn wir viele Sonderfälle haben? Oder behindern uns Prozesse mehr als sie helfen? So stellt sich die Frage in vielen Teams. Wie entscheiden wir allerdings, wo der Sonderfall liegt?

Dass Speichermedien immer preiswerter werden, ist nur teilweise ein Segen. Die Kehrseite der Medaille: Die elektronischen Dokumentenberge wachsen, die Server quellen über. Es gibt aber auch keine einfache Methode, die Team-Festplatte einmal aufzuräumen. Teamworkblog schlägt eine Abhilfe vor.

In dieser Artikelserie zeige ich an einem Beispiel, wie eine Ablage für ein Team aussieht, das Angebote erstellt oder Ausschreibungen beantwortet. In Teil 1 wurde dargestellt, dass das Verhandeln von Angeboten und das Erstellen der Dokumente unterschiedliche Prozesse sind /1/. Deswegen gibt es auch eigene Ordner dafür. In diesem Beitrag stelle ich vor, was ich in meinem Verhandlungsordner ablege.

Als Berater werden wir öfter gebeten, Prozesse zu definieren, Abläufe zu dokumentieren und Tools zu suchen, damit ein Team besser arbeiten kann. Viele Teams übersehen oft, dass sie selbst ein mächtiges, universelles Werkzeug in der Hand haben: die elektronische Ablage. Damit kann man flexibel die Zusammenarbeit organisieren. Wie solch eine Ablage für ein Team aussehen kann, das Ausschreibungen beantwortet, zeige ich in diesem Beitrag.

In meinem letzten Post habe ich die Bedeutung der eigenen Erwartungshaltung hervor gehoben. Wolf Steinbrecher kommentierte , dass statt einer passiven Erwartung eine proaktive Haltung erfolgsversprechender sei (/1/). In diesem Beitrag zeige ich mit David Rocks "Brain at Work" (/2/) den wissenschaftlichen Hintergrund, warum unser Gehirn leistungsfähiger ist, wenn wir uns konkret das Ergebnis unserer Arbeit vorstellen.

Das passiert mir nicht mehr, denkt Axel Huber nach dem Urlaub seines Kollegen. Viel Nervenkraft blieb auf der Strecke beim Suchen nach der praktischen Checkliste, die der Kollege immer für die Reisekostenabrechnung hat, nach der PowerPoint Vorlage mit dem neu gestalteten Logo und manchen Dokumenten mehr, die eigentlich alle brauchen, aber die jeder "irgendwo" gespeichert hat. Man sollte das alles an einem zentralen Platz zusammenfassen - denkt sich Axel. Aber wie und wo? Viel Arbeit soll es ja nicht machen ...

Was können wir aus den Problemen bei großen Projekten wie dem Berliner Flughafen lernen – und zwar für unsere kleineren Projekte? Erstaunlich viel. Denn die Schätzmethoden für Projektdauern sind die gleichen.

Heute haben Sie die Wahl! Lassen Sie sich nicht von einem „Runterziehvirus“ anstecken. Geben Sie gerade heute den „Miesepetern und Miesepetras“ keine Chance. Versuchen Sie stattdessen Ihre Kollegen wieder neu und wertfrei anzuschauen, egal welche Historie jeder Einzelne mit sich trägt. Gönnen Sie jedem einen täglichen Neubeginn, Ihnen selbstverständlich auch. 

Alles beginnt mit der Begeisterung für's Stück. Heute beschäftigen wir uns mit der Rollenvorbereitung eines Schauspielers.

„Sie sind doch der Profi, Herr M. Das schaffen Sie mit Links,“ sagte der Chef, nachdem er gigantische Projektaufgaben – selbstverständlich mit minimalem Budget und utopischem Zeitfenster – vorgestellt hat. Was tun? Ich kann doch nicht zum Chef „Nein“ sagen. Ich hatte dieses Jahr auf mehr Verantwortung und vielleicht eine Gehaltserhöhung gehofft.  Wenn ich das Projekt ablehne, zeige ich, dass ich dieser Verantwortung nicht gewachsen bin. Aber wenn ich „Ja“ sage, geht’s in die Hose, sicher. Selbst wenn ich die ganze Abteilung im Team hätte und keiner krank wird, ist der Zeitplan allein nicht zu schaffen.  Oder vielleicht doch. Es wird wie immer viele Überstunden geben. Das Testen könnte beim Kunden gemacht werden (wie immer). Was tun?

„Wer schreibt Protokoll?“ alle betrachten angelegentlich ihre Schnürsenkel … Diese Arbeit gilt als undankbar und ist sehr unbeliebt. Warum eigentlich?  Wenn für die Protokolle Ihrer Teammeetings keine starren Regeln gelten, versuchen Sie doch einmal eine ganz andere Art von Protokoll zu machen. Verwenden Sie OneNote. Und erstellen Sie das Protokoll gleich in der Sitzung: Dann gibt es keine Missverständnisse mehr, denn jeder sieht gleich, was aufgeschrieben wird. Wie es geht, erkläre ich in diesem Beitrag:

Ein Hinweis in eigener Sache: Am 25.07.2012 ist im Projektmagazin ein Artikel von uns über intuitiven Umgang mit Projekten erschienen (kostenlos für Abonnenten, sonst 2,50 EUR, /1/). Bislang haben mehr als 25 Leser den Artikel gut bewertet oder kommentiert. Wir hoffen, dass wir noch mehr Feedback und Kommentare (und Sterne) von den Leserinnen und Lesern bekommen. Wir suchen den Dialog mit anderen Projektmanagern.

Teams können Prozessbeschreibungen gut gebrauchen: Sie stellen quasi einen Fundus an gemeinsamem Teamwissen dar. Sie erleichtern Vertretung und Einarbeitung und bereiten das Fundament einer Softwareunterstützung der Tagesarbeit. Seit einiger Zeit aber richtet sich das Augenmerk auf Prozesse, die sich einer einfachen Beschreibung hartnäckig widersetzen.

Jeder, der vor einer verschlossenen Badezimmertür gewartet hat, kennt diese Frage: "Wie lange brauchst Du noch?". Wir haben dann mehrere Möglichkeiten: wir raten oder wir schätzen auf Grund unserer Erfahrung. Die häufigste Reaktion ist, wir warten ab. Warten Sie gern? Ich nicht so gern. Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, das Schätzen auf Basis von Daten. Im ersten Teil habe ich vorgestellt, wie das mit einfachen Vorgängen geht /1/. In diesem Beitrag sehen wir uns ein schwieriges Beispiel an und überlegen, was das für Teams bedeutet.

Jeder, der vor einer verschlossenen Badezimmertür gewartet hat, kennt diese Frage: "Wie lange brauchst Du noch?". Wir haben dann mehrere Möglichkeiten: wir raten oder wir schätzen auf Grund unserer Erfahrung. Die häufigste Reaktion ist, wir warten ab. Warten Sie gern? Ich nicht so gern. Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, das Schätzen auf Basis von Daten. Wie das geht, stelle ich hier vor.

Das Teamworkblog hat sich bei seiner rastlosen Jagd auf Vermehrung des Lesernutzens ein neues Angebot ausgedacht: Das Büroanalyselabor. Damit sollen unsere Leser die Effizienz ihrer Büroprozesse und –strukturen analysieren und messen können. Heute ein erstes Tool: Die Festplattenanalyse.

„Toll, ein anderer macht’s“ – Die Definition von Team ist für den Zyniker klar.  Außer dieser Einstellung erleben wir jede Art eigennützigen Verhaltens, häufig genug von nächsten Kollegen.  Wenn Kollegen so nervig und unverlässlich sind, kann Teamarbeit noch klappen? Wir haben hier im Teamworkblog schon darüber reflektiert , ob Personen alleine nicht besser mit ihrer Arbeit vorankommen als in Teams /1/.  Aber jetzt stellen wir die Frage noch provokativer:  In einer Welt, wo jeder seinen eigenen Vorteil zu suchen scheint, welche Motive habe ich überhaupt zu kooperieren?

OneNote ist im Lieferumfang jedes Office 2010 Paketes enthalten und eignet sich hervorragend dazu, „Wissensschnipsel“ im Team zu sammeln. OneNote kann nämlich mehrere Benutzer im gleichen Notizbuch verwalten! Legen Sie es in einem gemeinsamen Ordner ab und es kann losgehen.

Einer der Nachteile von Outlook und anderen E-Mail-Programm ist die Listenform, in der die Mails dargestellt werden. Das passt schlecht zu der Art, wie unser Gehirn Informationen interpretiert. Was könnte denn besser sein?

Was motiviert Teams /1/? Wolf hat mich in seinem letzten Artikel daran erinnert, dass Menschen in Geschichten denken. Dieser Punkt ist aus zwei Gründen für die Motivation von Teams wichtig . Es macht Spaß, im Team zu arbeiten, wenn man die ganze Geschichte zur aktuellen Aufgabe kennt und wenn dies eine schöne Geschichte ist.

Fast wie ein Ritual betont ein Projektmanager mit einem ernsten Ton und fett gedruckt in der Kick-Off-Präsentation die magischen Wörter „Management Commitment“. Er meint natürlich damit, dass der Projekterfolg vom „Dahinterstehen“ des Top Managements abhängig ist. Alle im Raum einschließlich der Mitglieder des Lenkungsausschusses nicken brav. Und im Kopf des Zynikers dreht sich der Gedanke, „Viel Glück. Das hatten wir letztes Mal auch gesagt, und trotzdem haben wir kaum etwas vom Chef gehört, bis auf das Anbrüllen, nachdem der Kunde den Vertrag gekündigt hatte“.

Für alle, die auf Ihrem Tisch auch noch Papier rumliegen haben, und das gerne teamfähig verräumt hätten. Hier zeige ich, wie man aus einem vorhandenen Terminordner – mit Register 1 – 31 – eine gute und übersichtliche Aufbewahrung für allerhand Papierzeug zaubern kann – Damit die Vertretung in der Urlaubszeit auch alles findet.

Ein Ministerium findet die Unterlagen nicht mehr, mit denen ein Aktiengeschäft über mehrere Milliarden Euro eingefädelt wurde. Dies nur ein aktuelles Beispiel für unsere E-Mail-Probleme. Es stand in der Stuttgarter Zeitung vom 29. März 2012: Ein Untersuchungsausschuss des baden-württembergischen Landtags konnte seiner Aufklärungsaufgabe nur mühsam nachkommen, weil das zuständige Ministerium keine vollständigen Unterlagen liefern konnte. Zum Hintergrund: Die letzte CDU-geführte Landesregierung unter Stefan Mappus hatte ein Aktienpaket des Energieversorgers EnBW zurückgekauft. Dafür hatte sie dem französischen Staat 4,5 Milliarden Euro gezahlt. Nach der Neuwahl setzte die neue Landtagsmehrheit einen Untersuchungsausschuss ein, um die genauen Umstände dieses (politisch umstrittenen) Kaufs zu klären. Der Ausschuss stieß bei seinem Auftrag auf große Schwierigkeiten.

Es gibt bestimmte Arbeiten, die immer gleich ablaufen. Zum Beispiel habe ich es oft mit vielen Textdokumenten zu tun, die ich von verschiedenen Kollegen bekomme. Meine Kunden möchten aber eine einzige PDF-Datei, in der sie sich schnell zu Recht finden. Dazu muss ich jede Word-Datei öffnen und als PDF-Datei abspeichern. Hinterher muss ich alle PDF-Dateien in der richtigen Reihenfolge aneinander hängen. Das lässt sich automatisieren. So gewinne ich Zeit für andere Dinge und meine Kollegen haben etwas mehr Zeit, um mir Informationen zu liefern. In diesem Artikel erkläre ich, mit welchen Tools ich aus vielen Word-Dokumenten eine PDF-Datei mache. In unserer Firma koordiniere ich die Kundenverträge, d. h. zu Beginn erstelle ich viele Word-Dokumente und verteile sie an Kollegen. Diese tragen die Details ein und schicken mir die Dateien zurück. Wenn man einen Vertrag mit 60 Dokumenten hat und jeden Tag Änderungen kommen, fängt man an zu überlegen, ob sich das Erstellen von P...

Wenn Teams an eine große Aufgabe herangehen, denken sie zunächst daran, was sie alles tun müssen. Hier müssen wir umdenken: Was wollen wir erreichen (und was ist der minimale Aufwand dafür). In diesem Artikel stellen wir eine Methode dafür vor. Wollen Sie mit Ihrem Team in Ihren Projekten ein Entrepreneur sein? „ Was? Ein Entrepreneur? Wie kann ich das denn? Ich bin nur Teamleiter. “ Aber, doch. Unternehmertum ist nicht schwierig. Es gibt sogar ein Erfolgsrezept für die Projekte Ihres Teams, das auch gut für Ihre Karriere ist: Die Ergebnis- oder Produkt-basierte Planung. Zunächst ein paar Wörter über Unternehmertum. Das Wort ist üblicherweise mit etwas Großartigem verbunden: Facebook, Steve Jobs, Milliardär werden. Schalten Sie die Medien aus und schauen Sie sich um. Das neue, leckere Tapaslokal an der Ecke, die neue Boutique für italienische Mode oder der kleine, regionale Telekom-Anbieter. Da steckt ein Unternehmer dahinter. Das sind Start-Ups. Manche werden klein bleiben, aber...

Menschen, die in ihren Organisationen etwas bewegen wollen, müssen sich oft mit Widerstand gegen Veränderungen auseinandersetzen. Ihnen würden Begriffe nützen, die diese Entwicklungshindernisse beschreiben und erklären. Stiftet der Begriff „passiv-aggressive Organisation“ diesen Nutzen?

Für alle, die aus einer E-Mail eine Aufgabe generieren möchten - im eigenen Postfach oder im Vertretungsfall Peter Meier vertritt seine Kollegin Claudia und checkt ihr Postfach. Da, diese Mail hat wirklich Zündstoff, da muss Peter sich drum kümmern. Natürlich kann er sich die Mail weiterleiten - aber viel einfacher ist, er bringt sie direkt in seine Aufgaben. Das geht so: Klicken Sie einfach die Mail an und ziehen Sie diese mit gehaltener Maustaste in das Aufgabenfeld in der Navigationsleiste links. Es wird eine Aufgabe erstellt, die den Betreff der E-Mail übernommen hat. Der Text der E-Mail steht im Notizenfeld. Achtung: Anlagen werden nicht übernommen und das Weiterversenden dieser Mail geht nicht mehr ohne Umkopieren aus den Aufgaben heraus. Die Mail selbst bleibt wo sie ist. Wenn Sie mehr Wahlmöglichkeiten haben möchten, gehen Sie so vor: Ziehen mit rechter Maustaste Drag+Drop mit rechts ist recht unbekannt, aber oft hilfreich; so auch hier: Wenn...

Beim Suchen nach Dateien auf der Festplatte findet das “Googeln“ immer mehr Anhänger. Kann uns diese Neuerung in Zukunft das „Taggen“ der Dokumente (d.h. Abspeichern in Ordner, das Erfinden von Namen usw.) ersparen? Am Schluss des Artikels laden wir zu einer Themenwerkstatt ein.

Scrum ist in aller Munde. In die Welt der IT-Projekte ist Scrum synonym für agiles Projektmanagement /1/. Seine Agilität befreit Teams von den Altlasten des traditionellen Projektmanagements. Als PRINCE2-Verfechter wenden wir schon seit Jahren Aspekte von Scrum in Projekten an. Deshalb war es höchste Zeit ein richtiges Scrum-Seminar (zweitägig) zu besuchen. Mal schauen, was die Experten zu sagen haben. Zunächst eine Überraschung: Scrum ist keine Methode zum Managen von Projekten. Die Autoren (K. Schwaber und J. Sutherland) bezeichnen Scrum als Methode zum Entwickeln von Produkten /1/. Sie konzentriert sich auf die Teams und die Produkte, die es entwickelt - egal in welchem Kontext (Changes, Pflege, Projekte). Deshalb gibt es für Scrum Teams auch nur ein „Product Backlog“, das die Anforderungen für alle Produkte enthält, die es betreut. Mit dieser Information habe ich Scrum sofort besser verstanden. Vorher fehlten mir die Elemente eines guten Projektmanagements - vor allem die w...

Es gibt Teams, die müssen mehr Leistung bringen. Die guten alten Zeiten sind vorbei, Stellen werden nicht wieder besetzt und die Konkurrenz bietet die gleiche Leistung zum halben Preis. Viele Teams haben mit dem sog. Scrum-Modell erstaunliche Fortschritte gemacht. Damit ändert ein Team die Art, wie es in Projekten zusammen arbeitet. Aber reicht es, wenn sich alle an die Scrum-Regeln halten? Hier stelle ich die Ergebnisse einer Studie vor, bei der Fehler von Scrum-Einführungen beobachtet wurden. Kann man messen, wie gut Teams zusammen arbeiten? Vielleicht kennen Sie das Modell von Dickinson und McIntyre /1/. Für sie sind folgende Begriffe wichtig: Teamorientierung Teamführung Kommunikation Überprüfung Rückmeldung Vertretung Koordination Die Leistung des Teams steigt demnach an, wenn man besser kommuniziert und versteht, was die anderen tun. Das Team wird besser, wenn man Feedback bekommt und für andere einspringen kann. Durch verschiedene Werkzeuge und Rituale unterstützt Sc...